試論新時(shí)期基層衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理

李姝芬

摘 要：本文結(jié)合實(shí)際，試圖從基層衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理中存在的不足和問題，提出觀點(diǎn)和舉措，對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和制度化進(jìn)行初步探討。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法；檔案管理

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法是政府衛(wèi)生行政部門對特定相對人作出許可、強(qiáng)制、檢查、處罰、指導(dǎo)等行政行為，監(jiān)督執(zhí)法工作涉及醫(yī)療、食品、水資源、生育等多領(lǐng)域，關(guān)系著每個(gè)群眾的切身利益。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案是為機(jī)構(gòu)人事部門收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用的原始記錄。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案能真實(shí)、有效、全面的記錄執(zhí)法全過程，也為衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作是否合法合理提供有效的評估機(jī)制，從而保障被執(zhí)行人的合法權(quán)益。所以，檔案管理在衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作中非常重要，但是，目前基層衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理方面還有很多不足之處，不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。

1 檔案管理現(xiàn)狀

1.1 基礎(chǔ)管理薄弱

從目前情況來看，基層衛(wèi)生檔案管理受人員編制、工作條件等客觀因素的制約，主要表現(xiàn)為每一個(gè)科室各自為政，沒有專職的檔案管理員，大量檔案卷宗沒有系統(tǒng)整理歸檔，缺乏邏輯性，案卷質(zhì)量偏低，檢索方式落后，查出的資料針對性和實(shí)用性不強(qiáng)。同時(shí)，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理規(guī)范長期不統(tǒng)一，卷宗紛亂又變化無常。鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級檔案管理依靠兼職人員，很多從業(yè)者是跨專業(yè)從事工作，人員分工不明確、職責(zé)不清晰，缺乏檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理意識及管理業(yè)務(wù)能力，加之主要領(lǐng)導(dǎo)本身對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范，出現(xiàn)工作盲區(qū)。

1.2 歸檔意識不足

縣級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門執(zhí)法工作除了縣城所在區(qū)域，其他區(qū)域大多是委托鄉(xiāng)鎮(zhèn)展開活動(dòng)，存在執(zhí)法人員散亂，業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低的現(xiàn)狀，在辦理業(yè)務(wù)過程中重視執(zhí)法程序，而輕視檔案管理，致使執(zhí)法后期歸檔基礎(chǔ)資料缺失不全，存在諸多漏洞，經(jīng)不起時(shí)間考驗(yàn)。

1.3 檔案人員缺乏

僅以盂縣為例來看，衛(wèi)生監(jiān)督部門有編制27人，在職在編人員12人，人員嚴(yán)重不足，檔案管理人員大多都是兼職辦公。再加上監(jiān)督執(zhí)法多數(shù)屬于委托執(zhí)法，執(zhí)法現(xiàn)場和執(zhí)法材料的收集均由被委托單位直接進(jìn)行，因而，缺乏專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員對被委托單位的直接指導(dǎo)，不足以完善執(zhí)法卷宗。另外，專業(yè)人才、專業(yè)知識與技能的缺失，時(shí)常造成檔案管理工作總是存檔易查檔難，整體檔案管理距離科學(xué)化管理差距較大。

1.4 技術(shù)設(shè)備落后

隨著社會網(wǎng)絡(luò)化與智能化的迅猛發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化也必然離不開網(wǎng)絡(luò)化與智能化，這不僅需要專業(yè)的人才，還需要配備專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，而目前基層衛(wèi)生監(jiān)督部門依然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理，沒有系統(tǒng)的對檔案管理的設(shè)備和器材進(jìn)行更換，也沒有專門的檔案室對檔案進(jìn)行存放，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代化的檔案管理思維和設(shè)備手段，以至于檔案管理工作處于落后。

2 管理推進(jìn)建議

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作涉及醫(yī)療、食品、健康等諸多民生領(lǐng)域，關(guān)系著每個(gè)群眾的切身利益，繁瑣復(fù)雜是其特性，而重要性更是不言而喻，要學(xué)會和善于利用現(xiàn)代化管理理念和科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理檔案，為各項(xiàng)工作的開展提供詳實(shí)有效、快捷方便的數(shù)據(jù)和材料支撐。綜合上述檔案管理現(xiàn)狀，要實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理向現(xiàn)代化邁進(jìn)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手。

2.1 更新轉(zhuǎn)變觀念

觀念的更新轉(zhuǎn)變，是做好衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法合并后檔案管理工作的首要任務(wù)，從領(lǐng)導(dǎo)到各部門人員，要重視檔案管理工作的重要性，變單純的保管員為管理者，確保檔案管理工作跟得上群眾對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法服務(wù)的要求，最大限度的發(fā)揮好檔案的信息作用，改過去簡單片面的存儲與查詢，增加分析、研究、交流、傳遞等重要作用，更好的服務(wù)社會、服務(wù)民眾。

2.2 健全管理體制

檔案管理是系統(tǒng)工程，絕非某個(gè)人或者某個(gè)部門的工作，基于這一認(rèn)識，要進(jìn)一步健全完善檔案管理的工作體制，上下要形成檔案管理機(jī)構(gòu)，左右要形成檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理做到有領(lǐng)導(dǎo)、有經(jīng)費(fèi)、有人員、有場所。

2.3 完善工作機(jī)制

衛(wèi)生檔案管理應(yīng)從上至下依據(jù)相關(guān)的檔案管理辦法和檔案業(yè)務(wù)知識規(guī)范，制訂出本系統(tǒng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，包括適應(yīng)基層特點(diǎn)規(guī)范的文書標(biāo)準(zhǔn)，人事、財(cái)務(wù)、文件印發(fā)等規(guī)范制度，用制度和流程作保證，實(shí)現(xiàn)檔案管理的收集、分類、保存、交流、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔和查詢標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員是衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作中的重要一環(huán)，要定期對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)基本知識和概念的培訓(xùn)，為這些人員提供更多接受檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，讓基層工作人員快速進(jìn)入角色，快速適應(yīng)新的工作要求。

2.5 優(yōu)化檔案管理

加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，不僅可以節(jié)約更多的人力、財(cái)力資源、提高工作效率，而且能更好地起到資料、信息的交流和共享作用，更符合現(xiàn)代化的管理趨勢。為此，要加大對基層檔案管理信息化支撐，用現(xiàn)代信息化管理手段逐步代替紙質(zhì)化檔案保管，利用計(jì)算機(jī)檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的分類管理，減少人員因素造成的紕漏，促使衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作更加高效實(shí)用。

3 結(jié)束語

檔案管理工作的好壞，對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法系統(tǒng)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的作用。因此，衛(wèi)生系統(tǒng)各級領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)換和更新觀念，提高認(rèn)識和工作素質(zhì)，用現(xiàn)代化管理思維和網(wǎng)絡(luò)化智能化管理手段，再造流程，提高科學(xué)管理水平。同時(shí)，各級政府也應(yīng)該給予必要的資源投入，為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件，使衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的檔案管理工作更好的為民生服務(wù)，更好的為決策提供及時(shí)有效、科學(xué)詳實(shí)的咨詢數(shù)據(jù)。

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