淺談事業(yè)單位人事檔案管理問題

張華

摘 要：檔案，是對一個年代的記載，也是相關部門未來發(fā)展的重要憑證，在數(shù)據(jù)量與日增多的今天，檔案管理工作也產(chǎn)生了各種各樣的問題，這也直接影響著我國民政工作的效率與質量，在信息化的時代，事業(yè)單位對于檔案工作的認識不能再局限于過去時了，要與時俱進，積極完善管理制度，才可進一步的提升工作質量與效益，我們都知道，事業(yè)單位的檔案管理對于政府建設有著非凡的意義與重要性，也是國家人事檔案的核心部分，管理好人事檔案對于國家人事的制度有著非常重要的作用，本文作者從理論出發(fā)，并聯(lián)系本人實際的工作經(jīng)歷與體會，對于檔案管理工作做了探究與分析，僅供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；措施

人事檔案的管理在事業(yè)單位的人力資源管理工作中占據(jù)著非常重要的位置，它也是工作人員的業(yè)務能力與工作表現(xiàn)的重要憑證，同時也是人員調動與提升的有力依據(jù)，它記錄著事業(yè)單位工作人員從參加工作起，在不同的時期的不同表現(xiàn)，是單位人力資源管理的重要手段，對于做好單位人力資源管理工作有著非常大的幫助。從理論上分析，人事檔案管理工作其實是一項非常系統(tǒng)的工作，工作內(nèi)容瑣碎而復雜，如果投入的人力不足，可能會影響到工作的質量，隨著我國科技水平的進步與發(fā)展，事業(yè)單位的人員編制也發(fā)生了一定的變化，相關的檔案管理人員在不斷的減少，在此同時，不同的崗位也經(jīng)常有所調動，這也就導致了一些工作人員業(yè)務能力不夠強，在意識上，對檔案管理工作也沒有真正的認知與了解，這對提升人事檔案管理工作也會造成一定的困擾，

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.1 管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術的迅速發(fā)展和信息水平的不斷提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在事業(yè)單位中得到普遍應用。但從總體來看，事業(yè)單位并沒能充分發(fā)揮信息技術的作用，比如有些單位雖然把檔案信息輸入計算機，但真正要檢索資料、調閱檔案時還是習慣于采用手工操作，無紙化閱檔基本得不到實現(xiàn)，這些都不利于人事檔案的保管，同時還會大大降低工作效率。

1.2 人事檔案材料質量不高

人事檔案材料本該是客觀、歷史地記載員工個人情況的，具有很強的真實性和唯一性。然而，在當前事業(yè)單位的人事檔案管理中，檔案材料造假十分嚴重，虛報工齡、學歷的現(xiàn)象比比皆是，很難反映員工的真實情況。另外，很多材料內(nèi)容空泛，比如自我鑒定、評價都是套話，使得人事檔案材料看上去如出一轍，很雷同，給人以“千篇一律”的感覺，嚴重影響檔案材料的質量，降低檔案的利用率。

1.3 管理力量薄弱、管理水平不高

由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視、淡漠，導致相當一部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏相關的專業(yè)知識，檔案意識淡薄，對人事檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務不熟，管理水平低下。而且許多檔案管理人員都是兼職人員，根本沒有足夠的精力投入到人事檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時、檔案缺失的情況，嚴重影響檔案管理的質量。此外，檔案管理人員的思想觀念比較陳舊，管理手段也相對落后，這些都在一定程度上限制了人事檔案管理水平的提高。

1.4 對人事檔案管理不夠重視

長期以來，很多事業(yè)單位對人事檔案工作的認識不足，重視度不夠，認為擋案管理的主要和首要任務是保證檔案資料本身的安全性，忽視了人事檔案管理可為用人制度、選任制度提供重要支撐的作用，致使人事檔案管理工作僅僅流于表面形式，完全處于被動、應付的狀態(tài)，難以為事業(yè)單位的發(fā)展建設提供高質量的服務。

