簡述環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)的問題及數(shù)字化管理

摘 要：隨著我國環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和壯大，環(huán)保檔案的信息量也與日俱增。環(huán)保檔案的承載載體隨著時間的發(fā)展，其形式十分豐富多樣。目前來看，電子檔案已經(jīng)成為環(huán)保檔案的普遍存載方式，對其進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)以及數(shù)字化管理變得十分必要。然而在傳統(tǒng)環(huán)保檔案的發(fā)展中存在信息量大而混亂等不少問題，本文以此為切入點，分析環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的問題，以及對其進(jìn)行數(shù)字化管理的應(yīng)對策略，以供有關(guān)部門和人員進(jìn)行后續(xù)參考。

關(guān)鍵詞：環(huán)保檔案；現(xiàn)代化建設(shè)；數(shù)字化管理

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，對環(huán)保檔案的管理也有了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。龐大的信息，海量的數(shù)據(jù)注定了傳統(tǒng)環(huán)保檔案管理方法的失效。順應(yīng)時代發(fā)展，環(huán)保檔案的數(shù)字化管理是“以數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮及數(shù)字掃描等技術(shù)，把紙質(zhì)、聲像等文件組織成信息資源庫”[1]。同時，做到環(huán)保檔案的管理服務(wù)、智能等方面的數(shù)字化，進(jìn)而使環(huán)保檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1 環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題分析

1.1 環(huán)保檔案收集整理缺乏統(tǒng)一管理

由于我國環(huán)保工作起步較晚，對于環(huán)保檔案的收集與整理還處在起步階段。隨著對環(huán)保事業(yè)研究的不斷深入，相關(guān)環(huán)境問題的資料數(shù)量也在不斷增多。這些文獻(xiàn)的內(nèi)容、類型、載體都呈現(xiàn)出豐富化的特點，對這些資料的歸檔整理成為建立環(huán)保檔案的重要難點。環(huán)保檔案的資料增長率已經(jīng)超過了管理人員現(xiàn)有的處理能力，很多有價值的環(huán)保資料沒有及時建立檔案，存在文獻(xiàn)資料流失的現(xiàn)象。

1.2 環(huán)保檔案查閱平臺缺乏完善的使用

隨著環(huán)保檔案文獻(xiàn)資料的增加，其復(fù)雜性和多樣性既是我國環(huán)保檔案的寶貴資料庫，同時也給科研人員的查閱和使用帶來很大困難。在環(huán)保檔案查閱平臺中，各環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散，未能實現(xiàn)真正意義的流通、共享，從而降低了環(huán)保檔案的效益發(fā)揮，不利于環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展道路。

1.3 環(huán)保檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃有待提高

受場地、資金、人員等因素的限制，環(huán)保檔案管理統(tǒng)籌制度缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。環(huán)保檔案數(shù)據(jù)沒有及時收集與整理，沒有統(tǒng)一的平臺以供科研人員二次參考和使用，這些歸根到底都是由于環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一管理統(tǒng)籌規(guī)劃導(dǎo)致的，如何提高環(huán)保檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，仍是亟待解決的熱點問題。

2 當(dāng)代環(huán)保檔案的數(shù)字化管理策略分析

2.1 完善環(huán)保檔案歸檔的數(shù)字化

環(huán)保檔案以數(shù)字化為載體進(jìn)行收集與整理，以責(zé)任制、會簽制、移交制為準(zhǔn)則，確保檔案收集工作有效進(jìn)行。對于環(huán)保重要文件進(jìn)行特殊標(biāo)記、保存和識讀工作，把不合格的電子信息進(jìn)行及時刪除，保證檔案歸檔的統(tǒng)一性和完整性。做好環(huán)保檔案的數(shù)據(jù)保密工作，根據(jù)我國《電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，“電子檔案可以作為原始憑證”[2]我們也做了一系列的保密措施。因此加強重要環(huán)保檔案文件的保密工作十分重要。避免檔案數(shù)據(jù)丟失，防止檔案信息在傳輸中被破壞，做好“簽署技術(shù)與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復(fù)制區(qū)別開來，實現(xiàn)原始電子檔案的安全”。

