房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)及其管理研究

夏立紅

摘 要：改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，人們的工資水平也在大幅度提升，于是對(duì)住房要求也在不斷的變高。在此前提下，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)大好。但隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，人們的個(gè)人信息很容易遭到泄露，信息安全得不到保障。所以，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，是大勢(shì)所趨。本文就目前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題以及如何管理展開討論，旨在建立高效的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化建設(shè)；管理研究；問題

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)歸屬權(quán)的重要憑證，所以房產(chǎn)檔案的信息安全十分重要。近年來。我國房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，這對(duì)其檔案的數(shù)字化建設(shè)提出了更高的要求。但就目前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來說，還存在一些不盡如人意的地方，這就需要我們?nèi)ネ晟七@些不足之處。

1 房產(chǎn)檔案數(shù)字化概述

房產(chǎn)檔案管理隨著房地產(chǎn)應(yīng)運(yùn)而生的，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并未普及的情況下，房產(chǎn)檔案管理的整理工作都要工作人員手動(dòng)完成。整理工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和占用很多人員。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的工作，工作人員會(huì)整理出紙質(zhì)版的資料，這上面記錄著房產(chǎn)所有者的信息。這種工作方法有一定弊端，其一是人長(zhǎng)時(shí)間的工作極其容易產(chǎn)生疲倦感，因此在整理房產(chǎn)檔案過程中不經(jīng)意間會(huì)出現(xiàn)工作錯(cuò)誤，讓人不易察覺。其二是完成了房產(chǎn)檔案整理工作以后，之后在信息的檢索過程中，特別不方便，這需要工作人員去手動(dòng)翻閱，拉低了工作效率。之后隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國在房產(chǎn)檔案領(lǐng)域也開始采用了電子信息化模式，現(xiàn)今已經(jīng)完全取代了紙質(zhì)版的檔案。它在對(duì)用戶信息方面，具有方便、快捷、高效的特點(diǎn)，深受房產(chǎn)從業(yè)者的喜愛。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)存的不足之處

房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的不足之處主要是：工作人員專業(yè)度不夠；房產(chǎn)檔案缺乏抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

2.1 工作人員專業(yè)度不夠

二十一世紀(jì)是信息化的時(shí)代，每個(gè)人都更加注重個(gè)人的信息安全。房產(chǎn)檔案里面記錄了房產(chǎn)所有者的重要個(gè)人信息，一旦被泄露，會(huì)造成很嚴(yán)重的后果。要保證房產(chǎn)信息安全，則需要專業(yè)能力強(qiáng)、品質(zhì)好的工作人員。我國目前很多高校已經(jīng)開展了檔案學(xué)這個(gè)專業(yè)，旨在培養(yǎng)高素質(zhì)的人才。但由于工資低廉種種原因，檔案學(xué)專業(yè)人才流失率十分嚴(yán)重，學(xué)本專業(yè)而不做本專業(yè)的現(xiàn)象很普遍。于是，我國的檔案學(xué)工作就由很多非檔案學(xué)的人來做，他們大多只經(jīng)過簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，之后便上崗。在急需用人的情況下，他們很可能是從別的部門抽調(diào)過來參與數(shù)據(jù)整理的，后期一旦出現(xiàn)問題，根本找不到問題是出現(xiàn)在誰身上，這樣也就無法展開問責(zé)了。人員的非專業(yè)性，嚴(yán)重的影響了工作進(jìn)度。

2.2 房產(chǎn)檔案缺乏抗風(fēng)險(xiǎn)能力

相比國外來說，我國不太注重房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力。首先，我國房產(chǎn)檔案行業(yè)目前只是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的保護(hù)。工作人認(rèn)為房產(chǎn)檔案記錄只是一種形式，應(yīng)付檢查，數(shù)據(jù)的完整性和安全性不是那么重要，于是大多采用紙質(zhì)文件記錄。工作人員的疏忽意識(shí)，拉低了房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。一旦發(fā)生火災(zāi)或者水災(zāi)等意外事件，那些紙質(zhì)檔案就會(huì)毀于一旦，造成大量數(shù)據(jù)的丟失，因此建立檔案化數(shù)字化系統(tǒng)十分有必要。將房產(chǎn)所有者的信息建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，積極的進(jìn)行備份，這能極大的防止數(shù)據(jù)丟失。再者，建立了房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，還是有一定的風(fēng)險(xiǎn)。比如一些不法分子，利用黑客技術(shù)，傳播木馬病毒，侵犯房地產(chǎn)公司的電腦，盜取用戶個(gè)人信息。之后去從事違法犯罪活動(dòng)，這會(huì)造成不可估量的后果。因此，房產(chǎn)檔案管理的信息安全，要積極預(yù)防，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，不給不法分子可乘之機(jī)，積極有效的維護(hù)用戶信息安全，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

