高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理規(guī)范研究

沈晶

（廣東開放大學(xué)，廣東廣州，510091）

知識(shí)產(chǎn)權(quán)“指的是法人、公民和其他的社會(huì)組織,通過(guò)智力勞動(dòng)所創(chuàng)造出的成果，這些成果較大的價(jià)值（有的具有很高的商業(yè)價(jià)值），這些信息是屬于人民依法享受的一項(xiàng)民事權(quán)利”[1]。高校作為人才培養(yǎng)的重要場(chǎng)所，同時(shí)也吸納大量的人才，在實(shí)踐工作中積極參與相關(guān)的科研項(xiàng)目研究，獲得許多研究成果。這些知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果需要高校檔案管理人員加強(qiáng)管理，一方面保障科研項(xiàng)目材料的真實(shí)性，另一方面防止科研成果遭到損壞。高校檔案管理人員需要采取良好的措施加強(qiáng)對(duì)相關(guān)科研材料的管理，以更好地服務(wù)師生。

一、高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理范圍

實(shí)踐管理工作中，可以將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案劃分為如下四種類型：

（一）專利檔案

專利檔案主要是研究人員結(jié)合自身的學(xué)科性質(zhì)以及特征所研究出的成果，這些成果由研究人員自主申請(qǐng)并獲得專利認(rèn)可。對(duì)于這類知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案信息管理工作而言，檔案管理人員需要統(tǒng)一設(shè)計(jì)管理模式，保障專利檔案信息的真實(shí)性。此外，管理人員在收集專利檔案信息過(guò)程中還需要注意保存方式，尤其是一些特殊的專利，需要優(yōu)化信息的收集工作，切實(shí)保障檔案信息的完整。

（二）商標(biāo)檔案

商標(biāo)檔案指的是研究人員通過(guò)深入研究不同的商品，或者構(gòu)建自己的商品而設(shè)計(jì)的商標(biāo)，這一過(guò)程中所形成的具體信息都可以將其作為重要的檔案資料存放。檔案管理人員在管理這類知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案過(guò)程中主要注意控制好質(zhì)量，即商標(biāo)的價(jià)值，防止其受到其他因素的干擾[2]。

（三）版權(quán)檔案

版權(quán)檔案指的是研究者在研究工作中所得到的成果，如著書等。這類型的檔案信息包含研究者的信息、研究過(guò)程以及研究成果，其中研究成果展示的方式各不相同。因此，對(duì)于這類檔案信息的管理工作而言，檔案管理人員需要重視保護(hù)其成果，一方面尊重研究者的勞動(dòng)成果，另一方面要防止版權(quán)檔案受到損害。

（四）商業(yè)秘密檔案

當(dāng)前，許多高校都積極推進(jìn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作，其中不乏學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)研究成果。例如在設(shè)計(jì)創(chuàng)業(yè)方案中，以學(xué)生獨(dú)特的視角掌握商機(jī)，并且形成專業(yè)的商業(yè)機(jī)密。檔案管理人員在保護(hù)這類檔案信息過(guò)程中也需要做好相關(guān)的工作，尤其是防止該商業(yè)機(jī)密的泄漏。

二、高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)

高校教學(xué)和研究人員積極從事科研工作，在研究過(guò)程中獲得許多研究成果，這些成果屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的范疇。為了保障研究成果不受到損害，檔案管理人員需要采取積極措施加強(qiáng)管理。在管理工作中，檔案管理人員需要明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案所具有的特征。

（一）責(zé)任主體的唯一性

在科研工作中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有自身獨(dú)特的價(jià)值，高校在管理檔案過(guò)程中需要明確產(chǎn)權(quán)的主體，通常情況下知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都具有明確的責(zé)任主體。責(zé)任主體的唯一性指的是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的主體是“高?！保皇莾?nèi)部的相關(guān)職能部門及管理人員，而且該責(zé)任主體具有唯一性，高校作為一個(gè)獨(dú)立的法人應(yīng)強(qiáng)化其主體意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，切實(shí)履行好作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人所應(yīng)承擔(dān)的包括及時(shí)整理收集知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料等方面的職責(zé)。因此，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作中，檔案管理人員需要掌握責(zé)任主體唯一性這一特征。

