建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的探析

鞠義軍

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化成為一種趨勢。文章結(jié)合建筑施工企業(yè)的實際，分析傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并針對性地提出幾條信息化建設(shè)的建議，以進(jìn)一步探析檔案管理信息化的潛在價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;施工企業(yè)

建筑施工企業(yè)檔案內(nèi)容多、圖表多、數(shù)據(jù)多、關(guān)聯(lián)資料多，其檔案資料的管理效果直接關(guān)系到工程能否順利交驗，迎接審計是否有充分依據(jù)，后期綜合利用是否有價值等，因此，加快檔案管理信息化建設(shè)意義重大。

一、檔案信息化及信息化管理的重要性

隨著互網(wǎng)聯(lián)發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式逐步從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)這一發(fā)展的過程，需要不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，以此提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

建筑施工企業(yè)的檔案管理工作與招投標(biāo)、生產(chǎn)經(jīng)營、施工技術(shù)、安全質(zhì)量、清收清欠等活動息息相關(guān)。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度不斷完善和優(yōu)化，檔案利用也越來越頻繁。電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的推廣將無紙化辦公提升到新的層次，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不僅提升了檔案傳輸、檢索、引用的效率，解決了檔案保管中對保溫、隔熱、溫濕、防塵、防污染等特殊要求，同時引發(fā)了檔案領(lǐng)域最劇烈的一次變革，直接影響著檔案工作的基本概念、運(yùn)作方式乃至思維觀念，推動信息共享，為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代注入新活力。

二、建筑施工企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案系統(tǒng)管理意識淡薄，基礎(chǔ)性工作不扎實

工程項目的獨特性、整體性、周期性、動態(tài)性和多方參與性，決定了建筑施工企業(yè)的檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、種類多樣、形成分散、變更頻繁等特點。由于對檔案利用價值認(rèn)識度不同，個別項目對重要文件、資料和憑證的收集留存沒有引起足夠的重視，關(guān)鍵資料缺失，降低了檔案的利用價值。部分檔案形成者對重要檔案的原始數(shù)據(jù)核對、編碼、分類和移交等認(rèn)識不足，檔案歸檔沒有形成體系，檢索難度大。部分建筑施工企業(yè)沒有完善的檔案管理員制度，對不同類別的檔案建檔、錄入標(biāo)準(zhǔn)不明確，培訓(xùn)不及時，下屬項目貫徹不力，歸檔意識淡薄，沒有形成檔案規(guī)范管理思想自覺和行動自覺，檔案管理整體不達(dá)標(biāo)。

（二）檔案綜合利用率不高，管理創(chuàng)新動力不足

建設(shè)項目是一個綜合性工程，涉及單位和部門多，時間跨度長，使得項目文檔形成分散。實現(xiàn)對檔案資料的綜合利用，既需要對工程、經(jīng)管、物資、安質(zhì)、財務(wù)等不同類型的業(yè)務(wù)文檔有針對性地整理分類，同時要保持不同階段文檔間的有機(jī)聯(lián)系。當(dāng)前，建筑施工企業(yè)檔案還沒有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。部分項目文檔脫節(jié)，管理不到位，檔案數(shù)據(jù)水分較多，難以反映項目全貌，也沒有產(chǎn)生良好的技術(shù)積累，反而成為沉重的內(nèi)業(yè)負(fù)擔(dān)。部分工程項目為應(yīng)對上級檢查驗收，不是想辦法借助信息化系統(tǒng)優(yōu)化管理，提升標(biāo)準(zhǔn)化程度，而是大肆造假，檔案管理失去了本身的價值。面對一項專業(yè)性和技術(shù)性強(qiáng)的工作，工程量大，投入和產(chǎn)出不協(xié)調(diào)，各單位在檔案管理手段創(chuàng)新缺乏動力，信息化建設(shè)不愿意更多投入。

（三）系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)，信息化建設(shè)覆蓋面不廣

目前，建筑施工企業(yè)數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善，執(zhí)行不嚴(yán)格，各企業(yè)檔案系統(tǒng)內(nèi)置模塊和功能也五花八門，沒能在廣域網(wǎng)上搭建共享渠道，檔案流轉(zhuǎn)電子化和流程化程度不高。行業(yè)內(nèi)各單位檔案管理專業(yè)人才匱乏，檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)不到位，檔案系統(tǒng)使用者和管理員在遇到系統(tǒng)問題只能等專業(yè)人員解決，檔案系統(tǒng)的使用效率大打折扣。

（四）法律法規(guī)不完善，網(wǎng)絡(luò)安全防范能力有待提高

信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境聯(lián)系緊密，檔案管理信息化建設(shè)的提升既取決于技術(shù)手段的進(jìn)步，也有賴于法律法規(guī)提供堅強(qiáng)的后盾。建筑施工企業(yè)由于業(yè)務(wù)分散、涉及人群復(fù)雜、業(yè)務(wù)內(nèi)容更新快，現(xiàn)行的法律法規(guī)很難面面俱到，對檔案信息系統(tǒng)錄入、存儲和共享過程中所有行為都加以約束。高鐵敏感技術(shù)、軍民融合工程等檔案數(shù)據(jù)與國家機(jī)密存在眾多聯(lián)系，一旦因為網(wǎng)絡(luò)問題出現(xiàn)信息泄露，給知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和國家對外貿(mào)易均埋下隱患。

