淺談檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

蔚霞

摘 要：檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)是政府部門進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管、對(duì)不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)（商）品提供風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的技術(shù)支持、及時(shí)上報(bào)和反饋產(chǎn)（商）品的質(zhì)量信息的政府機(jī)構(gòu)。在日常工作中需要的檢驗(yàn)設(shè)備比較多樣化以及檢驗(yàn)檢測(cè)過程中形成的技術(shù)性材料比較重要，所以檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作尤其重要。本文詳細(xì)地論述了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理中存在的問題，并針對(duì)問題提出相關(guān)的對(duì)策和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)檢測(cè)；檔案管理；問題及對(duì)策

隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，人們對(duì)生活的質(zhì)量越來越重視，吃穿住行方面涉及到的生活用品的安全和衛(wèi)生問題逐漸成為了人們關(guān)注的重點(diǎn)，也成了政府部門工作的重中之重。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)是確保食品、藥品以及日常用品等產(chǎn)（商）品衛(wèi)生、安全的技術(shù)檢測(cè)機(jī)構(gòu)。因此檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員的配備，檢驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備的配置以及檢測(cè)工作產(chǎn)生的技術(shù)性檔案的管理工作都缺一不可，直接影響檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性。本文結(jié)合作者工作實(shí)際，主要針對(duì)所在單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)相當(dāng)問題提出適當(dāng)有效的解決措施，對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行了探討，以期與大家交流。

1 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重要性

由于人們對(duì)食品藥品以及日常用品安全的重視，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，政府部門專門成立了綜合檢驗(yàn)檢測(cè)中心。近年來，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)由最初的新成立的單位得到了快速的發(fā)展，在政府的支持下，不僅購(gòu)置了大量先進(jìn)的檢測(cè)儀器設(shè)備，專業(yè)技術(shù)人員的配置也得到了很大程度的提升。因此對(duì)我們的工作也提出了更高的要求，不僅要把每一次日常檢驗(yàn)工作做好，而且要對(duì)每一次工作進(jìn)行認(rèn)真的反思，發(fā)現(xiàn)不足之處，逐漸的縮短與先進(jìn)單位的差距，慢慢地躋身先進(jìn)行列。因此為了更好的提高工作效率及管理效率，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，提升管理的有效性，必須做到對(duì)每一臺(tái)設(shè)備地運(yùn)轉(zhuǎn)情況、每一次檢測(cè)工作地實(shí)施情況心中有數(shù)，這就要求我們要格外重視對(duì)儀器設(shè)備檔案以及檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)工作檔案的整理，只有對(duì)各種資料進(jìn)行有序、優(yōu)質(zhì)的分類整理，進(jìn)行精細(xì)化管理，各種類目的檔案有了明確的劃分，才能有效提升管理的質(zhì)量和效率。

2 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理制度不夠健全，管理手段不夠規(guī)范

雖然日常工作中檔案管理比較重要，但由于只是常規(guī)工作的輔助手段，所以常常引不起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此沒有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，人力物力投資也都沒有到位，更沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度來約束檔案管理工作以及管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作比較隨意，也比較混亂。

2.2 對(duì)檔案管理工作投入不足，檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理不同于別的常規(guī)性工作，比較繁瑣，需要對(duì)眾多的設(shè)備資料進(jìn)行分門別類的歸納整理，需要對(duì)大量的技術(shù)資料如圖片、文字材料、以及影像資料進(jìn)行收集、整理，因此需要消耗大量的人力、精力和時(shí)間。然而大部分從事檔案管理工作的人員是兼職的，在檔案管理工作中投入的精力和時(shí)間極少，認(rèn)為只要有東西在就行，用的時(shí)候找到就行，導(dǎo)致檔案工作處于嚴(yán)重被動(dòng)狀態(tài)。檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的專業(yè)技能也掌握不熟練，在收集整理資料的時(shí)候處理不規(guī)范，無法保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作質(zhì)量。

3 對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理中存在問題的解決對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立健全檔案管理制度

要加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，建立規(guī)范合理的管理制度，并制定相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理工作和檔案管理的工作人員形成約束機(jī)制。要實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，實(shí)行責(zé)任到人；要有專門的存放檔案資料的地方，便于對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定等工作；引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，使檔案管理信息化，提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的科技水平。

