芻議檔案管理存在的問題及應對

路艷花

摘 要：檔案既是歷史的記錄者，同時也是未來的指引者，相關人員通過對檔案的查閱可以對各項工作未來的發(fā)展做出科學的規(guī)劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。隨著現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，檔案管理工作也愈來愈受重視。本文是筆者在管理檔案的二十幾年的工作當中，對檔案管理現(xiàn)狀、解決問題的對策、如何檔案管理工作進行探析，以期能在今后的工作當中，做好新時期的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；應對措施

隨著新時期、新時代的全面發(fā)展與進步，檔案管理工作也愈來愈受重視。在我管理檔案的二十幾年工作當中，我個人認為，檔案管理存在的一些不容忽視的問題給各項工作的有序發(fā)展帶來許多的不利影響。下面，是我個人的一些粗淺的認識。

1 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對檔案管理的重視程度不夠

一直以來，有相當一部分人包括部分單位的領導干部，包括檔案員本身對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文書的事務性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行。沒有認識到檔案管理對各項工作規(guī)范管理，提高工作效率，提升各項工作快速發(fā)展的重要作用。

1.2 對檔案管理的投資力度不大

由于對檔案管理的重視程度不夠，導致檔案管理的一些設施、信息化系統(tǒng)配備不到位，投資力度欠缺。一些單位不愿投資、不想投資，也感覺沒必要花“大價錢”來投資；檔案管理必備的設備設施配置不夠，已有設備也較為落后，一直保留著原始的檔案管理模式；檔案室面積較小，甚至是其他科室與檔案室合并使用；硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。

1.3 對檔案管理的人員要求不高

由于對檔案管理重視程度不夠，導致對檔案管理人員要求也有所降低。個別單位認為，只要能識字會寫字就夠了，而且檔案管理兼顧上就行了。致使現(xiàn)在的檔案管理均是兼職，大部分沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不了解，且所有兼職檔案人員都是以其他工作為主，檔案工作為輔。

2 解決檔案管理現(xiàn)狀的對策

2.1 不斷完善檔案管理工作體制

一是建立完善的管理體制。在新形勢下對檔案管理工作時效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。二是構建完善的檔案管理制度。在管理制度中應當明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度等等，將每一個工作制度進行細化，保證檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化。三是加強監(jiān)督管理工作。建立相應的監(jiān)督體系，為檔案管理工作趨于合理化、規(guī)范化、科學化提供有效的保障。

2.2 不斷加快檔案管理信息化的進程

首先，加大對檔案管理工作信息化相關的硬件設備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進數(shù)字檔案室的建設；其次，充分發(fā)揮互聯(lián)網技術的優(yōu)點，在軟件方面，選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。第三，完善多媒體檔案庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開展影像、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

2.3 不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平

一是提高工作人員的業(yè)務素質。在現(xiàn)代社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理工作者不僅要有豐富的業(yè)務知識和較強的業(yè)務技能，還要熟悉對計算機、互聯(lián)網以及各種相關軟件的操作。二是確立專職檔案管理崗位。配備專業(yè)檔案管理人員，加強對相關檔案管理人員進行專業(yè)技術、專業(yè)化的培訓，加強其對信息化技術的熟悉程度，以適應新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。三是提高檔案管理人員的待遇。建議出臺相關政策，對專業(yè)檔案管理人員的資格進行國家認證同時，提高專業(yè)檔案管理人員的政治、經濟待遇。四是提高對檔案工作認識。檔案管理工作人員自身要提高檔案管理的認知水平，增強職業(yè)責任感；要加強學習，注重自身素質的提高，掌握先進的科學管理方法，強化職業(yè)技能的訓練，同時要加強責任意識，調動工作積極性。

3 做好新形勢下的檔案管理工作

面對新時期檔案管理工作的需要，如何履行檔案管理人員的責任與擔當，如何做好新形勢下的檔案管理工作呢？筆者認為：

3.1 做好檔案管理，提高領導重視程度

作為檔案管理人員來說，第一要敢于擔當，充分發(fā)揮自身的主觀能動性。以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視，提高關注度。第二要愛崗敬業(yè)，使領導認可檔案管理工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。第三要積極宣傳，使領導增強檔案意識。個別領導對檔案工作重視不夠，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的。第四要努力服務，為使各項工作健康有序發(fā)展，及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其不可估量的作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務。

3.2 做好檔案管理，提高專業(yè)知識水平

要加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。要掌握管理技能。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。要提升業(yè)務素養(yǎng)。檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要發(fā)揮自身主動性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。其次要接受繼續(xù)教育，充分認識到檔案人員繼續(xù)提升自身素質在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用和實際意義。再次，要認識到檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員素質的不斷提高。

3.3 做好檔案管理，建立完善相關制度

一是要明確檔案工作的管理權限。檔案管理工作中要想做到“各司其職、各盡其責、人盡其才、才盡其用”，應當對檔案工作的職責進行劃分，明確檔案部門、檔案工作領導、檔案人員的管理權限。二是要完善檔案管理的工作制度。根據(jù)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，檔案歸檔環(huán)節(jié)要有歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、控制歸檔數(shù)量等具體要求；檔案利用環(huán)節(jié)要明確檔案利用的方式、方法、規(guī)定查閱檔案的權限和審批手續(xù)等。三是要強化檔案執(zhí)法的監(jiān)督機制?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》的頒布給檔案管理工作提供了法律依據(jù)，也給檔案執(zhí)法監(jiān)督工作提供了法律保障。檔案管理工作在進一步強化檔案執(zhí)法的監(jiān)督檢查機制同時，相應建立一支政治強、業(yè)務精、作風好的檔案執(zhí)法隊伍，確保有崗、有位、有責，完善激勵機制，調動檔案管理工作的積極性。

新時期檔案工作的地位和作用日益突出，作為眾多檔案管理工作人員中的一員，只有進一步加強業(yè)務學習，提升個人素養(yǎng)，不斷增強檔案責任意識、創(chuàng)新意識和服務意識，才能全力推進檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。