當(dāng)前公安檔案工作的問題及對(duì)策

王嘉雯

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，公安檔案信息資源是公安部門工作人員在日常工作中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，具有十分重要和珍貴的信息價(jià)值。公安工作服務(wù)于人類和社會(huì)，在信息技術(shù)日新月異的新形勢(shì)下，檔案類型日漸多樣和豐富，對(duì)公安檔案的規(guī)范化建設(shè)提出了更高的要求，鑒于此，本文重在探究新形勢(shì)下公安檔案信息資源的開發(fā)與利用的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：公安檔案；檔案編研；檔案鑒定；信息化

公安檔案是對(duì)公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的原始記錄！，對(duì)指引公安工作的順利開展有著重要意義。隨著我國(guó)社會(huì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，治安形勢(shì)日趨復(fù)雜，公安機(jī)關(guān)作為維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定以及服務(wù)群眾的重要行政部門和司法機(jī)關(guān)，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在工作量激增的情況之下，深入推進(jìn)公安檔案工作，正視其短板并予以改進(jìn)也就成了題中應(yīng)有之意。

1 公安檔案管理的意義

一方面提供公安機(jī)關(guān)的工作指導(dǎo)。檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。公安檔案是公安工作的記錄載體，它記錄了公安工作的過程和全貌，是各種記錄類文件中最權(quán)威、最原始的一種方式，為公安工作的開展提供憑證。特別是公安機(jī)關(guān)在打擊與防范各種違法犯罪行為的各種歷史文件的記錄所形成的數(shù)據(jù)檔案，對(duì)于公安工作具有非常重要的作用，為將來公安機(jī)關(guān)開展工作打好有力基礎(chǔ)。另一方面促進(jìn)公安機(jī)關(guān)的職能行使。檔案是由社會(huì)實(shí)踐產(chǎn)生的，是機(jī)關(guān)和單位以及個(gè)人在生產(chǎn)生活過程中形成的一種包裹的志愿。在信息高速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，公安機(jī)關(guān)檔案以其特有的價(jià)值越來越被人們所重視，公安機(jī)關(guān)的檔案作用也越來越被認(rèn)識(shí)，特別是在行使公安機(jī)關(guān)的職能過程中使用價(jià)值越來越高。比如：為決策與管理者提供服務(wù)；為懲治犯罪活動(dòng)提供線索；為制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的事業(yè)規(guī)劃提供服務(wù)等作用。通過檔案以上的作用可以看出其在公安機(jī)關(guān)行使職能當(dāng)中具有不可或缺的作用，促進(jìn)公安工作的順利開展。

2 公安檔案信息資源的開發(fā)與利用中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理人才的欠缺，是公安檔案信息資源的開發(fā)和利用中存在的主要問題之一，檔案管理人員兼職的現(xiàn)象多處可見，更不要說檔案開發(fā)和利用的研編人才。尤其是在縣區(qū)公安機(jī)關(guān)當(dāng)中，一人多用的現(xiàn)象尤為常見，如此一來，不僅容易造成人員的職責(zé)不明確，也導(dǎo)致檔案開發(fā)與利用工作頻頻受阻。

2.2 公安檔案的歸檔及時(shí)率難以保證

這其中有主客觀兩方面的原因?？陀^上，公安檔案的形成有未知性、滯后性。這是由于某些刑事案件、治安案件的發(fā)生是公安機(jī)關(guān)無法預(yù)知的，案件辦理過程中，調(diào)查取證的復(fù)雜程度、辦理周期長(zhǎng)短、是否有條件偵破辦結(jié)都難以人為掌控，只有經(jīng)過辦案民警的后續(xù)工作才能得出結(jié)論。因此，相關(guān)材料的整理歸檔工作也勢(shì)必受到連帶影響。主觀上，公安機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)龐雜，各所隊(duì)室職責(zé)分工不同，檔案形成時(shí)間先后不一，加之警務(wù)工作具有臨時(shí)性、突發(fā)性的特點(diǎn)，民警不乏公干出差、培訓(xùn)調(diào)動(dòng)等情況。因此，定期接收、“你交我收”的被動(dòng)等靠方式成為很多公安機(jī)關(guān)檔案部門收集檔案資料的主要方式。這樣既無法保證歸檔及時(shí)率，也無益于檔案的連續(xù)性。

