淺析新形勢下檔案管理工作問題及對策

呂曉萍

摘 要：隨著我國改革開放的步伐不斷加快，為了更好的適應新形勢下經濟發(fā)展的要求，為了更好的推動區(qū)域經濟的發(fā)展，也為了更好的服務于我縣的大中型企業(yè)，為企業(yè)發(fā)展做好保駕護航的工作，我縣于2017年特別成立了經濟開發(fā)區(qū)管理委員會。開發(fā)區(qū)管委員會內設6個內設機構，部門之多樣，工作之繁雜，對我們的工作也提出了更高的要求。生態(tài)工業(yè)發(fā)展公司做為開發(fā)區(qū)管委會下設的事業(yè)單位，歸開發(fā)區(qū)統(tǒng)一管理，執(zhí)行開發(fā)區(qū)統(tǒng)一政策。而我做為一名檔案管理工作人員，從事的檔案管理的工作也得到前所未有的挑戰(zhàn)。雖然我不斷的鉆研檔案管理相關的工作方法，參考優(yōu)秀的工作經驗，不斷的提升自已的檔案管理的能力與水平，但是在具體實施過程中仍存在一些問題，由鑒于此，我把個人對檔案管理的一點看法分享給大家，望與在家一起切磋。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；問題與對策

1 檔案管理特點及檔案管理工作的重要性

開發(fā)區(qū)檔案是指開發(fā)區(qū)內各單位各部門在各項工作及活動中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、影像等不同形式的文件材料。因為受到零散檔案較多，且相對雜、亂的影響，檔案管理工作內容也越來越復雜、繁瑣。具體可歸納為以下幾方面特點：

1）檔案管理的綜合性。開發(fā)區(qū)各部門究其工作屬性來看，是一個綜合性機構，職能比較齊全，內設機構比較多，運行機制比較健全，這就決定了檔案管理工作也必須全面，綜合，才能適合工作的需要。

2）檔案管理內容的多元性。由于內設機構的多元性，決定了其檔案內容的多元性，主要包含文書檔案，科技檔案，財會檔案，影像檔案，項目檔案等各類檔案并存。但是其歸屬部門各不相同。

對此，基于以上特點，為了更好的為開發(fā)區(qū)當前的工作與未來的發(fā)展提供優(yōu)質服務，提供更完整、更全面的檔案資料，檔案管理工作應從不同層面入手，結合各類檔案的不同性質以及實際情況，對檔案管理工作的具體落實做出綜合考慮，構建科學完善的檔案信息管理系統(tǒng)結構，才能夠更好加強檔案管理工作，為推進開發(fā)區(qū)經濟和社會發(fā)展做出重大貢獻。

2 檔案管理工作的問題分析

首先，當前很多單位都重視起了檔案管理工作，但在新時代高速發(fā)展環(huán)境下，卻未重視起相關管理制度的及時更新與不斷完善，進而導致檔案管理工作在具體實施過程中未得到檔案管理制度的有力支持與有效約束，也正因如此，檔案管理工作在具體實施中才會出現(xiàn)諸多漏洞。另一方面，再加上不少單位引用的檔案管理方法比較陳舊，較為單一，崗位設置人員上，人員大多屬于兼職，缺乏合理性，導致從事檔案管理的工作人員都不能積極主動、全身心地投入其中，其工作效果與效率自然無法得到顯著提升。

其次，因為一些單位管理層未對檔案管理工作的具體實施做出充分考慮，在檔案管理工作的認識上存在一定的片面性，認為檔案管理工作的技術性相對較低，所以，未重視起對從業(yè)人員的各項管理工作重視，這也是檔案管理人員工作水平一直難以得到顯著提升的主要原因。此外，在日常管理中，也未針對檔案管理不同階段的工作需求來制定工作人員培養(yǎng)方案與計劃，進而導致從業(yè)人員無法實現(xiàn)對檔案管理的最新專業(yè)知識與技能的準確把握，自然無法適應新時期背景下，檔案管理工作提出的更高、更新的要求。此外，在管理意識、機制等方面也存在諸多有待解決的問題。

