大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)路徑

摘 要：信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息技術(shù)是一項(xiàng)重要的生產(chǎn)力，能夠降低人工耗能，提升某一行業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效率。具體到檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)能夠幫助單位節(jié)省檔案經(jīng)費(fèi)開支，創(chuàng)新單位檔案管理的方式，推動(dòng)檔案管理朝著智慧化、信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)思維是一種數(shù)據(jù)處理思維，即運(yùn)用一定的信息技術(shù)對(duì)檔案予以數(shù)據(jù)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的集成化管理。本文立足于信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景，闡述大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化的融合，以期能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)效用的最大化，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)又好又快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)思維；紙質(zhì)檔案；電子檔案；路徑

1 基本理論概述

大數(shù)據(jù)思維是一種數(shù)據(jù)收集思維、數(shù)據(jù)處理思維和數(shù)據(jù)分析思維。具體到檔案信息化建設(shè)中，主要是指將單位所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理、無紙化辦公和無紙化服務(wù)。大數(shù)據(jù)思維符合檔案未來發(fā)展方向，是檔案管理人員管好檔案和用好檔案的必然要求[1]。首先，傳統(tǒng)檔案管理傾向于紙質(zhì)化管理，不僅對(duì)單位檔案管理環(huán)境要求度交高，而且容易在檔案交換中失真。同時(shí)，較之電子化檔案，紙質(zhì)檔案的“壽命”較短，容易受到人為因素和自然因素的破壞。其次，辦公自動(dòng)化使得單位產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件可以直接規(guī)整為數(shù)字檔案。如果繼續(xù)采用“雙軌制”的檔案管理模式，即紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并重的模式，不僅會(huì)增加檔案管理人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，也會(huì)增加單位各項(xiàng)人力、物力和財(cái)力開支，不利于單位檔案建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。最后，未來檔案管理會(huì)朝著智能化、信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展。單位只有打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，才能更好的面對(duì)未來檔案事業(yè)的變化。綜上所述，無論是從單位檔案工作角度，還是從時(shí)代發(fā)展角度來看，檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理已成為一種趨勢。檔案管理人員只有抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，才能更好地面對(duì)未來復(fù)雜的檔案管理環(huán)境。

2 大數(shù)據(jù)思維對(duì)檔案管理的影響

2.1 對(duì)檔案收集的影響

在大數(shù)據(jù)管理環(huán)境中，檔案管理人員收集檔案的來源有兩個(gè)：一是各種紙質(zhì)信息資源。檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)信息資源進(jìn)行收集并成檔后，利用掃描儀器對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為格式統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)檔案。而是各種電子信息資源。檔案管理人員對(duì)電子信息資源進(jìn)行收集并成檔后，利用計(jì)算機(jī)將其轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式[2]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員注重實(shí)效性和自動(dòng)化的同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，制定相關(guān)規(guī)章制度，明確電子檔案歸檔流程和歸檔格式。

2.2 對(duì)檔案存儲(chǔ)的影響

在大數(shù)據(jù)管理環(huán)境中，所有的電子檔案都被儲(chǔ)存在硬盤或者云端網(wǎng)盤上。單位無須提供大型檔案管理場所來對(duì)檔案進(jìn)行專門化管理。同時(shí)，單位在開展檔案備份工作時(shí)，也只需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，就能輕松實(shí)現(xiàn)檔案的備份，延長了檔案“壽命”。單位根據(jù)檔案資源數(shù)量的變化，及時(shí)更新相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，就能不斷擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)的容量，進(jìn)而大大減少檔案管理的運(yùn)營成本、人力成本和資金成本，節(jié)省單位檔案經(jīng)費(fèi)。

2.3 對(duì)檔案利用的影響

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存在。這就決定了檔案傳輸速度得到加快，檔案需求主體利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就能實(shí)現(xiàn)檔案查閱和檔案借用，提高了檔案流通率和利用率。大數(shù)據(jù)技術(shù)改變了檔案服務(wù)方式，提升了檔案管理部門的重要性。同時(shí)，檔案需求主體能夠及時(shí)享受到更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，對(duì)檔案管理部門的滿意感和認(rèn)同感提升。

3 大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)路徑

3.1 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化

一方面，單位應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中化數(shù)據(jù)處理，除了必須以紙質(zhì)形式存在的檔案外，對(duì)其他檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，將檔案轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的電子格式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的集中管理，減少單位因管理紙質(zhì)檔案和備份紙質(zhì)檔案所利用的開支。為此，單位應(yīng)當(dāng)購置高速電子掃描儀，集中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入。另一方面，單位應(yīng)當(dāng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化著錄和編目，提高檔案檢索效率，便于相關(guān)主體查找檔案。

