高中檔案管理中存在的問題及對策研究

朱愛卿

摘 要：高中檔案管理是高中在不同發(fā)展時期的具體工作和重要事件的體現(xiàn)與記錄，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的歷史依據(jù)。本文針對高中學(xué)校普遍存在的檔案管理意識淡薄、規(guī)章制度不夠健全、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、檔案管理手段落后等問題，提出了加強(qiáng)檔案管理工作的相應(yīng)措施，希望為高中學(xué)校改進(jìn)檔案管理水平，提高檔案工作效率提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高中；檔案管理；對策

1 高中學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，簡單地認(rèn)為將其當(dāng)作文件的收集工作，不注重檔案工作的整體管理、長遠(yuǎn)規(guī)劃，忽視了檔案管理制度的建立，也缺乏對檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)校普遍存在忽視檔案管理的風(fēng)氣。

有的教師認(rèn)為教學(xué)資料是自己的成果，不屬于學(xué)校的檔案室管理范疇。還有的教師認(rèn)為教學(xué)資料成為檔案會查找不方便，不想交于檔案室。這些錯誤的觀念造成了高中學(xué)校的教學(xué)檔案資料收集難的現(xiàn)狀，大大制約了高中學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

檔案管理人員缺少檔案服務(wù)意識，大多情況下是依照上級指示被動地收集存放檔案，沒有主動建設(shè)和創(chuàng)新檔案管理工作，沒有意思到自己在檔案管理工作中的角色和職責(zé)，忽視了檔案工作的重要性。

1.2 缺乏專業(yè)、專門的檔案管理人員

目前，大多數(shù)高中沒有專門的檔案管理人員，大部分是有黨政辦公室的老師兼任，有的高中即使有專門的檔案管理人員，但普遍沒有受到專業(yè)的教育與培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些學(xué)校也沒有充分意識到檔案管理人員的重要性，不重視其崗前培訓(xùn)與繼續(xù)教育，且頻繁調(diào)動檔案管理崗位的人員，導(dǎo)致檔案管理者無法提升自身專業(yè)素質(zhì)，大大影響了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

1.3 缺乏完善的檔案管理制度

許多高中檔案管理制度不健全，且執(zhí)行力度不夠，有的甚至只是形式內(nèi)容，因此，大部分學(xué)校的檔案管理工作體系混亂，并不能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。有的高中雖然制定了相關(guān)檔案管理制度，但檔案管理制度并不科學(xué)、規(guī)范，檔案的收集、分類、鑒定、整理和保管等工作不到位，檔案管理人員職責(zé)不明，檔案管理混亂無序，檔案借閱、歸還等手續(xù)不健全，導(dǎo)致檔案歸還不及時、丟失、破損情況時有發(fā)生。

1.4 缺乏完善的檔案管理體系

高中檔案工作缺乏系統(tǒng)性，主要體現(xiàn)在學(xué)校沒有有效執(zhí)行管理與監(jiān)督制度。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有真正落實檔案管理制度，學(xué)校各部門對檔案管理工作認(rèn)識不清，只收集自己認(rèn)為有用的材料，且不健全的管理制度導(dǎo)致檔案管理職責(zé)分辨不清，檔案保管各自為政，學(xué)校各部門與檔案室溝通存在障礙，無法統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作。另一方面，學(xué)校缺少檔案監(jiān)督機(jī)制，檔案工作人員沒有深入學(xué)校各部門收集資料，各部門也沒有主動移交手中的檔案資源。導(dǎo)致檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不健全的檔案管理體系導(dǎo)致檔案資料管理混亂，錯放、亂放、缺失等不規(guī)范的歸檔現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

1.5 缺乏先進(jìn)的檔案管理手段

在檔案收集、整理方面，處理方式陳舊。目前的一些高中學(xué)校，檔案的收集和整理仍然是手錄加紙質(zhì)的方式，這種處理方式使得檔案管理工作效率低，且檔案資源不利于長久儲存和再利用。

在檔案利用方面，資源利用率低。高中檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。這些資源倘若能深入地分析利用，將為高中的發(fā)展起很好的決策服務(wù)作用。但目前，有的高中即使有專門的檔案儲藏室，但其中檔案資料量少，材料不齊全。且檔案管理工作大部分是對檔案資料的收集、分類與保管，并沒有分析、利用檔案內(nèi)巨大資源，更談不上利用檔案管理促進(jìn)學(xué)校服務(wù)水平的提高。