3 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理研究

如何提高房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平，主要從以下方面入手：提升房產(chǎn)檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平；加大房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量同數(shù)字化結(jié)合力度；加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

3.1 提升房產(chǎn)檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平

房產(chǎn)檔案管理工作對(duì)工作人員要求嚴(yán)格，需要工作人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和極高的人格。在招聘人員時(shí)，必須嚴(yán)格的審查篩選，盡量招聘最適合的工作人員。在錄用以后，要定期的對(duì)其開展職業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)，對(duì)單位里的老員工也要開展促進(jìn)其工作能力的專業(yè)技能培訓(xùn)。積極引導(dǎo)員工去自覺學(xué)習(xí)，主動(dòng)吸納新知識(shí)，鼓勵(lì)員工去創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)知識(shí)在檔案管理中也十分重要，要不定期的對(duì)員工的原有知識(shí)進(jìn)行更新，激發(fā)員工的潛能。

3.2 加大房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量同數(shù)字化結(jié)合力度

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是檔案管理的新趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案同數(shù)字化相結(jié)合是管理的核心。首先良好的設(shè)備是提升管理質(zhì)量的保障，相關(guān)部門要及時(shí)的購買、更新相關(guān)設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建設(shè)良好的信息管理系統(tǒng)，保證信息的安全。信息共享對(duì)檔案管理也是很有必要的，這能夠?qū)崿F(xiàn)信息共同，提升管理效果。其次，引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)，對(duì)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)是必不可少的。設(shè)備具有折舊性，所以在使用的過程中，要積極的維護(hù)，不可過度使用。對(duì)于技術(shù)，要定期的更新，保證先進(jìn)性。

3.3 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，任重而道遠(yuǎn)。第一，要建立完善的安全管理制度，這個(gè)制度必須涉及每一個(gè)環(huán)節(jié)。比如在檔案出庫前，就加強(qiáng)管理。同時(shí)，要細(xì)化責(zé)任。每個(gè)人負(fù)責(zé)什么，必須有明確的劃分，嚴(yán)禁責(zé)任不清、推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)。致力專業(yè)化管理，每個(gè)人負(fù)責(zé)區(qū)域以及內(nèi)容，不能隨意更改。私人物品和工作物品分開，工作區(qū)域和休閑區(qū)域不能混淆。第二，更加注重房產(chǎn)檔案的保密性。首先要培養(yǎng)從業(yè)人員的保密意識(shí)和職業(yè)道德操守，禁止房產(chǎn)檔案的泄露。對(duì)于泄露房產(chǎn)所有者的人員，要加重處罰力度，絕不姑息。其次，從業(yè)人員應(yīng)該謹(jǐn)慎的運(yùn)用計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，確定計(jì)算機(jī)沒有潛在威脅再去使用。對(duì)于不安全的磁盤，要及時(shí)的銷毀。最后，要定期的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，防止病毒入侵。也可以聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，提升管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。檔案從業(yè)人員也要有災(zāi)害意識(shí)，對(duì)于重要的信息，及時(shí)的儲(chǔ)存，減少不必要的損失。

4 結(jié)語

對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是保證房產(chǎn)所有者信息安全的重要保證，雖然目前我國在數(shù)字化管理過程中還存在一定的問題，但這個(gè)行業(yè)正在不斷地發(fā)展，不斷的完善這個(gè)領(lǐng)域的不足。提升檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，這是完善不足的必要途徑。同時(shí)，加上合理的規(guī)劃，在不久的將來，房產(chǎn)檔案數(shù)字化必將發(fā)展成一個(gè)很成熟的系統(tǒng)，房產(chǎn)所有者的信息安全得到極大的保障。

參考文獻(xiàn)

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