開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理探討

文曉亮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展及城市化建設(shè)的進步，現(xiàn)階段開發(fā)區(qū)建設(shè)項目越來越多，吸引著大規(guī)模的招商項目，在管理過程中檔案的數(shù)量顯著增長。開發(fā)區(qū)招商項目的檔案主要包括開發(fā)區(qū)投資者投資行為及經(jīng)濟資源建設(shè)等內(nèi)容，占據(jù)著開發(fā)區(qū)招商引資檔案的主體地位。如今，開發(fā)區(qū)管委會如何針對這類招商項目的檔案進行管理成為了較為突出及受到重視的問題，規(guī)范化的檔案管理不僅能提高檔案的管理利用效率，還能整合檔案信息，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了分析開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的措施，筆者針對開發(fā)區(qū)管委會檔案的主要內(nèi)容進行了分析。

關(guān)鍵詞：開發(fā)區(qū)；管委會檔案；規(guī)范化管理

在開發(fā)區(qū)管委會實施規(guī)范化的檔案管理手段主要是指在檔案管理過程中加大檔案管理力度，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題實施多元化、科學(xué)及針對性的管理途徑及措施，提高檔案管理的有效性及實效性，為開發(fā)區(qū)居民提供更加便利的服務(wù)，促進民生建設(shè)，保證開發(fā)區(qū)建設(shè)項目的順利進行及發(fā)展。

1 開發(fā)區(qū)管委會檔案的主要內(nèi)容

第一是政府機構(gòu)服務(wù)產(chǎn)生的檔案：開發(fā)區(qū)的建設(shè)主要是由建區(qū)到建城的過程，在開發(fā)區(qū)建設(shè)的初始階段所有的政府服務(wù)部門均屬于開發(fā)區(qū)的管委會內(nèi)部部門進行管理及承擔(dān)，開發(fā)區(qū)的管委會屬于政府的派出機構(gòu)，具有對開發(fā)區(qū)的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、服務(wù)及監(jiān)督等責(zé)任及職能，從開發(fā)區(qū)建設(shè)項目的規(guī)劃至建設(shè)項目投資的審核、從對開發(fā)區(qū)內(nèi)企業(yè)員工的福利保護到開發(fā)區(qū)的政治安全等均存在一定的責(zé)任[1]。在開發(fā)區(qū)資源配置的控制及使用中能充分利用政府的權(quán)威性進行管理，保護好開發(fā)區(qū)的生態(tài)環(huán)境及基礎(chǔ)生活設(shè)施，將開發(fā)區(qū)項目建設(shè)過程中發(fā)生的沖突事件協(xié)調(diào)解決好，管理好這部分的檔案。市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中及土地開發(fā)形成的檔案：首先創(chuàng)造良好的投資環(huán)境屬于政府行為，一般由開發(fā)區(qū)管理機構(gòu)的開發(fā)公司管理，并將這些檔案納入管委會的整體檔案中去。最后是開發(fā)區(qū)管理生成的檔案：開發(fā)區(qū)相對于其它行政區(qū)域來說具有一定的特殊性，在開發(fā)區(qū)管理過程中實施的是靈活多樣及高效的管理模式，開發(fā)區(qū)內(nèi)納入了大量的外資企業(yè)，這些外資企業(yè)要求較高的生態(tài)環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)置、人力資源服務(wù)等方面的質(zhì)量，開發(fā)區(qū)政府作為管理主體也應(yīng)提升自身的管理水平，在開發(fā)區(qū)政府管理過程中管委會作為政府的派出結(jié)構(gòu)，與一般行政機構(gòu)組建模式存在較大差異，主要是結(jié)合政府實際情況及開發(fā)區(qū)的管理需求創(chuàng)設(shè)

的[2]，精簡了管理過程中繁瑣的管理流程，提高了開發(fā)區(qū)管委會檔案管理的有效性。

2 開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 針對開發(fā)區(qū)各類檔案進行歸類的規(guī)范管理，提高管理的有效性