1.5 檔案管理缺乏科學性和時代性

隨著時代的發(fā)展，信息化管理體系已經(jīng)相當普及，人事檔案信息管理系統(tǒng)也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進的信息技術沒有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個人信息，調動資料等人工錄入，沒有使用電腦進行資料檢索或閱讀檔案，而無紙化閱檔更是無法實施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。

2 改善事業(yè)單位人事檔案管理的措施

2.1 加強人事檔案管理的信息化建設

在信息技術快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位應注重加強人事檔案管理的信息化建設。檔案管理人員可以利用計算機來進行輔助管理，運用現(xiàn)代先進的設備和技術，將紙質的檔案資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)據(jù)檔案的共存。同時，還可以利用網(wǎng)絡實現(xiàn)人事檔案信息的資源共享，這樣既方便了利用者，又提高了人事檔案工作的效率。

2.2 注重人事檔案材料收集，提高檔案質量

隨著人事體制改革的深化，需要入檔的材料不斷增多，檔案管理人員必須及時收集有關的各種材料，認真整理、仔細鑒別，對不符合規(guī)定的材料及時予以處理，確保材料手續(xù)完備、齊全完整，保證人事檔案材料的真實性、準確性。檔案管理人員要充分意識到人事檔案在人力資源管理與開發(fā)中的重要性，妥善保管檔案材料，提高檔案管理質量，最大限度的發(fā)揮人事檔案的信息價值。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項瑣碎、繁雜的工作，需要一定的規(guī)章制度來制約，否則容易雜亂無章、無所適從。事業(yè)單位應結合人事檔案管理工作的實際情況，制定各項管理制度，對檔案的收集、整理、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)都要有明確的規(guī)定，并落實責任制，使人事檔案管理有據(jù)可依，朝著制度化、規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。

2.4 加強人事檔案管理隊伍建設，提高管理人員素質

人事檔案管理是一項業(yè)務性、政策性較強的工作，集服務性和保密性于一體，需要高素質的復合型人才。因此，事業(yè)單位必須加強人事檔案管理隊伍的建設，以提高檔案管理人員的綜合素質，從而提升檔案管理水平。首先，選擇一些行為嚴謹、責任心強的員工從事檔案管理工作；其次，加強對檔案管理人員的培訓、教育，提高其專業(yè)知識和專業(yè)技能；最后，注意與時俱進，定期組織一些學習活動，讓檔案管理人員能夠及時掌握最前沿的理論知識和最先進的管理技術，跟上時代發(fā)展的步伐。

2.5 提高對人事檔案管理的重視度

事業(yè)單位領導必須充分認識到人事檔案管理的重要性，提高思想認知，高度重視人事檔案管理工作，將其納入單位的議事日程。成立專門的檔案管理領導小組，定期對單位的人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題；建立人事檔案管理考核機制，實行定性定量考核，推進人事檔案管理工作的規(guī)范化建設。

3 結束語

我國事業(yè)單位的檔案工作需要及時的創(chuàng)新與改進，我們要在實踐中不斷的創(chuàng)新，及時的采取有效的手段進行探索與磨煉，一些事業(yè)單位己經(jīng)認識到檔案管理工作的重要性，并將此項工作當作一項重要課題去抓，作者認為，為保證人事檔案管理的工作質量，在創(chuàng)新中應結合實際情況，制定合理的管理制度，抓好每一個細節(jié)，不斷的優(yōu)化每一個工作流程，全面的提升工作水平，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作邁上一個新的臺階，為我國事業(yè)單位的整體改革添加動力。

參考文獻

[1]韓秀革.事業(yè)單位人事檔案管理思考[J].合作經(jīng)濟與科技，2011，（18）.

[2]代春輝.事業(yè)單位人事檔案管理淺談[J].才智，2011，（19）.

[3]過言之.建立人事檔案管理中心可行性研究及法律探索[J].蘭臺世界，2012（02）.