2.2 建立健全環(huán)保檔案的數(shù)據(jù)庫

對環(huán)保檔案目錄、全文、媒體資料等內(nèi)容建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲庫。全文數(shù)據(jù)庫的重點不單是對檔案全文的錄入和掃描，更要注重對環(huán)保工作的認(rèn)識和實際調(diào)研數(shù)據(jù)的歸檔。隨著我國對環(huán)保工作的逐漸重視，實際工作開展中產(chǎn)生了大量的環(huán)保數(shù)據(jù)，在符合我國國家與行業(yè)數(shù)據(jù)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)下，做好數(shù)據(jù)的采集、整理，建立數(shù)據(jù)化管理庫，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模板對環(huán)保檔案進(jìn)行集中化管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的兼容性，使其發(fā)揮出應(yīng)有的參考價值和利用價值。此外，由于數(shù)據(jù)庫存儲的自身問題，一定要對環(huán)保檔案做好安全備份工作。通過對備份過程、備份數(shù)據(jù)的嚴(yán)格記錄與監(jiān)管，防止出現(xiàn)由于系統(tǒng)癱瘓或硬件設(shè)備損壞而造成的數(shù)據(jù)庫被損毀的問題。

2.3 搭建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺

環(huán)保檔案是對環(huán)境問題進(jìn)行長期性、廣泛性收集和整理，因此搭建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺對環(huán)境監(jiān)測、調(diào)查，以及后期信息資源的共享有著重要的意義。在選擇環(huán)保軟件平臺時，也應(yīng)該注重軟件的代表性、標(biāo)準(zhǔn)性和兼容性，我局已開發(fā)出《?？谑形廴驹磩討B(tài)管理系統(tǒng)》和《?？谑协h(huán)保督察案件管理系統(tǒng)》等軟件。這樣既避免了軟件平臺的重復(fù)性開發(fā)工作，又能夠很好的與國家資源實現(xiàn)連接和共享。環(huán)保檔案數(shù)字化管理平臺的搭建在保證信息標(biāo)準(zhǔn)化和安全化的基礎(chǔ)上，一定要注重對信息內(nèi)容兼容性的考慮。這樣才能優(yōu)化平臺建設(shè)成本，實現(xiàn)綠色健康的數(shù)字化平臺運營。

2.4 加強管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)

環(huán)保檔案的管理人員應(yīng)該加強對檔案管理的數(shù)字化服務(wù)意識。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該通過相關(guān)數(shù)字化檔案理論知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化管理操作技能，努力成為精通計算機技術(shù)和檔案管理的綜合性人才。同時，高度的責(zé)任感，強烈的保密意識等職業(yè)操守都是環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員應(yīng)該具備的優(yōu)良品質(zhì)。此外，還應(yīng)該加大對微機等設(shè)備的投入使用，讓環(huán)保檔案的數(shù)字化管理順利落實。作為環(huán)保檔案數(shù)字化管理的分析者和傳播者，管理人員的數(shù)字化服務(wù)意識和管理方法是其具體落實的重要人為因素。提高管理人員業(yè)務(wù)水平，完善相關(guān)考核制度，最終實現(xiàn)環(huán)保檔案的數(shù)字化管理。

2.5 制定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)

環(huán)保檔案的數(shù)字化意味著對檔案管理走向標(biāo)準(zhǔn)化和計算機化，通過計算機技術(shù)，實現(xiàn)環(huán)保檔案內(nèi)容、范圍、類型等的合理分類，這種管理離不開具體的標(biāo)準(zhǔn)約束。有關(guān)部門和人員通過分析環(huán)保檔案實際管理中問題，依此有針對性的提出管理標(biāo)準(zhǔn)，有助于提高環(huán)保檔案的查閱率，以及對環(huán)保數(shù)據(jù)的分析總結(jié)，進(jìn)而實現(xiàn)環(huán)保檔案的充分利用。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著我國環(huán)保事業(yè)的不斷發(fā)展，環(huán)保檔案在具體實踐中出現(xiàn)收集整理缺乏統(tǒng)一管理，查閱使用平臺缺乏進(jìn)一步完善，管理統(tǒng)籌規(guī)劃有待提高的現(xiàn)實問題。伴隨著計算機技術(shù)的日臻成熟，環(huán)保檔案的數(shù)字化管理成為檔案行業(yè)發(fā)展的潮流趨勢。從環(huán)保檔案歸檔的數(shù)字化，到建立健全相關(guān)數(shù)據(jù)庫，這是環(huán)保檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。從平臺建設(shè)來看，統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺，能有效確保數(shù)據(jù)的兼容性和標(biāo)準(zhǔn)性。從數(shù)字化管理，環(huán)保檔案相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)的提升，以及相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的建立完善，是實現(xiàn)環(huán)保檔案充分發(fā)揮作用的重要因素。

參考文獻(xiàn)

[1]陳靜.環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題與數(shù)字化管理的探討[J].城建檔案.2015（05）：55-56.

[2]宋依麗.環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題與數(shù)字化管理[J].科技資訊.2016（07）：248-250.

作者簡介

唐牧（1973-），女，漢，海南省?？谑校髮W(xué)?？疲眇^員，檔案管理，研究方向：檔案管理及檔案信息數(shù)字化。