開發(fā)區(qū)管委會在對開發(fā)區(qū)各類檔案進行管理的過程中應(yīng)建立檔案管理體系，針對檔案管理過程中的實際情況開展科學(xué)及針對性的管理方式，建立檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)及大綱，將建立起來的管理大綱作為檔案管理的主要結(jié)構(gòu)及框架，結(jié)合實際檔案管理結(jié)構(gòu)及內(nèi)容采用科學(xué)合理的方式整理及分類檔案，針對開發(fā)區(qū)的檔案進行全面收集后結(jié)合不同類型檔案的特點進行分類管理，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，使得檔案管理能夠達到省級標(biāo)準(zhǔn)及要求，促進開發(fā)區(qū)管委會檔案管理水平的提高[3]。

2.2 開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的設(shè)計方式

開發(fā)區(qū)檔案管理設(shè)計過程中應(yīng)明確檔案是由各個文件組成的，檔案管理具有連續(xù)性及整體性的特點，開發(fā)區(qū)管委會管理人員在設(shè)計管理方案的過程中應(yīng)結(jié)合管理特點選擇相適應(yīng)及科學(xué)的管理手段，提高檔案管理的科學(xué)性及有效性。每個檔案文件從生成階段、上交上級部門批復(fù)自己斷、立卷階段、成為歷史憑證階段等階段后成為一套完整的檔案，一般分為以文件為主體、管理機構(gòu)發(fā)揮自身職能的主體文件管理，另一種是多個部門及機構(gòu)一起合作參與與管理共同完成社會活動的客體文件管理。

2.3 多元化、規(guī)范化管理方式在開發(fā)區(qū)管委會實踐管理中的應(yīng)用

開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理主要包括雙軌歸檔管理、多媒體整合管理、動態(tài)追蹤管理、統(tǒng)計整合管理、編篡整合管理、歷史追溯管理等方面等規(guī)范化形式，其中雙軌歸檔管理主要是指管理過程中通過實施紙質(zhì)文件結(jié)合電子文件兩種渠道的管理，在設(shè)計或施工交接文件的過程中除了施工文件及圖紙外還應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的電子文檔，并進行實時的跟蹤觀察，針對項目施工的具體情況進行資料信息的收集，建立電子與紙質(zhì)相結(jié)合的的檔案，構(gòu)建雙軌歸檔的檔案管理系統(tǒng)。第二是多媒體整合管理，主要是指一個檔案在管理過程中除了紙質(zhì)文件意外的其它形式文件類型，將某項項目活動作為中心，在管理過程中搜集與其相關(guān)但形式不同的文件加以保存及整理，使得文件之間能夠相互補充及完善，提高檔案管理的完整性及統(tǒng)一性[4]。第三是動態(tài)追蹤管理：主要是指檔案管理過程中建設(shè)相關(guān)的檔案監(jiān)督管理制度，在檔案管理過程中將工程項目建設(shè)、招商引資、實時監(jiān)督工程建設(shè)情況、投資企業(yè)運營情況、檔案建立等動態(tài)變化納入檔案管理中，根據(jù)項目的實施進程實時的更新及補充檔案，方便后續(xù)檔案的管理。第四是統(tǒng)計整合管理，主要是指針對開發(fā)區(qū)全部招商引資文件進行搜集，針對性的進行數(shù)據(jù)分析后，在項目中總結(jié)規(guī)律，計算及預(yù)估招商引資后開發(fā)區(qū)經(jīng)濟效益的發(fā)展程度，量化招商引資結(jié)構(gòu)，促進管理有效性的提高。第五是編篡整合管理，編篡整合管理是一種三次信息的整合管理方式，將其它整合方式作為基礎(chǔ)，將具體招商項目作為分析對象，對資料進行編寫后展開針對性分析及預(yù)估，得出相應(yīng)的評價機制[5]，深入挖掘檔案信息后充分發(fā)揮檔案的意義。最后是歷史追溯管理，主要是對往年的檔案進行定期清理，在清理檔案過程中找到以往檔案中有價值的信息，搜集資料對現(xiàn)有的內(nèi)容進行補充說明，注重文件形式與載體，將其整理成一個歷史進行保存。

3 結(jié)語

在開發(fā)區(qū)管委會檔案管理過程中，管理人員應(yīng)結(jié)合開發(fā)區(qū)招商引資項目建設(shè)實際情況采用多元化、科學(xué)高效的規(guī)范化管理模式，促進開發(fā)區(qū)管委會檔案管理水平的提高，促進開發(fā)區(qū)檔案管理有效性的提升，實現(xiàn)規(guī)范化管理的管理目標(biāo)。

參考文獻

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