3 新形勢下檔案管理工作的對策

3.1 優(yōu)化檔案管理制度，增強人員管理意識

一個健全完善的檔案管理制度不僅可以更好的約束規(guī)范單位的檔案管理工作，對檔案管理從業(yè)人員的工作提供強有力的支持，還能夠將優(yōu)秀的管理理念與文化特色充分彰顯出來，也只有擁有科學完善的檔案管理制度，確保日常工作中的基礎數據及信息得到更好的收集梳理與整理，才能夠確保工作中各類問題能夠得到妥善解決。在實際工作中，檔案管理部門及其相關工作人員，應積極落實相關檔案管理制度，通過科學、合理的制度與規(guī)范地實施來進一步規(guī)范約束檔案工作人員的行為，以此來為各項檔案管理工作的高效、有序實施創(chuàng)造良好條件，為檔案管理工作效果與效率提供有力保障，促進檔案管理工作積極、主動的全面提升。此外，要對當前實施的檔案管理制度不斷地進行的反思及分析，結合檔案管理部門的具體實施情況來制定與部門內部需求相符合的管理制度，這樣既可以確保其制度的有效實施并能取得理想效果，也能夠為檔案管理工作人員提供科學指導，以確保各項檔案管理工作能夠得到有效落實。

3.2 構建完善的檔案管理機制，創(chuàng)新管理方式

在信息時代高速發(fā)展背景下，檔案管理工作信息化也逐漸成為了一種必然趨勢，通過信息手段以及對先進的科學技術的引用，進一步優(yōu)化公司檔案管理工作環(huán)節(jié)，促進其工作實效性的全面提升，也能夠為檔案信息的利用率提供有力保障。對此，單位管理屋應充分重視檔案管理工作、不斷優(yōu)化檔案管理方法的創(chuàng)新探索，著重從硬件層面來為檔案管理信息化發(fā)展水平的進一步提升提供有力保障。結合檔案管理部門具體發(fā)展情況來進行專業(yè)硬件設備、軟件系統(tǒng)的合理配備，同時積極鼓勵檔案管理工作人員，基于當前引用的工作設備來加強對先進技術的創(chuàng)新探索，實現(xiàn)對先進檔案管理技術、手段的及時了解，并將其科學、靈活的應用到各項檔案管理工作當中，通過計算機技術的廣泛應用來優(yōu)化對事業(yè)單位各類檔案的科學整理。另外，還可以基于計算機系統(tǒng)來綜合分析、準確計算相關數據，進而獲得更精準的結果，從而確保事業(yè)單位可以結合檔案分析結果來對當前工作及未來發(fā)展做出恰當調整，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

3.3 注重人才培養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理工作模式

除了管理制度、方法上的優(yōu)化、創(chuàng)新之外，打造出一支高素質、高水平的檔案管理隊伍也能夠為檔案管理工作水平的進一步提升提供有力保障。為此，一方面，應對事業(yè)單位檔案管理人員的錄用情況給予嚴格控制，對于人員甄選來講，應做到對應聘人員實際操作能力的準確把握，且可以通過分析其以往工作經驗來挑選工作能力相對較高的人員來負責檔案管理工作；另一方面，應正視、優(yōu)化對現(xiàn)代檔案管理工作人員的配備工作，定期進行各類相關檔案管理知識培訓活動的有效組織，確保在職人員可以及時、全面的了解和掌握最新知識與技能，促進其工作水平的不斷提升。

另外，針對具體操作來講，應始終堅持實施“長期培養(yǎng)+短期培養(yǎng)”的模式，長期培養(yǎng)主要強調的是要加強對檔案管理人員綜合能力的科學培訓，始終堅持以長遠發(fā)展目標為導向，促進檔案管理人員通過不斷的學習與積累來提升自身專業(yè)素養(yǎng)，為更好的開展檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。而短期培養(yǎng)著重強調的是要對長期培養(yǎng)給予恰當補充，基于對檔案管理人員具體情況的充分了解，結合其現(xiàn)階段存在的各類問題來組織針對性較強的繼續(xù)教育培訓活動。通過長期、短期培訓的有機整合，不僅能夠從整體上提升員工的綜合素質，也能夠促進檔案管理工作水平的不斷提升。

4 結論

綜上所述，檔案管理工作是極為重要且不可或缺的一項工作，不斷優(yōu)化檔案管理工作不論是對本單位現(xiàn)階段的發(fā)展，還是對未來的創(chuàng)新探索都具有重要意義。對此，經濟開發(fā)區(qū)生態(tài)發(fā)展公司應給予足夠重視，在今后的工作中，適當加大檔案管理力度，促進其工作效果與效率的大幅度提升，將其優(yōu)勢特點充分發(fā)揮出來，也能夠為下一階段的規(guī)劃發(fā)展提供有力參考。

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