加強(qiáng)“三重一大”檔案管理，為企業(yè)合規(guī)發(fā)展保駕護(hù)航

朱卉

摘 要：為深化企業(yè)改革，建立健全現(xiàn)代企業(yè)制度，保障中央企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，2010年6月由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)貫徹落實(shí)“三重一大”決策制度的意見》，2018年11月由國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)印發(fā)了《中央企業(yè)合規(guī)管理指引（試行）》（國(guó)資發(fā)法規(guī)〔2018〕106號(hào)文），指引中明確了落實(shí)“三重一大”制度是企業(yè)合規(guī)管理的重要環(huán)節(jié)，為構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案工作，更好地為企業(yè)合規(guī)發(fā)展保駕護(hù)航，加強(qiáng)“三重一大”檔案管理就顯得尤為重要，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際，談?wù)劸唧w的認(rèn)識(shí)和做法。

關(guān)鍵詞：三重一大”；檔案管理

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作機(jī)制

“三重一大”檔案主要是指企業(yè)在重大事項(xiàng)決策、重要干部任免、重要項(xiàng)目安排、大額資金的使用等管理工作中，形成的具有保存和查考價(jià)值的歷史記錄。它既反映了企業(yè)在貫徹落實(shí)中央精神、切實(shí)加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)方面的工作情況，也反映了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔從業(yè)、規(guī)范決策行為、提高決策水平、防范決策風(fēng)險(xiǎn)等方面的工作情況。因此，“三重一大”檔案是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，一要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將依法制檔的理念與企業(yè)合規(guī)管理文化相結(jié)合， 加大宣傳力度，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分了解并高度重視加強(qiáng)“三重一大”檔案管理的必要性和重要性；二要完善“三重一大”檔案工作機(jī)制，緊抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立責(zé)任體系，優(yōu)化工作流程，推動(dòng)檔案管理工作有效落實(shí)。

2 加強(qiáng)規(guī)范管理，健全歸檔體系

企業(yè)方方面面的工作都會(huì)形成“三重一大”檔案，其涉及面很廣，通過建立健全標(biāo)準(zhǔn)化歸檔體系，可有效提高歸檔的準(zhǔn)確率和完整率，更好地發(fā)揮其憑證作用。企業(yè)檔案管理人員要做好以下四個(gè)方面的工作，一要根據(jù)公司“三重一大”制度明確的主要內(nèi)容和決策程序、重要會(huì)議（公司黨委會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)等）的記錄和紀(jì)要、監(jiān)督檢查報(bào)告等材料，定期梳理出“三重一大”事項(xiàng)和線索；二要依據(jù)“三重一大”事項(xiàng)和線索，與相關(guān)單位和部門進(jìn)行溝通確認(rèn)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，落實(shí)歸檔責(zé)任人，并做好對(duì)相關(guān)責(zé)任人的歸檔指導(dǎo)和宣傳教育工作；三要對(duì)“三重一大”事項(xiàng)從形成到結(jié)束的全過程檔案，做好跨年度、跨門類材料的持續(xù)歸檔工作；四要從制度建設(shè)、決策執(zhí)行、監(jiān)督檢查等三個(gè)方面明確歸檔范圍和要求，并嚴(yán)把歸檔材料質(zhì)量檢查關(guān)，確保歸檔材料的真實(shí)性和完整性，主要?dú)w檔范圍如下：

2.1 制度建設(shè)方面

1）“三重一大”決策制度和權(quán)限清單、實(shí)施辦法和細(xì)則、任務(wù)和責(zé)任分工、決策后評(píng)估制度和糾錯(cuò)機(jī)制、監(jiān)督管理制度和責(zé)任追究辦法等材料；

2）“三重一大”決策制度和權(quán)限清單、實(shí)施辦法和細(xì)則、任務(wù)和責(zé)任分工、決策后評(píng)估制度和糾錯(cuò)機(jī)制、監(jiān)督管理制度和責(zé)任追究辦法等相關(guān)材料修訂完善后形成的材料。