在檔案儲存方面，基礎(chǔ)設(shè)施差。大多數(shù)高中缺少專門的綜合檔案室，檔案只是簡單堆砌在一間辦公室內(nèi)，缺少專人的整理。有的學(xué)校即使有檔案室，也由于經(jīng)濟(jì)原因，建設(shè)的并不規(guī)范，防霉防蛀等措施沒有落到實處，嚴(yán)重影響了檔案資料的保存收藏工作。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的對策和建議

2.1 培養(yǎng)檔案管理觀念

增強(qiáng)全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證，培養(yǎng)檔案管理觀念行之有效的辦法就是將檔案管理與學(xué)校發(fā)展相聯(lián)系，將檔案管理理念納入校園文化建設(shè)中。另外，加強(qiáng)檔案管理理念的宣傳與教育。一方面要提高教職工與檔案管理人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，組織他們參與有關(guān)檔案管理方面的培訓(xùn)，使其認(rèn)識到自己在檔案管理工作中的地位和作用，并掌握基礎(chǔ)的管理檔案方法。另一方面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識，組織其學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，明確自身在檔案工作的責(zé)任和義務(wù)，并倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)時刻關(guān)心和支持檔案工作者，為校園創(chuàng)造重視檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛圍。

2.2 打造專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案管理人員是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理人員對檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和創(chuàng)新發(fā)展具有不可估量的作用。因此，高中應(yīng)充分利用自身設(shè)施齊全、教研力量雄厚、文化氛圍濃郁等優(yōu)勢，打造高質(zhì)量的檔案管理隊伍。具體可以通過繼續(xù)教育的形式，普及檔案管理理念和基本知識，倡導(dǎo)檔案管理者參加檔案知識講座、培訓(xùn)課堂、崗前培訓(xùn)等活動，學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的計算機(jī)使用方法、常用的檔案管理軟件、規(guī)范的檔案管理方法，提高自身的檔案管理素養(yǎng)。

2.3 健全檔案管理體系

健全檔案管理制度是檔案管理工作順利開展的重要保障，在完善的檔案管理體系的指導(dǎo)下，學(xué)校各部門與檔案管理部門實現(xiàn)分工合作又統(tǒng)一管理，檔案管理工作規(guī)范且有序，檔案資料真正實現(xiàn)共享。

完善的檔案管理體系，首先需要建立科學(xué)、規(guī)范的管理制度。學(xué)校檔案管理工作的規(guī)章制度要依據(jù)上級有關(guān)部門的指示和精神制訂，且要包括具體的工作目標(biāo)、工作職責(zé)和管理崗位的工作職能。其次，需要嚴(yán)格執(zhí)行已制定的檔案管理工作制度。對檔案資料的收集、歸檔、借閱和利用要執(zhí)行統(tǒng)一管理。最后，需要建立檔案監(jiān)督與責(zé)任追究制度，制定嚴(yán)格的檔案借閱、歸還手續(xù)，對檔案管理的各項程序?qū)嵭斜O(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題的追究其責(zé)任，以此保證檔案管理的規(guī)范化和有序性。

2.4 檔案管理信息化

一方面，各級政府要增加高中發(fā)展中檔案信息化管理的資金投入，并通過相關(guān)扶助政策加大高中學(xué)校對檔案信息化管理的重視程度。另一方面學(xué)校要增加檔案基礎(chǔ)配套設(shè)施的配置，增添基本的軟硬件設(shè)備，并建立專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息化管理，使檔案管理效率大幅提升。同時應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化管理的技能，提升知識水平，全面提高個人業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，適應(yīng)信息化管理的需要。

3 總結(jié)

高中檔案管理工作是將學(xué)校中的教學(xué)科研活動和學(xué)生資料等信息，以文字或者圖表等形式進(jìn)行記錄的文件管理工作，其記錄的歷史資料是巨大的信息資源，對學(xué)校未來的發(fā)展和決策起很重要的參考作用。但目前，我國高中學(xué)校的檔案管理工作中還存在著對檔案管理意識薄弱，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理體制不健全，檔案管理手段落后等一系列問題，因此，高中學(xué)校要采取提高全員的檔案管理意識、打造專業(yè)檔案管理隊伍、建立健全檔案管理制度等措施規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，從而促進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)水平進(jìn)一步提升。

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