數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施方案

唐春雨 李偉

摘 要：我們所要建立的數(shù)字檔案室既不是模仿紙質(zhì)檔案為主體的實(shí)體檔案室，也不是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的封閉的檔案信息庫(kù)，而是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，為單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)、管理和決策提供可靠的信息服務(wù)的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；建設(shè)；檔案

1 數(shù)字檔案室特征

1）室藏資源數(shù)字化。數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案室的核心，是檔案信息資源的數(shù)字反映，所以數(shù)字檔案室實(shí)際上是一個(gè)龐大的數(shù)字信息資源庫(kù)，在這個(gè)資源庫(kù)中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質(zhì)，因此，數(shù)字檔案室除了現(xiàn)已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實(shí)態(tài)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其永久的存儲(chǔ)在服務(wù)器的磁盤、光盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)中。

2）檔案信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。應(yīng)該說信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化既是室藏信息數(shù)字化的基本依據(jù)，又是檔案信息能否方便快捷利用的前提和基礎(chǔ)。尤其是建設(shè)數(shù)字檔案室將要引進(jìn)比較復(fù)雜的元數(shù)據(jù)的概念和很多新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，比如：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移技術(shù)等等。這就要求檔案信息結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化。

3）檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化是信息社會(huì)的重要特征。要實(shí)現(xiàn)信息利用的社會(huì)化，首先必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，這是個(gè)重要的基礎(chǔ)。同樣，由于數(shù)字檔案室是在網(wǎng)上運(yùn)行的，因此，寬帶高速網(wǎng)對(duì)檔案信息的迅速傳遞是必不可少的途徑和條件。目前，支持?jǐn)?shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要有：局域網(wǎng)技術(shù)，Internet技術(shù)和Intranet技術(shù)?？紤]到檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級(jí)的限制和訪問權(quán)限的約束以及系統(tǒng)的安全性，因此，在許多場(chǎng)合使用局域網(wǎng)技術(shù)和Intranet技術(shù)較為穩(wěn)妥。

4）生成空間虛擬化。由于數(shù)字檔案室是一個(gè)群體概念，是由一個(gè)部門的各部門、各基層單位乃至一個(gè)行業(yè)系統(tǒng)的眾多檔案或信息資源單位組成的聯(lián)合體，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)互動(dòng)查詢，達(dá)到使用信息的目的，所以從這個(gè)角度講，正是由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)意義上的檔案館改變了存在的性質(zhì)和方式，延伸了傳遞的途徑和條件，拓寬了使用的環(huán)境和范圍。通過網(wǎng)絡(luò)的連接，傳統(tǒng)檔案室被分成兩類：一類是信息資源檔案室，一類是終端檔案室，前者為數(shù)字檔案室提供信息，后者則為用戶提供服務(wù)，而終端檔案室則可認(rèn)為是一種虛擬的工作環(huán)境。

5）檔案信息利用社會(huì)化。眾所周知，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的利用，在同一時(shí)間內(nèi)只能供一個(gè)用戶使用，其他用戶如果想獲得這種檔案信息，只能等待，因而很難實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化。建立了數(shù)字檔案室以后，這個(gè)問題就可以迎刃而解，用戶可以在任何時(shí)間從網(wǎng)絡(luò)上查詢這些信息，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

6）檔案管理自動(dòng)化。這是數(shù)字檔案室建設(shè)不可忽視的基本內(nèi)容之一。諸如檔案自動(dòng)編目、檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引、各類檔案的借閱管理、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)活動(dòng)等。

2 建設(shè)數(shù)字檔案室的必要性

當(dāng)今世界信息技術(shù)的發(fā)展日新月異。經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化、企業(yè)信息化的浪潮，不僅加快了人類社會(huì)歷史發(fā)展的進(jìn)程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息產(chǎn)業(yè)升級(jí)為發(fā)達(dá)國(guó)家的支柱產(chǎn)業(yè)，信息化成為當(dāng)代國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略制高點(diǎn)。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著全球信息化趨勢(shì)的巨大沖擊：以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐漸形成，電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展。面對(duì)這種挑戰(zhàn)，如果缺乏相對(duì)完善的數(shù)字檔案管理方案及基礎(chǔ)設(shè)施，不僅檔案工作與社會(huì)的發(fā)展脫節(jié)，而且各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程必然會(huì)受到影響和制約。