（二）歸檔分類的有限性

高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息在歸檔方面具有有限性的特點(diǎn)。所謂有限性，指的是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸檔范圍僅限于高校進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)專業(yè)活動(dòng)中直接形成的諸如專利申請(qǐng)、軟件登記、商標(biāo)注冊(cè)等方面的資料集合，不包括與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案活動(dòng)有關(guān)聯(lián)但又與知識(shí)產(chǎn)權(quán)專業(yè)活動(dòng)不產(chǎn)生直接關(guān)系的文件材料的內(nèi)容，比如高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度文件、宣傳材料等。檔案管理人員需要嚴(yán)格按照科研信息的分類情況做好歸檔工作，從而有序開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息的管理工作。

（三）法律效用的證據(jù)性

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息還具有另一個(gè)重要的特點(diǎn)，即從法律角度分析，其具有證據(jù)性。因此，檔案管理人員在收集、歸檔以及處理檔案信息過(guò)程中需要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從收集科研信息到最終的歸檔工作都嚴(yán)格遵照保證證據(jù)的真實(shí)性、時(shí)效性的原則，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息的完整可靠。

三、高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案歸檔時(shí)存在的問(wèn)題

（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案意識(shí)薄弱

多年來(lái)，檔案工作在有些領(lǐng)導(dǎo)和科研人員心目中一直被視為輔助性工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注科研工作的執(zhí)行，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)材料的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻重視不夠。表現(xiàn)為科研實(shí)驗(yàn)原始記錄不規(guī)范，科研裝置圖紙不齊全，科研報(bào)告不完整等等，結(jié)果不僅對(duì)科研實(shí)驗(yàn)工作本身不利，同時(shí)也給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保存造成不可彌補(bǔ)的損失，給很多科研工作的繼承和延續(xù)留下了隱患。

（二）缺少核心內(nèi)容導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失

當(dāng)前，一些高?？蒲胁块T存在只重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的推廣實(shí)施，而忽視知識(shí)產(chǎn)權(quán)材料的形成、歸納積累和向檔案部門移交歸檔的情況。有的分解檔案材料，只移交一般性材料而將關(guān)鍵性材料留下；更有個(gè)別科研人員將知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果據(jù)為己有，損公肥私，影響了學(xué)校正常的經(jīng)濟(jì)秩序和科研秩序；還有的將科研報(bào)告中核心內(nèi)容用自己設(shè)定的代碼代替，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整性與高質(zhì)量，也喪失了檔案的實(shí)際價(jià)值效用，不利于后期查考利用，不利于技術(shù)儲(chǔ)存和成果轉(zhuǎn)化。

（三）復(fù)印件過(guò)多導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案名存實(shí)亡

受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展影響，個(gè)別科研人員在實(shí)踐工作中會(huì)假借研究工作需要而去檔案館復(fù)印相關(guān)材料，加上檔案管理工作本身存在漏洞，許多科研資料被多次復(fù)印，從而導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作陷入“名存實(shí)亡”的局面。除此之外，由于檔案管理工作不力，個(gè)別人員通過(guò)投機(jī)取巧的方式套用科研材料，如直接將他人的研究成果和數(shù)據(jù)化用在文章中，違背科研工作的誠(chéng)信和嚴(yán)謹(jǐn)。這些問(wèn)題也折射出在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作中需要采取更加有力的措施加強(qiáng)管理，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的真實(shí)性以及權(quán)威性[3]。

（四）缺乏產(chǎn)權(quán)檔案監(jiān)督的有效機(jī)制

對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸檔材料不按時(shí)歸檔、歸檔不齊全、甚至全部材料都沒(méi)有歸檔的情況，檔案部門除了一再催促，沒(méi)有任何有效的制約措施。因?yàn)榧词箼n案部門制定了一些制約措施，但得不到科研部門的支持和配合，也是無(wú)法執(zhí)行的。當(dāng)前的制度對(duì)存在的一些問(wèn)題處理起來(lái)操作性不強(qiáng)，有的只是輕描淡寫，或者以批評(píng)、檢查代替處罰，缺乏檔案行政管理部門的監(jiān)督和制約力度。

四、提高高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的對(duì)策

在高校中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案屬于十分重要的財(cái)富，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)這些材料信息的管理，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息不受損害，讓科研人員在實(shí)踐工作中獲得應(yīng)有的尊重，尊重他們的智力勞動(dòng)成果。針對(duì)當(dāng)前檔案信息管理中所出現(xiàn)的各種問(wèn)題，可以從以下四個(gè)方面加以改進(jìn)，切實(shí)提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理質(zhì)量。

