檔案數(shù)字化信息長期保存策略的關(guān)鍵問題

李思源

摘 要：21世紀是信息化的世界，信息化發(fā)展已經(jīng)成為了世界各國謀求發(fā)展的共識。在信息時代，人們利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)知識為現(xiàn)實世界極大地提供了很多便利，知識與信息是各個行業(yè)中的最重要的組成要素。新中國成立以來，我國檔案管理科學的發(fā)展速度非?？?，理論發(fā)展相對成熟，隨著計算機技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案保存上，這種技術(shù)也并日臻完善。通過計算機技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，為檔案保存解決了很多疑難問題，本文主要介紹檔案數(shù)字化信息長期保存策略中的關(guān)鍵問題的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；保存期；保存效率

1 檔案數(shù)字化信息長期保存的不足之處

隨著計算機科學技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)廣泛應用到各行各業(yè)，現(xiàn)階段，我國檔案管理工作也開始利用數(shù)字換技術(shù)開展工作，檔案管理工作模式和工作方法產(chǎn)生了很大的改變，并且在檔案管理工作中，數(shù)字化也凸顯出了很多的優(yōu)點。

檔案管理工作已經(jīng)開始向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變工作思維，數(shù)字化檔案管理工作更加具有可行性，適應時代和科技的發(fā)展，很多檔案管理員也是越來越喜歡數(shù)字化檔案管理工作[1]。

檔案數(shù)字化信息保存可以統(tǒng)一字體、字跡等，都可以用數(shù)字化的方法進行統(tǒng)一，這就極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高，但也存在著一定的缺陷與不足。

在“互聯(lián)網(wǎng)信息時代”下，一部分檔案管理局或檔案管理部門的數(shù)字化技術(shù)接受程度嚴重不足，沒有掌握核心的數(shù)字化技術(shù)，這些數(shù)字化技術(shù)往往是制約數(shù)字化檔案管理工作模式改革的關(guān)鍵，造成數(shù)字化規(guī)整度不強、資源缺失的現(xiàn)象。一方面，數(shù)字化檔案管理工作模式仍然停留在數(shù)字化檔案管理工作的初步發(fā)展階段，檔案管理員能夠進行數(shù)字化，卻不能及時進行系統(tǒng)和數(shù)字化方法的升級，忽略了先進的數(shù)字化方法對數(shù)字化檔案管理工作的重要性[2]。因此，很多檔案管理員對數(shù)字化時代下的數(shù)字化檔案管理工作認知存在很大的差別，部分管理員對數(shù)字化檔案管理工作的適應能力不強，學習效率比較低，甚至是不愿意接觸數(shù)字化，檔案管理方面的領導也沒有正確地引導工作人員選擇良好的數(shù)字化工作模式。

另一方面，很多紙質(zhì)檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會隨著時間的推移發(fā)生更大的變化，這對檔案的保存產(chǎn)生了很多問題。

2 檔案數(shù)字化信息保存方法

在檔案數(shù)字化信息保存中，備份的方法有很多種，并且需要用不同的方法進行備份，以便防止數(shù)字檔案丟失。例如，如果進行圖像檔案的備份，可以通過掃描圖像存儲的方式進行，在掃描圖像中通常采用TIFF、JPEG以及無損壓縮JPEG2000這三種格式。這三種格式各有利弊，現(xiàn)就TIFF、JPEG以及無損壓縮JPEG2000這三種格式的優(yōu)缺點進行比較分析。

TIFF是Tagged Image File Format格式的縮寫，這種格式比較靈活，適用于保存照片和藝術(shù)圖這種檔案信息，圖像質(zhì)量較高，因此所需內(nèi)存比較大。JPEG是Joint Photographic Experts Group格式的縮寫，這是一種應用廣泛的文件格式，但是JPEG是一種有損壓縮圖像文件格式，能夠在存儲的過程中去除數(shù)據(jù)冗余，能夠利用最少的磁盤空間存儲質(zhì)量較高的圖像。JPEG2000圖像文件格式是JPEG經(jīng)過改進后的圖像格式，在進行壓縮的時候，管理員可以自主選擇進行有損壓縮和無損壓縮。在傳輸數(shù)據(jù)的情況下，JPEG2000先傳輸圖像的輪廓，然后在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，JPEG2000可以逐漸傳輸數(shù)據(jù)，圖像從低分辨率逐漸過渡顯示為高分辨率圖像[3]。

3 檔案數(shù)字化信息長期保存措施

信息技術(shù)是當今社會發(fā)展最迅速的科學技術(shù)之一，檔案管理工作也已經(jīng)開始利用數(shù)字化技術(shù)進行管理工作，未來我國的數(shù)字化檔案管理工作將會成為檔案管理工作的主流方法。數(shù)字化檔案管理工作除了上文中所介紹的不足之處之外，還要一個問題，就是數(shù)字檔案的長期保存問題。

在數(shù)字化檔案管理工作中，需要經(jīng)過圖像掃描、格式轉(zhuǎn)化、縮微品輸出、拷貝沖洗等多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)自然都有可能出現(xiàn)數(shù)字信息丟失問題?，F(xiàn)就如何增加檔案數(shù)字化信息保存期限進行闡述。

對數(shù)字化檔案實現(xiàn)長期保存，必須對檔案數(shù)字化信息保存工作實現(xiàn)規(guī)范化，這樣助于加快推進檔案數(shù)字化進程。數(shù)字化圖像的主要技術(shù)參數(shù)有：圖像文件格式為TIFF，全彩色（RGB）、24bit真彩色輸出，分辨率大于或等于300dpi，單頁檔案尺寸不可以超過A3尺寸標準畫幅，且為100%原大尺寸掃描[4]。

很多紙質(zhì)檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會隨著時間的推移發(fā)生更大的變化，這對檔案的保存產(chǎn)生了很多問題。檔案數(shù)字化信息要想長久保存，可以統(tǒng)一字體、字跡等，都可以用數(shù)字化的方法進行統(tǒng)一，利用上文所述保存格式進行保存，這就極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高[5]。

很多檔案管理工作的對象是文獻史料，這些文獻史料通常具有珍貴的保存與利用價值。檔案數(shù)字化工作可以利用先進的科學技術(shù)，保存這些文獻史料，延長文獻史料的生命期，幫助其保持文獻資料的原貌。

4 總結(jié)

近年來，我國檔案管理科學逐漸規(guī)范化，理論發(fā)展進步非?？?，將檔案管理進行數(shù)字化是時代發(fā)展的必然需求，同時，解決數(shù)字化檔案的長久保存問題，對于檔案管理人員來說也是一個挑戰(zhàn)。本文主要介紹檔案數(shù)字化信息長期保存策略中的關(guān)鍵問題的解決方法為從事檔案管理的工作人員提供建議。

參考文獻

[1]齊宗元.檔案數(shù)字化信息長期保存策略的關(guān)鍵問題淺析[J].中國管理信息化，2013（13）：69-69.

[2]張美芳，馬丹寧.聲像檔案數(shù)字化搶救中存儲與長期保存策略的研究[J].數(shù)字與縮微影像，2007（1）：26-29.

[3]肖秋會，張瑜.非結(jié)構(gòu)化數(shù)字檔案資源長期保存的挑戰(zhàn)及應對策略[J].中國檔案，2016（7）：74-77.

[4]王巍.數(shù)字檔案長期安全保存存在的問題與對策[J].中國建設信息，2008（4）：12-14.

[5]郭秀鳳.數(shù)字化檔案長期保存的問題及解決對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2015（6）：25-25.