2.2 決策執(zhí)行方面

1）“三重一大”事項(xiàng)決策前按規(guī)定進(jìn)行的相應(yīng)醞釀、討論、論證、調(diào)研（可研）和方案比較等材料；

2）“三重一大”事項(xiàng)決策過程和結(jié)果的記錄和紀(jì)要，以及相關(guān)決策材料；

3）“三重一大”事項(xiàng)按決策結(jié)果執(zhí)行過程中形成的材料；

4）“三重一大”事項(xiàng)決策后評(píng)估及糾錯(cuò)的材料。

2.3 監(jiān)督檢查方面

1）“三重一大”制度執(zhí)行監(jiān)督檢查工作底稿和報(bào)告、整改方案和落實(shí)情況、總結(jié)評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)交流等材料；

2）“三重一大”制度執(zhí)行監(jiān)督檢查結(jié)果落實(shí)責(zé)任追究的材料。

3 加強(qiáng)創(chuàng)新管理，運(yùn)用信息手段

一個(gè)“三重一大”事項(xiàng)從決策到執(zhí)行結(jié)束時(shí)間可能會(huì)跨越多個(gè)年度，檔案也涉及了文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等多個(gè)門類，因此“三重一大”檔案具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、檔案門類多等特點(diǎn)。但隨著辦公自動(dòng)化文檔一體化管理的推進(jìn)，檔案實(shí)體不再立卷，以件為單位進(jìn)行整理，按文件形成先后順序排列裝盒上架保管，這就使得“三重一大”檔案存在實(shí)體管理較為分散、借閱查找難度較大等問題，通過運(yùn)用信息化管理手段，可有效解決這些問題，對(duì)“三重一大”全過程電子檔案，按照檔案有機(jī)關(guān)聯(lián)、成套性的原則，實(shí)行虛擬分類分卷管理，為企業(yè)提供更好、更快的檔案服務(wù)。虛擬分類分卷管理的具體方法步驟如下：

1）第一步：將檔案按照制度建設(shè)、決策執(zhí)行、監(jiān)督檢查分為三大類別；

2）第二步：將制度建設(shè)和監(jiān)督檢查兩類檔案按相關(guān)性和時(shí)間順序排列立卷；決策執(zhí)行類檔案按一事一卷，將每個(gè)事項(xiàng)從形成到結(jié)束的全過程檔案按相關(guān)性和時(shí)間順序進(jìn)行排列；

3）第三步：將分類分卷的檔案編制虛擬類號(hào)、卷號(hào)和件號(hào)，對(duì)涉及多個(gè)事項(xiàng)的檔案可編制多個(gè)虛擬類號(hào)、卷號(hào)和件號(hào)；

4）第四步：將實(shí)體檔案的歸檔號(hào)與電子檔案的存址號(hào)相對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)起來。

4 加強(qiáng)效能管理，提供服務(wù)水平

“三重一大”檔案的利用服務(wù)工作是檔案管理的顯性作用體現(xiàn)，要從全局角度，加強(qiáng)效能管理，通過編制年度“三重一大”項(xiàng)目表、制度優(yōu)化完善要點(diǎn)等多種形式，為企業(yè)各類查檔需求提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，“三重一大”檔案涉及企業(yè)重大事項(xiàng)，利用服務(wù)工作也要注重保密管理，要按照保密管理相關(guān)規(guī)定，對(duì)涉密檔案進(jìn)行密級(jí)標(biāo)注，并設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限。

總之，加強(qiáng)對(duì)“三重一大”檔案的科學(xué)規(guī)范管理，既有利于提高企業(yè)檔案管理工作水平，也有利于企業(yè)完善法人治理結(jié)構(gòu)，更好地為企業(yè)合規(guī)發(fā)展保駕護(hù)航。