（一）統(tǒng)一管理，落實(shí)責(zé)任

高校檔案管理人員在實(shí)踐工作中需要對(duì)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息進(jìn)行集中化的統(tǒng)一管理，這樣能夠真正將檔案管理相關(guān)工作落實(shí)在具體的崗位中，從而提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息的安全性。在工作中，檔案管理人員需要保證所歸檔資料與具體科研活動(dòng)數(shù)據(jù)完整一致，同時(shí)要結(jié)合科研具體情況加強(qiáng)管理和監(jiān)督[4]，以保障后續(xù)歸檔的科研成果資料的真實(shí)性。除此之外，科研活動(dòng)所得到的成果，有的可以通過(guò)文字方式記錄，有的難以通過(guò)文字記錄，此時(shí)需要安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣才能全面地、客觀地保存科研信息，形成完整的科研信息檔案。

（二）完善規(guī)章制度

在高校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中，檔案管理人員需要積極參照相關(guān)的法律法規(guī)完善當(dāng)前管理的規(guī)章制度，讓檔案工作有法可依。第一，參照檔案法規(guī)有關(guān)的條款明確高校檔案工作的具體內(nèi)容，并且對(duì)查閱檔案的事宜做出具體的規(guī)定；第二，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案還屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)范疇，檔案管理人員在管理工作中還需要細(xì)化規(guī)定，強(qiáng)化高?？蒲腥藛T知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，明確科研成果的價(jià)值，充分保護(hù)科研的綜合價(jià)值不受侵害；第三，在處理交易糾紛問(wèn)題中參照我國(guó)相關(guān)的法律辦事，如技術(shù)合同法、經(jīng)濟(jì)合同法等，保障一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序在法律法規(guī)的引導(dǎo)下開展，提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的質(zhì)量[5]。

（三）健全管理體系

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有單位檔案的重要組成部分，因此，各單位應(yīng)當(dāng)依法將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理納入本單位檔案綜合管理體系，并把知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料的形成、積累與歸檔納入本單位內(nèi)部相關(guān)部門、崗位的管理、計(jì)劃和考核中，加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確歸檔要求，改善保管條件，提高管理水平。要建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、保密、利用等各項(xiàng)管理制度，并嚴(yán)格抓好落實(shí)。對(duì)屬于單位和集體所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，任何人不得據(jù)為己有。要進(jìn)一步明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作中知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的方向，為知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作的優(yōu)化完善奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新管理手段

在當(dāng)前知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中，檔案管理人員可以將大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展所帶來(lái)的便利積極運(yùn)用在管理工作中，創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法。例如云技術(shù)，將其運(yùn)用在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中，一方面可以將高校檔案中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，從而保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息不受損壞，另一方面通過(guò)云技術(shù)能夠提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的準(zhǔn)確度以及科學(xué)性。因?yàn)樵萍夹g(shù)能夠很好地“記錄”信息，如人們查閱知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的信息情況，包括時(shí)間和時(shí)長(zhǎng)等，都可以在日志中得到很好地體現(xiàn)，對(duì)提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的使用效率具有良好的促進(jìn)作用。

（五）協(xié)調(diào)保護(hù)與利用之間的關(guān)系

高?？蒲行畔儆谥匾闹R(shí)產(chǎn)權(quán)，在管理工作中需要高度重視，以保障科研信息的安全性以及真實(shí)性。第一，檔案管理人員結(jié)合知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度（上文已論述）辦事，即對(duì)于利用檔案信息需要按照相關(guān)的流程辦事，防止科研信息泄漏；第二，優(yōu)化檔案管理的保護(hù)工作，如上文提到的創(chuàng)新管理手段，借助當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)提升檔案信息的管理效率，保障檔案信息的安全，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案不受損害。同時(shí)，檔案管理人員還需要處理好保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息與利用之間的關(guān)系，使得研究成果可以更好地發(fā)揮其服務(wù)的作用。

在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中，檔案管理人員需要積極發(fā)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理所面臨的問(wèn)題，結(jié)合學(xué)校的具體情況制定出可行的管理方案，保障高?？蒲泄ぷ鞯捻樌M(jìn)行，保障科研成果以及科研資料的真實(shí)完整。此外，高校檔案管理人員還需要在實(shí)踐工作中積極創(chuàng)新管理手段，不斷提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的效率，使得高校的各項(xiàng)研究成果可以在規(guī)范化、先進(jìn)的管理模式下得到有力保護(hù)，讓每一位科研工作者的努力成果得到應(yīng)有的尊重。