新形勢(shì)下的機(jī)關(guān)檔案管理探索

陳鵬宇

摘 要：近幾年，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理越來(lái)越嚴(yán)格，尤其檔案管理工作。在機(jī)關(guān)的實(shí)踐工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生檔案，機(jī)關(guān)檔案來(lái)源是國(guó)家的重要機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體在行使國(guó)家的職責(zé)過(guò)程中所產(chǎn)生的大量文件資料并保存下來(lái)。還有就是一些名人，偉人以及一些家庭，家族在實(shí)踐過(guò)程中所產(chǎn)生的相關(guān)文字資料，用來(lái)作為歷史記錄，并保存下來(lái)。本文對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)單位的大難管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；檔案管理；措施

機(jī)關(guān)檔案資料記錄了機(jī)關(guān)工作發(fā)生發(fā)展的歷史過(guò)程以及取得的重要成就，是開(kāi)展機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作必不可少的重要資料。機(jī)關(guān)檔案資料管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，包括制定機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施，檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督機(jī)關(guān)系統(tǒng)的檔案資料工作，收集、保管、編研機(jī)關(guān)檔案資料并提供利用，向國(guó)家綜合性檔案館移交檔案等。鑒于機(jī)關(guān)檔案資料的重要性，如何更好地加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案的管理與利用，逐漸被提上日程。

1 檔案管理工作所存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

在長(zhǎng)期的發(fā)展中，機(jī)關(guān)檔案工作在管理上仍然存在著管理不規(guī)范，制度落實(shí)不到位，工作缺乏連續(xù)性的現(xiàn)象。這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因存在多個(gè)方面，但最主要的就是機(jī)關(guān)管理對(duì)于檔案管理的重視力度不夠。有些檔案管理工作人員對(duì)于檔案的保存存在一定的誤區(qū)，他們認(rèn)為檔案管理只是單位其他工作的一部分，并沒(méi)有那么重要。所以，就只是對(duì)檔案工作進(jìn)行相應(yīng)的收集和保存。很多工作人員也認(rèn)為檔案資料只需要他們記錄一下姓名、日期，歸檔就好。認(rèn)為工作沒(méi)有任何權(quán)力，枯燥乏味。所以，很多人一提到檔案工作就覺(jué)得麻煩，沒(méi)有意思。放在檔案室中的資料不丟失，不缺頁(yè)少碼就好。

1.2 對(duì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

新時(shí)期機(jī)關(guān)的檔案管理，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求更加專業(yè)，機(jī)關(guān)的檔案管理人員不僅要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，還需要具備一定的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，不僅能熟練地操作使用電腦，還要有一定的寫(xiě)作、組織、協(xié)調(diào)能力，掌握大數(shù)據(jù)查閱及整理能力等等。

1.3 大部分檔案歸集整理工作不能一次到位

以社保機(jī)關(guān)和地稅機(jī)關(guān)的檔案歸集及整理為例，雖然機(jī)關(guān)每年都會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行定期整理，但是效果仍然不明顯，很多時(shí)候存在事倍功半的結(jié)果。有的時(shí)候因?yàn)轫?yè)碼少寫(xiě)數(shù)字，就要重新填寫(xiě)，有的時(shí)候因?yàn)槲募樞虿粚?duì)還要重新整理。這種反反復(fù)復(fù)的情況就會(huì)造成工作的拖沓和人員的不耐煩情緒。象社保機(jī)關(guān)有時(shí)檔案需要一年整理一次，存在很多開(kāi)戶的企業(yè)文件資料，都要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這樣就會(huì)將工作積攢的越來(lái)越多，使得在工作過(guò)程中非常匆忙，檔案管理工作就不扎實(shí)。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作的思考建議

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

過(guò)去，機(jī)關(guān)工作人員連檔案這個(gè)詞都很生疏。只知道將重要的資料裝在資料袋里或文件盒里，放在卷柜里的一角，就算保管起來(lái)了，等到來(lái)年看它不中用了，又占地方，什么總結(jié)呀、計(jì)劃呀、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表啊，這些珍貴的歷史資料就被輕易地扔掉了?，F(xiàn)在不同了，國(guó)家在重視，《中華人民共和國(guó)檔案法》的實(shí)施，給檔案事業(yè)注入了生機(jī)和活力；各地方人民政府在重視，貫徹執(zhí)行《檔案法》成為領(lǐng)導(dǎo)干部的重要工作之一。這樣就使得廣大機(jī)關(guān)工作人員普遍認(rèn)識(shí)到檔案工作不是可有可無(wú)的，工作再忙、事務(wù)再繁重，也不能忽視檔案管理

工作。

2.2 收集整治的檔案資料必須完整及時(shí)

其中檔案包括市政協(xié)各類會(huì)議以及各專門(mén)委員會(huì)、機(jī)關(guān)各處室在日常工作中形成的正式文件、各類材料等。音像資料的收集范圍為：市機(jī)關(guān)組織召開(kāi)的各種會(huì)議（包括市政協(xié)全會(huì)、常委會(huì)、主席會(huì)、專委會(huì)等）的聲音、影像資料，機(jī)關(guān)組織的視察、專題調(diào)研、協(xié)商等活動(dòng)的聲音、影像資料，記錄政協(xié)及機(jī)關(guān)發(fā)展和宣傳的新聞報(bào)道、專題片等聲音、影像資料，以及其他具有保存價(jià)值的聲音、影像資料。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片整理歸檔。照片、音頻和視頻移交歸檔時(shí)，應(yīng)提供照片、音頻和視頻的說(shuō)明。說(shuō)明包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝錄者六要素，文字說(shuō)明要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確，確切地反映其內(nèi)容，以word文檔的格式與聲音、影像資料存放在一個(gè)文件夾內(nèi)移交宣傳信息處。同時(shí)，為防止因設(shè)備故障造成資料丟失，保證長(zhǎng)期、完好地保存這些珍貴的聲音、影像資料，聲音、影像資料歸檔的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期做好資料的備份工作。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

檔案管理部門(mén)要將責(zé)任心強(qiáng)的干部培養(yǎng)成檔案管理工作中的骨干力量。為了提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，就要加強(qiáng)其檔案的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，業(yè)務(wù)能力以及政治能力，從而為其更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還要定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、流程，讓他們牢固地掌握好檔案管理的基本技能，提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。

2.4 做好檔案利用工作

通過(guò)檔案工作的不斷深入，加深了對(duì)有效利用檔案資源的認(rèn)識(shí)。檔案是歷史記錄的真實(shí)素材，做好檔案利用是發(fā)揮檔案作用的目的。檔案利用不僅僅是提供查閱的資料，更重要的是把歷史的真實(shí)面貌展現(xiàn)在人們面前，起到借鑒、提高、運(yùn)用的作用。多年來(lái)，我們始終將檔案利用放在首要位置，始終把縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重要資料進(jìn)行妥善保管，當(dāng)上級(jí)有關(guān)機(jī)關(guān)或單位需要?dú)v史資料時(shí)，都能準(zhǔn)確無(wú)誤地提供。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的、綜合性的工作，工作人員必須了解檔案的相關(guān)管理知識(shí)和法律法規(guī)，才能夠重視檔案的保存與發(fā)展。并且，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)上輸入檔案更是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，檔案管理人員也要掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案管理關(guān)系到國(guó)家各部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)系到一些機(jī)密文件，所以檔案管理工作人員也要有一定的責(zé)任感和保密意識(shí)，這樣才能夠加強(qiáng)檔案管理的高效進(jìn)行，從而保證其工作質(zhì)量的不斷提高。

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