新技術(shù)在信息化檔案管理中應(yīng)用

王婧

摘 要：檔案的收集整理非常繁瑣。當(dāng)今社會(huì)，新信息技術(shù)推動(dòng)著社會(huì)進(jìn)行迅速發(fā)展，由此可見新信息技術(shù)具有極大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。它已經(jīng)應(yīng)用于許多環(huán)節(jié)，如果想要把檔案管理當(dāng)成部門管理中的重要組成，利用新信息技術(shù)強(qiáng)化檔案的管理。借助信息技術(shù)的幫助，檔案的收集和整理可以帶來(lái)很大的生命力。檔案館在社會(huì)信息資源系統(tǒng)中占有極其重要的地位，因此他們可以在信息時(shí)代發(fā)揮巨大作用。檔案工作通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。古老陳舊的檔案的管理方式例如檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用方式，非常難以適應(yīng)社會(huì)迅速發(fā)展的節(jié)奏和高效率的利用要求，也很難保障檔案信息資源長(zhǎng)久保存的有效發(fā)展。所以，新技術(shù)在檔案管理中有著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：新技術(shù)；信息化檔案管理；應(yīng)用分析

檔案的收集整理工作已經(jīng)滲透于各個(gè)行業(yè)。在檔案管理和檢索的過(guò)程中，檔案管理部門會(huì)占用大量的空間，造成檔案管理的不便。在收集和排序文件的過(guò)程中，應(yīng)用了新技術(shù)?？梢越鉀Q文件管理中的問(wèn)題，促進(jìn)文件管理的開發(fā)過(guò)程，提高文件信息的管理效率。新技術(shù)應(yīng)用于檔案促進(jìn)了檔案管理的深刻改變，新技術(shù)應(yīng)用檔案管理服務(wù)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的主流方法。將現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的保存、管理和利用，我們將之稱為檔案管理信息技術(shù)。

1 檔案收集整理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高了檔案收集整理的工作效率

在信息技術(shù)出現(xiàn)之前，傳統(tǒng)的檔案收集整理模式繁瑣、易出錯(cuò)，尤其不方便。手工方法耗費(fèi)大量的人力，花費(fèi)較多的金錢，往往得不到較好的效果，極大地影響了工作效率。通過(guò)使用大型計(jì)算機(jī)，檔案可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行分類。在信息技術(shù)的幫助下，檔案的收集、整理、處理、分類、細(xì)化、分析和整理信息的過(guò)程，減少了紙張的使用，減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，使檢索和分析更加方便快捷。數(shù)字化管理和現(xiàn)代化設(shè)備使通信暢通。只需要一個(gè)小的U盤，就可以輕松地取走大量的數(shù)據(jù)，方便快捷。

1.2 文件的保存更安全

檔案應(yīng)該體現(xiàn)其最大的價(jià)值。質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，這可以通過(guò)使用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。在當(dāng)今信息化迅速普及的時(shí)代背景下，信息資源共享已成為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著十分重要的作用。加強(qiáng)信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。應(yīng)成為檔案信息化最重要作用。首先，統(tǒng)一印制的檔案書法清晰整齊，便于借閱。其次，在檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案卷進(jìn)行打印，不僅充分體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，而且實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。紙張上沒(méi)有字跡，這給整個(gè)文件增添了色彩。

1.3 提高檔案利用率及效果

我們利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行宣傳。該平臺(tái)能夠接收檔案宣傳信息，節(jié)省了時(shí)間和精力，提高了工作效率。檔案信息管理技術(shù)應(yīng)用后，容易打破檔案管理工作的局限性。運(yùn)用了較為完善的檔案管理方法。相關(guān)人員可以仔細(xì)處理、識(shí)別、篩選和篩選檔案信息。在信息技術(shù)的應(yīng)用中，我們可以找到一種更有效的工作方式，減少數(shù)據(jù)丟失的可能性，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合管理，使文件管理可持續(xù)。

2 新技術(shù)在檔案化信息管理中的應(yīng)用

2.1 收集整理和歸納分類

收集整理是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的基礎(chǔ)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員需要具有較高的知識(shí)水平和先進(jìn)的技術(shù)，動(dòng)手動(dòng)腦，勤奮腳踏實(shí)地，平時(shí)深入信息的及時(shí)獲取收集和整理，這是一項(xiàng)非常重要的工作。只有掌握數(shù)據(jù)并準(zhǔn)確輸入計(jì)算機(jī)，才能發(fā)揮計(jì)算機(jī)應(yīng)用的作用。否則，檔案管理的計(jì)算機(jī)化是一個(gè)空談。歸納分類是新技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)檔案管理人員在收集檔案數(shù)據(jù)的過(guò)程中，有時(shí)收集的數(shù)據(jù)不完整，這就要求檔案管理人員對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)篩選、分類、處理和組織，這是實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)。是實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檔案管理的最重要的一步。