3.2 注重對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升

積極鼓勵(lì)檔案管理工作人員參與有關(guān)部門組織的檔案管理方面的培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)；鼓勵(lì)檔案管理工作人員到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身單位的特點(diǎn)，研究出符合本單位特色的檔案管理工作方法；適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀檔案管理工作者，培養(yǎng)能滿足新時(shí)期檔案管理工作需求的優(yōu)秀人才。

3.3 優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境

由于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重視度較低，使得現(xiàn)有的工作環(huán)境不夠理想。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)的緣故，涉獵的范圍比較廣，除了對(duì)食品藥品、日常用品等產(chǎn)（商）品的衛(wèi)生、安全性進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，還要適時(shí)地進(jìn)行追蹤、監(jiān)管，為政府部門進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管提供風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的技術(shù)支持和信息服務(wù)，并要不定期的組織相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，協(xié)助解決技術(shù)疑難問題。這一系列的職能導(dǎo)致了日常工作中會(huì)產(chǎn)生非常繁雜的文書檔案，除此之外，儀器設(shè)備購(gòu)置以及日常維護(hù)都需要登記在冊(cè)，不斷地進(jìn)行更新，因此檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作量是非常龐大的，解決這一問題唯一有效的措施就是升級(jí)現(xiàn)有的辦公設(shè)備，引入高科技的檔案管理方法。因此檔案管理電子化、信息化是必然趨勢(shì)，這不僅有利于信息資料的完整保存，信息資料保存的期限會(huì)極大程度的延長(zhǎng)，還可以防止因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，一部分紙質(zhì)檔案流失的問題。

3.4 擴(kuò)大檔案工作的管理職能

檔案的管理價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案的應(yīng)用上。在實(shí)際檔案管理工作中，管理人員只是能將日常工作中的資料進(jìn)行收集、歸納、整理成冊(cè)，也就是進(jìn)行了檔案的整理工作。孰不知，真正的檔案管理，其實(shí)并不只是對(duì)檔案進(jìn)行整理，更主要的是對(duì)檔案信息的應(yīng)用，檔案工作人員在將資料整理成冊(cè)后，如能有效的結(jié)合計(jì)算機(jī)等高科技手段，把整理結(jié)果錄入電腦中，便具有了快速且有效的查詢效果，這樣檔案信息就具備了更高的可利用性。另外，檔案工作人員，在將資料整理成冊(cè)的同時(shí)要對(duì)檔案信息真實(shí)性進(jìn)行考究，這就要對(duì)資料中涉及到的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)和審核，因?yàn)槭д娴男畔?huì)直接影響到檔案的利用，所以檔案中的信息需要進(jìn)行定期的核對(duì)，并能根據(jù)工作實(shí)際，把資料進(jìn)行適時(shí)更新。保證信息的真實(shí)性及有效性，進(jìn)而保證管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化及精準(zhǔn)性。

4 結(jié)語

食品、藥品等產(chǎn)（商）品的衛(wèi)生、安全與人民大眾的生命安全有著非常重要的關(guān)系，這對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)部門的工作提出了較大的挑戰(zhàn)，需要加大對(duì)食、藥領(lǐng)域以及與人民生活密切相關(guān)的產(chǎn)（商）品的質(zhì)量監(jiān)控力度，保證質(zhì)量，讓人們生活有保障，過得更安心。所以有關(guān)衛(wèi)生、安全的檢測(cè)工作是尤其重要的，為了反饋給大眾最真實(shí)有效的信息，收集整理檢測(cè)工作的第一手資料是最基礎(chǔ)的，也是必須要做好的基礎(chǔ)工作。因此檔案整理及管理工作是質(zhì)量監(jiān)管的最重要的基礎(chǔ)工作。

為了更好的規(guī)范檔案管理工作，讓經(jīng)過整理后的檔案資料更加具有應(yīng)用價(jià)值，使其成為科研、檢驗(yàn)檢測(cè)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。檔案管理者要充分的利用好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及基礎(chǔ)資料，制定和健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化，以及技術(shù)性資料檔案管理的準(zhǔn)確化、精準(zhǔn)性，只有踏實(shí)地做好這些基礎(chǔ)工作，才能更好地開展食、藥品等產(chǎn)（商）品衛(wèi)生、安全監(jiān)管，讓人民吃得滿意、用得放心。

參考文獻(xiàn)

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