三、檔案管理信息化建設(shè)的要點

（一）以資源共享為原則加快信息化標(biāo)準(zhǔn)制定

建筑施工企業(yè)由于專業(yè)性強(qiáng)，不同類型的建筑基礎(chǔ)資料不盡相同，其檔案的內(nèi)容、形成、歸檔的特點也有別于其它行業(yè)，具有自己顯著的特點。加快檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定，是通過互聯(lián)網(wǎng)對行業(yè)內(nèi)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化、整合，最終實現(xiàn)資源共享。通過建筑行業(yè)協(xié)會或權(quán)威組織，有針對性地建立統(tǒng)一檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，對專業(yè)術(shù)語、計量單位、文件分類、登記、封裝、儲存、格式轉(zhuǎn)化、在線歸檔等進(jìn)行約定，提出通用的語言和格式是實現(xiàn)共享的前提。這些檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)既要符合《檔案法》等基本規(guī)范，確保真實性、完整性、可用性和安全性，又要與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、審計等單位信息化系統(tǒng)兼容，實現(xiàn)文件在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)移、調(diào)用和儲存。如：長度計量統(tǒng)一為“米”;日期中“年”統(tǒng)一約定為四位數(shù)字表示，“月”和“日”分別用兩位數(shù)字表示。

（二）以實用性為導(dǎo)向科學(xué)布設(shè)檔案信息化系統(tǒng)模塊

作為一個服務(wù)系統(tǒng)，建筑施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)該以需求為目標(biāo)，充分考慮后期數(shù)據(jù)檢索、檔案移交、創(chuàng)優(yōu)申報、歸檔遷移等功能需求。模塊設(shè)定中，要堅持系統(tǒng)性原則，保證錄入數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)性，能夠?qū)?shù)據(jù)遺漏、計算偏差、錄入錯誤等及時提示，切實為管理把好入口關(guān)。要科學(xué)引入通用公式、常用軟件、自動搜索、自動生成等功能，減輕人的負(fù)擔(dān)，避免復(fù)雜化和繁瑣化。要根據(jù)工程的生命周期和階段性工作特點，重點建立健全檔案檢索工具體系和目錄中心，搭建檔案信息交流平臺。

（三）以依法合規(guī)使用為宗旨建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障

信息管理和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境聯(lián)系緊密，投資決策、工藝工法、BIM數(shù)據(jù)、課題論文、招投標(biāo)基礎(chǔ)資料等成為網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的對象。許多數(shù)據(jù)的泄露和竊取可能為專利的申請和成果的轉(zhuǎn)化帶來障礙，甚至造成不可逆的影響。因此，檔案管理信息化部署應(yīng)該同步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。在制度上，加強(qiáng)專項法律法規(guī)的出臺，進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)管方式和水平。在技術(shù)上，遵循現(xiàn)行《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全管理要求》（GB/T 20269-2006）等國家信息安全技術(shù)規(guī)范，對可能出現(xiàn)的安全漏洞做到及時排查、定時查殺可疑木馬，保護(hù)檔案儲存的硬件軟件，必要時托管到阿里云，借助外部等級保護(hù)降低安全風(fēng)險。要確保網(wǎng)絡(luò)連接的穩(wěn)定性，避免存儲數(shù)據(jù)不完整或遭到破壞。在管理措施上，針對建筑施工企業(yè)項目分散、人員流動頻繁、涉及數(shù)據(jù)多等實際，在檔案人員錄用、離崗、考核以及安全意識教育和培訓(xùn)、外部人員訪問等方面完善相應(yīng)管理制度。要避免因交接導(dǎo)致資料儲存出現(xiàn)差錯，及時備份數(shù)據(jù)防止遺失，同時要注重對紙質(zhì)檔版檔案的整理歸集。

（四）以提升增值服務(wù)為目標(biāo)加快專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)不單是將紙質(zhì)版材料錄入系統(tǒng)，而是對檔案資源進(jìn)行處置、管理，最終為企業(yè)提供增值服務(wù)，是一個綜合管理的過程。建筑施工企業(yè)檔案不僅需要原始記錄的要求，還肩負(fù)著配合工程變更、交驗、審計、消缺等工作以及后期開發(fā)利用的重任。通過檔案管理信息化建設(shè)提高利用率，更好地為管理決策、工藝革新、技術(shù)“傳幫帶”提供支持和依據(jù)，管理人員的能力和素質(zhì)是關(guān)鍵。要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，同時普及建筑行業(yè)相關(guān)知識，加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)和工作考核，合理提高檔案管理人員的薪酬待遇，以增強(qiáng)其責(zé)任心和進(jìn)取心，主動探索推動檔案管理工作的開展。要統(tǒng)籌謀劃，同步推進(jìn)，通過施工現(xiàn)場和檔案室的專項培訓(xùn)和有序引導(dǎo)，把檔案信息化納入辦公自動化的總格局中，實現(xiàn)紙質(zhì)文件向電子文件有序過渡，確保文檔一體化和歸檔雙軌制的準(zhǔn)確落地。

四、結(jié)束語

時代的發(fā)展要求檔案管理與時俱進(jìn)。建筑施工檔案管理信息化既破解了資料分散、標(biāo)準(zhǔn)不一、調(diào)閱困難等問題，實現(xiàn)了檔案長期保存、資源共享，也是提升行業(yè)管理水平的重要內(nèi)容。它改變了傳統(tǒng)的管理方式，是服務(wù)理念的變革，更是對大數(shù)據(jù)時代的積極響應(yīng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁金愛.數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：21-22.