全球信息化帶給人們的不僅是新的希望和憧憬，更多的是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)的檔案工作如何把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)？如何使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和管理水平相適應(yīng)，并充分發(fā)揮其作用？這就要?jiǎng)?chuàng)新，正如中辦王剛同志在全國(guó)檔案工作會(huì)議上所說：“要解放思想抓創(chuàng)新，要注重觀念創(chuàng)新、工作創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新”。因此，這就要求我們主動(dòng)、積極地變革與形勢(shì)和企業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的檔案管理理念、管理系統(tǒng)、管理模式。

3 建設(shè)數(shù)字檔案室的條件

1）資源保障。數(shù)字檔案室海量存貯和快速傳輸?shù)墓δ?，要求檔案室要有足夠多的可傳輸?shù)臄?shù)字信息?，F(xiàn)行檔案室的室藏檔案多以紙制、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息少而又少，這勢(shì)必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷，這正所謂巧婦難為無米之炊。加快檔案室原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是滿足社會(huì)各界的廣泛利用需求，使數(shù)字檔案室正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力必不可少的一環(huán)。

2）技術(shù)保障。數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了要求。一方面，面對(duì)各種計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)含量的專業(yè)設(shè)施，需要一批具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修，從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。另一方面，隨著專業(yè)技術(shù)水平的提高和信息化進(jìn)程的加快，各種應(yīng)用管理軟件需要不斷升級(jí)、更新，相應(yīng)的軟件開發(fā)人員也是不可缺少的。再有，各級(jí)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也要做出調(diào)整，除熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好數(shù)字化的信息，做好數(shù)字化資源的服務(wù)。

4 數(shù)字檔案室的建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案室的建設(shè)涉及到方方面面的內(nèi)容，主要包括以下幾個(gè)方面：

1）數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)。數(shù)字檔案信息資源是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心內(nèi)容。一方面，要做好多種媒體形式的原始館藏檔案（如紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等）的數(shù)字化處理和電子文件的接收工作，通過對(duì)數(shù)字檔案的整理加工重組，建立多種形式的數(shù)字檔案信息資源庫(kù)；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的搜集、組織和開發(fā)利用。要最終通過各個(gè)數(shù)字檔案館的聯(lián)合共建、協(xié)同開發(fā)，避免重復(fù)，建成一個(gè)超大規(guī)模的高質(zhì)量的分布式數(shù)字檔案信息資源庫(kù)群。

2）硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案館建設(shè)的基本前提條件。數(shù)字檔案室的建設(shè)要以本單位的辦公網(wǎng)絡(luò)為依托，不需再進(jìn)行專有通信網(wǎng)的建設(shè)投資，因而數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，主要是配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、供電設(shè)備、檔案數(shù)字化設(shè)備以及庫(kù)房現(xiàn)代化管理支持設(shè)備等。

3）軟件設(shè)施的建設(shè)。軟件是數(shù)字檔案室持續(xù)發(fā)展和不斷完善的基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，軟件設(shè)施的建設(shè)是其核心。主要包括：數(shù)字檔案室綜合管理應(yīng)用軟件的部署及充分應(yīng)用、單位0A系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、庫(kù)房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)以及安防監(jiān)控系統(tǒng)與數(shù)字檔案室綜合管理系統(tǒng)的集成。此外，從數(shù)據(jù)安全性考慮，還需部署相關(guān)的核心數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)重要數(shù)據(jù)的物理隔離。

4）標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障機(jī)制。必須在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合建設(shè)內(nèi)容，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)，主要包括數(shù)字檔案資源的描述、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和利用等的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并最終形成數(shù)字檔案室建設(shè)所需的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)體系。

5）人才培養(yǎng)。人才是數(shù)字檔案室建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。要通過數(shù)字檔案室建設(shè)的具體實(shí)踐，逐步培養(yǎng)一批在系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)建設(shè)與保護(hù)、相關(guān)技術(shù)的使用與研究以及數(shù)字檔案室運(yùn)營(yíng)與管理等方面具有持續(xù)發(fā)展能力的專業(yè)人才隊(duì)伍。