新時代背景下初中檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

黃云芳

摘 要：初中檔案是學校發(fā)展過程建設中涉及教學、科研、管理等多方面的歷史記錄，檔案管理工作是高校管理工作的重要工作內容。新時代背景下，檔案管理工作要適應市場經濟和社會各項事業(yè)的快速發(fā)展，就必須不斷尋求切入點，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作。本文從檔案管理工作中思想觀念、管理人才、管理體系和服務方式四個方面探討了檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的措施，希望為初中檔案管理工作的的可持續(xù)發(fā)展提供有益的建議。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；初中

1 檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

創(chuàng)新是社會發(fā)展的不竭動力，是時代發(fā)展的必然需求。我國正處于社會經濟轉型的重要時期，而檔案工作為國家公共事務管理的重要部分，只有以創(chuàng)新為手段，不斷完善檔案管理模式才能實現(xiàn)其的可持續(xù)發(fā)展，才能使更好地適應社會的現(xiàn)代化進程。

1.2 創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的動力

隨著我國經濟的快速發(fā)展，政府和相關部門對于檔案工作的重視日益加強，對于初中學校的檔案管理工作投入了大量的資金。因此，初中學校檔案管理的基礎設施和硬件條件得到了極大的改善，檔案管理理念逐步深入人心。然而，初中學校檔案事業(yè)的發(fā)展遇到了瓶頸，目前的學校檔案服務水平不高，檔案管理理念和方法還有待創(chuàng)新，傳統(tǒng)的單一且重復的工作方式已無法適應快速發(fā)展的信息化社會。因此，學校領導和檔案管理人員需要以信息技術為主要手段，開拓創(chuàng)新思維，促進事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1.3 創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的保障

檔案事業(yè)想要獲得可持續(xù)發(fā)展，必須體現(xiàn)與加強其社會功能，與經濟發(fā)展相適應，而初中檔案工作也是一樣，需要實現(xiàn)其社會價值才能實現(xiàn)其長足發(fā)展。這就需要我們以社會需求為切入點，創(chuàng)新檔案事業(yè)的發(fā)展方向，保證檔案工作社會服務功能的實現(xiàn)，以最大的工作、服務效率促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1 思想觀念是檔案管理創(chuàng)新的前提

目前，我國大部分初中的檔案管理工作水平不高，究其原因在于檔案管理意識淡薄，學校領導沒有意識到檔案管理的重要性，缺乏檔案工作的規(guī)范化管理，更不要說檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展了。初中學校如想要創(chuàng)新檔案工作，首先必須要轉變檔案思想、創(chuàng)新管理理念，將信息化融入檔案管理工作中，逐步改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。

一是強化檔案管理意識。初中學校領導必須轉變陳舊的思想，強化檔案管理的規(guī)范性，加強檔案工作效率，加強檔案管理理念的宣傳力度，并將檔案事業(yè)的發(fā)展要納入學校的發(fā)展規(guī)劃中，讓全校師生意識到檔案管理的價值所在，為檔案創(chuàng)新發(fā)展營造良好氛圍。二是要有信息化的意識。檔案部門要具備檔案材料的辨識和處理能力，將檔案內容加工成數(shù)據(jù)信息，并積極采用現(xiàn)代高新技術創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，建造檔案數(shù)據(jù)庫庫來拓寬檔案服務功能，以應對檔案數(shù)據(jù)量日益增長的需要，跟上信息時代的步伐。

2.2 管理隊伍的素質提升是檔案創(chuàng)新的基礎

人才是推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展的重要基礎，是推進檔案管理各項工作完善發(fā)展的重要主體，檔案管理隊伍素質的提升對于有利于檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。新時期檔案管理人才的素質主要有以下三點：

一是敬業(yè)且具備實事求是的鉆研精神。熱愛是研究和創(chuàng)新檔案管理的動力，敬業(yè)的檔案工作者會將全身心地投入檔案事業(yè)的發(fā)展，用自己的智慧提出改進檔案工作的創(chuàng)新設想，具有實事求是的檔案工作者會以學校實際出發(fā)，結合當前檔案事業(yè)發(fā)展所面臨新成果，鉆研開展檔案創(chuàng)新工作，從而促進檔案事業(yè)的長促發(fā)展。