2.2 查詢和提取

這是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的終極目的。之前工作者做了大量的工作，對(duì)信息的收集、整理、歸納和分類。它的終極目標(biāo)是將收集到的數(shù)據(jù)和信息輸入計(jì)算機(jī)，方便以后的查詢和提取。只有當(dāng)這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中時(shí)，計(jì)算機(jī)才能在文件管理中發(fā)揮更好的作用。利用計(jì)算機(jī)存取大量文件，可以方便快捷地檢查情況，從而保證工作安全、高效、順利進(jìn)行。運(yùn)用新技術(shù)，準(zhǔn)確接收，定期組織數(shù)據(jù)，方便、快捷、高效地檢索數(shù)據(jù)，是我們建設(shè)部門的良好后勤和助手。

2.3 RFID在檔案管理中的應(yīng)用

在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，然后手工編制相關(guān)信息，最后手工復(fù)制目錄，這樣既要耗費(fèi)大量人力，又耗費(fèi)時(shí)間。射頻識(shí)別（RFID）是一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代。它集編碼、載體、識(shí)別和通信技術(shù)于一體。其主要原則是通過(guò)無(wú)線電波讀取，寫入和識(shí)別標(biāo)記媒體。RFID技術(shù)的使用可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，有利于隨時(shí)查找文件名，也有利于動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理。對(duì)于非常重要的文件，EAS標(biāo)簽的防盜功能也可以與通道天線配合使用。當(dāng)文件被非法采取時(shí)，它會(huì)自動(dòng)報(bào)警，以防止丟失文件。

3 新技術(shù)在檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題

人事檔案信息管理設(shè)備不完善。例如，在人事信息文件的管理中，需要一些必要的硬件設(shè)施。只有擁有一套完備的基礎(chǔ)設(shè)備才能夠保證人事信息的傳遞和貢獻(xiàn)。通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大部分部門的人事信息檔案管理硬件設(shè)施不完善。因此，它影響著企業(yè)人事管理的質(zhì)量，在一定程度上嚴(yán)重制約了企業(yè)的良性發(fā)展。因此，人事信息檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，難以勝任檔案管理。在文件管理過(guò)程中，員工仍然是文件管理的主體。但是，人事檔案管理還存在很多問(wèn)題，甚至一些管理人員會(huì)惡意操作，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。

4 解決措施

4.1 完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施

改進(jìn)新技術(shù)的信息管理基礎(chǔ)設(shè)施是文件管理的重要前提，也是信息共享的重要基礎(chǔ)。因此，在企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中，管理者必須盡快認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。加大財(cái)力的投入，購(gòu)買先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新管理技術(shù)，強(qiáng)化管理基礎(chǔ)設(shè)施。在信息時(shí)代，文件管理包括紙質(zhì)材料和電子文檔的管理。在管理當(dāng)中，應(yīng)該制定嚴(yán)格的管理制度。管理范圍擴(kuò)展到全國(guó)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

4.2 加大相關(guān)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

文件管理人員素質(zhì)的提高將直接影響文件管理的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際操作和有效溝通，要想培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，就必須加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新的知識(shí)和技能，以適應(yīng)時(shí)代的需要。首先，檔案管理員必須要熟悉信息模型中各種各樣軟件的使用。其次，檔案管理人員必須增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新方法，這樣信息技術(shù)才能夠把高校檔案的收集整理工作引向一個(gè)新的高度。最后，要不斷的進(jìn)行宣傳，鼓勵(lì)他們培養(yǎng)職業(yè)道德，促使他們遵守職業(yè)道德。公平正義，實(shí)事求是，高度警惕。

5 總結(jié)

為了滿足信息時(shí)代的要求，檔案管理的多樣性，便利性和廣泛的服務(wù)要求越來(lái)越高，這對(duì)文件管理模式提出了巨大的挑戰(zhàn)。無(wú)論是存檔存儲(chǔ)介質(zhì)的進(jìn)步還是存檔管理概念和方法的飛躍，它都決定了現(xiàn)代檔案管理向信息化和自動(dòng)化的方向。因此，在檔案管理的硬件配置、軟件升級(jí)和人才培養(yǎng)方面，各單位需要加快改革步伐，完善制度，提高管理人員的素質(zhì)，使每一個(gè)真實(shí)完整的檔案都能為我們的社會(huì)進(jìn)步提供重要幫助。

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