3.2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案安全

近幾年來，檔案信息化建設(shè)取得突出成就的背后，也出現(xiàn)了一系列檔案泄密事件。許多檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值明顯，一旦發(fā)生了泄密事件、損毀事件和遺失事件，就會(huì)導(dǎo)致大量的損失。例如，房產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案和人事檔案中的內(nèi)容較為珍貴，一旦被不法分子所竊取或盜用，勢必會(huì)影響相關(guān)權(quán)利人的利益。為此，單位必須利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強(qiáng)信息化環(huán)境下的檔案安全管理。首先，單位可以利用數(shù)據(jù)共識(shí)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密算法和數(shù)據(jù)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)技術(shù)來加強(qiáng)檔案安全。其次，單位可以設(shè)置相關(guān)的數(shù)字簽名，即必須有相關(guān)權(quán)利人數(shù)字簽名，才能對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)和借閱。最后，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行壓縮處理，并上傳到云儲(chǔ)存終端當(dāng)中，做好電子檔案備份工作，增強(qiáng)單位事后防控能力。在檔案遭到破壞時(shí)，單位可以從云儲(chǔ)存端下載相關(guān)檔案資源，確保檔案真實(shí)、可靠。

3.3 以人為本，優(yōu)化人才隊(duì)伍

人才是單位發(fā)展的核心。單位只有擁有一支檔案管理經(jīng)驗(yàn)強(qiáng)、信息技術(shù)運(yùn)用能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍，才能真正用好各項(xiàng)信息技術(shù)，真正推動(dòng)單位檔案事業(yè)的前進(jìn)。首先，單位應(yīng)當(dāng)搭建科學(xué)的培訓(xùn)體系，豐富培訓(xùn)內(nèi)容。單位在設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及自媒體技術(shù)所占的比重，提升管理人員運(yùn)用相關(guān)信息技術(shù)的能力。同時(shí)，單位應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員使用軟硬件設(shè)施的能力，確保人力資源與物力資源相匹配。其次，單位應(yīng)當(dāng)定期選拔相關(guān)工作人員到上級(jí)檔案管理部門、其他單位檔案管理部門和檔案館進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，汲取其他單位的管理經(jīng)驗(yàn)，借鑒并移植其他單位的檔案管理模式，提升檔案管理人員的實(shí)踐工作能力。最后，單位應(yīng)當(dāng)開展以大數(shù)據(jù)為主題的專向培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維、檔案思維和創(chuàng)新思維，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與單位檔案管理機(jī)制的有機(jī)結(jié)合。

3.4 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與其他信息技術(shù)的融合

單位可以打造線上檔案服務(wù)平臺(tái)。單位可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到本單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的互通。由單位在相關(guān)的網(wǎng)站、智能手機(jī)APP以及微信公眾號(hào)上開發(fā)檔案服務(wù)系統(tǒng)，在線上為公眾和其他檔案需求主體提供檔案存儲(chǔ)、檔案檢索和檔案調(diào)用服務(wù)。單位在打造線上檔案服務(wù)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意安全問題和操作流程問題，提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力的同時(shí)，優(yōu)化檔案服務(wù)界面，為檔案需求主體提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，信息技術(shù)應(yīng)用到了社會(huì)生產(chǎn)生活中的各個(gè)領(lǐng)域，信息技術(shù)改變了人們思考問題和解決問題的方式。信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來不僅僅意味著信息資源的增多，更意味著檔案資源的增多。如何在海量的檔案資源中快速尋找出有價(jià)值的檔案，事關(guān)單位檔案經(jīng)費(fèi)開支和檔案服務(wù)效率。檔案管理人員必須用發(fā)展的眼光看問題，從提升單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的視角出發(fā)，用大數(shù)據(jù)思維武裝頭腦，提升管理效率。未來區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，會(huì)使得檔案管理朝著更智能化的方向發(fā)展。在這種背景下，檔案管理人員只有抓住時(shí)代機(jī)遇，夯實(shí)單位檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，才能確保單位不與時(shí)代發(fā)展脫軌。

參考文獻(xiàn)

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[2]卞咸杰.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享平臺(tái)數(shù)據(jù)交互服務(wù)的研究[J].浙江檔案，2018（11）：15-17.

作者簡介

莊瑞弋（1978-），女，上海市靜安人，本科，畢業(yè)于重慶大學(xué)，中級(jí)檔案，研究方向：檔案管理。