二是具有獨立思考的能力。新時期的檔案管理人才要有主動思維，在把握檔案工作的各個業(yè)務環(huán)節(jié)、各個管理模式的基礎上，提出創(chuàng)新辦法，在學校實際和當前發(fā)展新需要的基礎上，提出檔案發(fā)展新方向，在傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎上，提出管理新手段。

三是具備專業(yè)的檔案管理業(yè)務能力。專業(yè)的檔案管理人員要具備基礎的檔案管理理念與技能，并在工作中總結檔案管理的實踐能力，加強個人的專業(yè)素質。同時，在新時代的要求下，檔案管理人員需要具備一定的計算機網絡技術，熟知基本的計算機操作技能，并可以運用基本的檔案數(shù)據(jù)庫技術和檔案系統(tǒng)的操作軟件，從而使自己成為一名具有信息技術的專業(yè)檔案管理人才。

2.3 檔案服務體系是檔案管理創(chuàng)新的保障

服務是檔案工作發(fā)揮其應有價值的重要途徑。檔案服務創(chuàng)新，就是改變傳統(tǒng)被動的檔案服務模式，以互聯(lián)網為基礎，建立多渠道、全方位、主動性的檔案服務體系，以提高檔案的查閱率、查準率，為學校發(fā)展和組織建設提供詳盡及時的檔案服務。要實現(xiàn)檔案服務體系的創(chuàng)新，首先要做到以下兩點：

一是服務觀念。首先要采取積極有效的宣傳措施，提高全校各個部門的檔案理念，以檔案的利用率來促進檔案服務質量的提高。其次要全面認識檔案的利用價值，動員全校師生收集利用檔案資源，并加強教研檔案的收集，為老師的發(fā)展提供更加現(xiàn)實的服務。其次，加大檔案管理人員的服務意識，建立考核制度，激勵督促檔案管理人員積極主動創(chuàng)新檔案服務工作。最后要重視檔案服務與使用者需求的結合，以使用者的需求來設定檔案服務的內容，推動檔案工作創(chuàng)新。

二是服務內容。首先要增強和提高檔案服務的主動性、針對性，結合學校已有的館藏資源，積極主動開展地為全校師生和社會各界服務。其次加深檔案服務的范圍，結合學校師生實際成長的需要，有針對性地為其提供信息服務，例如，根據(jù)學生的學業(yè)成績記錄，為其制定相應的學期目標。最后， 服務的速度要加快?？梢砸劳鞋F(xiàn)代化設備和手段，加強檔案資源的流通和共享，以此提高服務的效率。

2.4 管理體系是檔案管理創(chuàng)新的重點

一是管理方式的創(chuàng)新。新時期背景下，傳統(tǒng)檔案的管理方式已無法適應當前檔案發(fā)展的需要，檔案管理方式需要轉人工操作為機械操作，利用現(xiàn)代的電子網絡、聲像技術實現(xiàn)信息化管理模式，簡化檢索、管理程序，便于資料的保管、統(tǒng)計和再利用，實現(xiàn)檔案資源的共享。

二是管理手段創(chuàng)新，即檔案管理信息化。我國大部分的初中學校沒有建立專門規(guī)范的檔案收集制度，導致許多部門沒有明晰檔案資料的收集標準，許多類型的檔案文件沒有被收錄上報，檔案資源嚴重不足。要改變這一點，必須要利用信息技術建立檔案資料的數(shù)據(jù)庫，科學收集、分類匯總檔案信息，另外，檔案系統(tǒng)的建立使檔案得以長久保存，資料占據(jù)空間大大減少的同時儲存量大大增加，且檔案信息易于查看檢索，實現(xiàn)資源高效的利用。

3 總結

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)被動的初中檔案管理模式已經出現(xiàn)了諸多弊端，無法適應初中學校的發(fā)展要求。創(chuàng)新是初中學校檔案管理工作發(fā)展的不竭動力，初中學校應當將理念的創(chuàng)新為前提，將檔案管理人員素質上的創(chuàng)新作為基礎，以服務體系的創(chuàng)新為保障、管理體系的創(chuàng)新為重點，結合學校發(fā)展目標和國家相關檔案制度的規(guī)定，全面開展檔案管理工作，使檔案的創(chuàng)新工作落到實處，促進初中學校的長足、穩(wěn)健。

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