探究機關單位檔案管理信息化

劉璐璐

摘 要：隨著我國經濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術不斷發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經成為一種必然趨勢，機關單位檔案管理信息化建設是一項長期的工作，涉及很多內容，必須將各種軟硬件設施配置齊全，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，所以機關單位應結合實際情況，加快檔案管理信息化建設，方便資料的查詢，將檔案材料的作用發(fā)揮出來，提高檔案的利用率。本文對機關單位檔案信息化建設的意義進行分析，并提出可行的優(yōu)化策略。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；信息化建設；探討

1 檔案信息化建設的意義

我國的檔案信息化建設中，機關單位檔案管理信息化十分重要，在提升機關事業(yè)單位管理上發(fā)揮重要的作用，可以將各種資料與數(shù)據(jù)收集起來，逐漸建立完善的咨詢體系，使得機關單位日常管理更加規(guī)范化。機關單位檔案加快信息化建設后，可以提升對收錄檔案信息的利用率，方便檔案的建立與資料的查找，有效的節(jié)約查找的時間。機關單位檔案管理信息化水平不斷提高，有效保存大量的信息，節(jié)約檔案的裝具。機關單位減少人力、物力和財力的投入，使得檔案管理工作更加高效，實現(xiàn)經濟效益與社會效益的提升。

2 機關單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理工作認識不足

由于很多機關單位領導沒有充分認識檔案管理工作的重要性，沒有意識到檔案管理工作對單位發(fā)展的影響，甚至一些領導撤銷檔案管理機構。單位檔案工作人員不注重檔案管理工作，缺乏工作動力，管理意識和保密意識淡薄，導致檔案管理工作混亂，使得檔案丟失，嚴重影響單位的正常發(fā)展。由于單位檔案管理人員在工作中缺乏文件歸檔保存意識，不注重檔案的保存，導致檔案工作人員收集文件不齊全，使得收集檔案資源無法有效的利用。

2.2 檔案專業(yè)人才匱乏

由于檔案管理工作是一項專業(yè)、復雜的工作，只有專業(yè)的人才才可以勝任，檔案工作人員決定檔案管理的質量和效率。由于機關單位都是定編定崗的，檔案管理人員都身兼數(shù)職，工作十分繁忙，無法做到面面俱到。很少有檔案管理人員是專業(yè)科班出身，在進行檔案管理前，對檔案基本不了解，只能聽前任檔案人員進行介紹。另外由于檔案人員流動太過頻繁，檔案工作交接不及時，檔案業(yè)務知識和業(yè)務不能有效傳承。就算配備專職檔案人員，也因為檔案人員態(tài)度問題，影響檔案工作效率。

2.3 檔案經費投入少，軟硬件設備落后

機關單位檔案管理涉及很多部門，所以健全基礎設施、充足的資金投入十分重要，很多單位沒有現(xiàn)代化管理軟硬件設施，甚至連基本的檔案庫都沒有，有的檔案庫面積小，還堆放其它雜物。檔案基礎設施不全，庫房建設不規(guī)范，對溫濕度不能有效的控制，檔案出現(xiàn)霉變、損壞，嚴重的威脅檔案的安全。

2.4 缺乏規(guī)范有效的檔案管理和利用制度

做任何事情、任何工作都應遵循道德規(guī)范或規(guī)章制度，但是一些機關單位檔案管理不健全，缺乏相應的制約機制，還有的單位規(guī)章制度比較全面，但是缺乏執(zhí)行力，沒有將各項規(guī)章制度有效的落實。

2.5 基礎環(huán)節(jié)工作薄弱

檔案管理工作分為檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計，各環(huán)節(jié)都影響檔案管理能否順利進行，對檔案管理基礎工作不到位，檔案價值鑒定不到位，使得很多沒有保存價值的材料進入檔案室，加大庫房壓力，加大工作人員的工作量，到了保管期限銷毀材料，使得保管矛盾越來越突出，檔案管理基礎環(huán)節(jié)工作薄弱影響檔案管理工作。

3 檔案管理中檔案信息化建設的措施

3.1 創(chuàng)新觀念，促進檔案管理的信息化發(fā)展

在檔案管理信息化建設中，會存在各式各樣的問題，想要更好的解決這些問題，需要不斷創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)具備自動備份的功能，現(xiàn)階段檔案管理部門沒有建立自動備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性得不到保障。對此應對政府部門提出要求，不斷對其職能進行創(chuàng)新。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力

在檔案管理過程中，工作人員處于主導地位，管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量有重要的影響。工作人員應改變過去的管理理念，積極掌握新型的管理技術，在管理過程中應因地制宜創(chuàng)新檔案管理的方式。應加強對檔案管理人員的培訓，借鑒先進的檔案管理經驗，認真總結工作的存在的問題，有效提高檔案管理的水平，使得檔案管理工作更加科學化。

3.3 搭建網絡信息數(shù)字平臺

檔案管理過程中，應建立全面的數(shù)字化平臺，為檔案信息化建設創(chuàng)造更好的網絡氛圍。在平臺信息化建設過程中，應建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，更好的進行收集、歸檔、整理。在對檔案進行信息系統(tǒng)建設過程中，建立檔案信息查詢的相關鏈接，有效的保證檔案信息管理與其他信息更好的區(qū)分，并進行無縫連接。

3.4 深化檔案意識，提高重視程度

應改變傳統(tǒng)的思維方式，適應社會的發(fā)展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進管理制度，促進檔案工作可持續(xù)發(fā)展。檔案室應向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，應在檔案管理中創(chuàng)新。檔案管理為社會各界提供綜合性、戰(zhàn)略性的高質量的檔案信息服務，對檔案信息資源進行深層次的加工，為人民群眾提供高質量的檔案信息服務。檔案人員應積極做好檔案工作的宣傳，提供有關檔案工作資料參與決策需要，爭取更多的支持。

3.5 安全保障體系建設

隨著檔案信息化的不斷推進，檔案信息安全問題十分突出，所以檔案信息安全保障體系建設十分重要。應加強硬件設備的配置，將檔案信息化管理納入單位信息化管理體系中，從而改善設備的條件。安全保障包括檔案信息存儲安全和檔案信息利用安全，在信息存儲安全方面應增強檔案信息安全和網絡安全意識，加強計算機網絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，裝備防毒軟件，對于各數(shù)據(jù)庫進行備份，保證檔案信息安全。

4 結語

隨著網絡與信息技術的快速發(fā)展，信息化管理已經成為當今主流，檔案信息化建設有利于提高檔案服務效能、拓寬檔案服務領域、創(chuàng)新檔案工作模式，檔案信息化管理具體工作中需要工作人員的主動性，檔案管理人員應有良好的職業(yè)道德，提高檔案工作信息化管理的質量，促進機關單位的經濟、政治、文化的建設。

參考文獻

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