2.3 公安檔案數(shù)字化加工覆蓋面不全

隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用普及，公安檔案的數(shù)字化加工、檔案無紙化著錄已成為當(dāng)前和今后檔案管理中的常態(tài)化工作。而從實(shí)踐做法來看，當(dāng)前與公安檔案全文數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)還有很長(zhǎng)一段距離。原因是，許多公安機(jī)關(guān)檔案部門只重視紙質(zhì)檔案的信息錄入，忽略了對(duì)聲像、實(shí)物、電子檔案等的信息錄入。而對(duì)于紙質(zhì)檔案中的案卷類材料，也往往只對(duì)卷內(nèi)目錄及法律文書進(jìn)行數(shù)字化加工、著錄，對(duì)案卷實(shí)體內(nèi)容信息則不做掃描錄入系統(tǒng)。這就導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)資源庫(kù)內(nèi)容不完整，缺乏系統(tǒng)性。

3 有效推進(jìn)公安檔案工作的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的重視

加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的重視，是解決公安檔案開發(fā)與利用現(xiàn)有問題的根本和前提，思想意識(shí)決定行為決策，公安機(jī)關(guān)部門應(yīng)起到表率作用，加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳和教育活動(dòng)，對(duì)檔案部門的日常工作進(jìn)行隨機(jī)的抽檢，對(duì)檔案管理人員起到督促和鼓勵(lì)的引導(dǎo)作用。只有公安機(jī)關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，才能夠積極組織檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，引導(dǎo)檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心地投入到工作當(dāng)中去。

3.2 創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)

管理技術(shù)的創(chuàng)新能夠促進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的普及與公安工作的深層次發(fā)展，以往的檔案管理模式面臨著種種挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案的歸檔管理需要耗費(fèi)大量時(shí)間與人力，同時(shí)也不便于信息的共享和利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求公安機(jī)關(guān)的檔案管理必須在科技房進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。將各個(gè)地區(qū)公安機(jī)關(guān)的檔案資料通過信息數(shù)字化軟件存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)方式連接計(jì)算機(jī)，可以讓公安機(jī)關(guān)和群眾隨時(shí)隨地的通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢檔案中的信息，這樣可以提高檔案利用的效率，使信息的共享和查詢更加便利。比如：在打擊與防范各種違法犯罪行為中，通過使用共享模式將檔案信息資源傳至指定的網(wǎng)站，基于該環(huán)境下能夠快速進(jìn)行資源共享、信息比對(duì)、案情比析、情報(bào)研判，從而做到主動(dòng)應(yīng)用創(chuàng)新管理技術(shù)，提升管理過程中的信息安全性，同時(shí)使用效率也得到了充分保障。

3.3 改進(jìn)公安檔案收集制度

要按照“一切反映公安工作、隊(duì)伍建設(shè)的資料，都是公安檔案”的理念來收集，打破陳舊觀念，拓寬不同載體檔案資料的收集面和收集渠道，做到“應(yīng)收盡收”。通過制定嚴(yán)格的考核、獎(jiǎng)懲制度，聯(lián)合督查通報(bào)、問責(zé)追究等舉措調(diào)動(dòng)廣大民警的歸檔積極性和檔案管理人員的工作主動(dòng)性。針對(duì)不同類別的檔案資源，還應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待。例如案件類檔案，考慮到辦案時(shí)間跨度難以掌握，檔案人員全程跟進(jìn)案件進(jìn)展也不現(xiàn)實(shí)的實(shí)際情況，可以通過科學(xué)測(cè)算權(quán)重指標(biāo)，對(duì)辦案民警的歸檔案卷進(jìn)行量化考核，激勵(lì)辦案民警及時(shí)移交在手案卷。再比如電子文書類檔案，可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，流轉(zhuǎn)完成后及時(shí)在線歸檔，檔案管理員定期復(fù)查疏漏。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在基層單位中占據(jù)著十分重要的地位，對(duì)企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步都具有深遠(yuǎn)的作用和意義，在新形勢(shì)下，公安機(jī)關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理建設(shè)的投入，切實(shí)落實(shí)公安檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。

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