中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理及風(fēng)險(xiǎn)防范淺析—以S公司為例

劉琦斐

前言

我國(guó)企業(yè)中有90%以上為中小企業(yè)，他們?yōu)槲覈?guó)貢獻(xiàn)了50%以上的稅收，拉動(dòng)了60%以上的GDP。中小企業(yè)發(fā)展的好壞，直接關(guān)系到我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的健康穩(wěn)定發(fā)展。而中小企業(yè)資金來(lái)源渠道匱乏，在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，屬于比較弱勢(shì)的群體，上有大的供應(yīng)商，下游要面對(duì)強(qiáng)勢(shì)的客戶，在日益激烈的市場(chǎng)賒銷競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)逾期應(yīng)收賬款居高不下，壞賬風(fēng)險(xiǎn)損失過(guò)大，現(xiàn)金流量嚴(yán)重不足，導(dǎo)致企業(yè)很難做大做強(qiáng)。因此，企業(yè)應(yīng)收賬款管理的好壞，直接影響到企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。在這樣的背景下，如何進(jìn)行中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理及風(fēng)險(xiǎn)防范，就顯得尤為重要。

一、S企業(yè)基本情況介紹

S企業(yè)于2001年成立于上海，注冊(cè)資本為4000 萬(wàn)元，企業(yè)主要從事國(guó)內(nèi)外IT 品牌HP、DELL、浪潮等硬件及SAP、oracle 等軟件的分銷、系統(tǒng)集成及技術(shù)人員外包業(yè)務(wù)等。企業(yè)的客戶范圍較廣，基本涵蓋了國(guó)內(nèi)外大中小企業(yè)。近五年平均總流動(dòng)資產(chǎn)為1.5 億元，而應(yīng)收賬款就達(dá)1 億多，占流動(dòng)資產(chǎn)近70%，典型的高風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)。企業(yè)的上游供應(yīng)商為廠商及總代，近幾年的應(yīng)付賬款平均賬期為30 天，下游是強(qiáng)勢(shì)的客戶，賬期至少到貨驗(yàn)收后60天以上，應(yīng)收賬款平均賬期為100 天左右，是典型的夾縫中求生存的弱勢(shì)群體。在如此惡劣的生存環(huán)境中，特別是面對(duì)如此大的應(yīng)收賬款規(guī)模，該企業(yè)近六年來(lái)的應(yīng)收賬款基本做到了零壞賬損失。取得如此成績(jī)，得益于企業(yè)日益完善的應(yīng)收賬款管理及信用管控體系，并始終將風(fēng)險(xiǎn)管控放在首位。以下主要介紹S企業(yè)巨額應(yīng)收賬款形成的原因及其應(yīng)對(duì)措施，希望能給其它中小企業(yè)以借鑒。

二、S企業(yè)應(yīng)收賬款形成原因及現(xiàn)狀分析

1.外部市場(chǎng)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)激烈

S企業(yè)從成立之初，主營(yíng)業(yè)務(wù)即以代理國(guó)內(nèi)外知名IT 軟硬件產(chǎn)品及系統(tǒng)集成為主，隨著我國(guó)電商網(wǎng)絡(luò)銷售的日趨完善，越來(lái)越多的IT 廠商選擇直接面向最終用戶進(jìn)行銷售。分銷及代理企業(yè)的市場(chǎng)份額在逐步縮小，這導(dǎo)致了分銷企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日益加劇。S企業(yè)為了能夠在白熱化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利位置，采取的措施之一就是允許客戶賒銷并提供比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更有誘惑力的賒銷賬期，以此來(lái)擴(kuò)大銷售額，進(jìn)而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率

作為代理商，企業(yè)每季度必須完成廠商交給的提貨任務(wù)，所以如何盡快的消化庫(kù)存，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率也成了企業(yè)必須要面對(duì)的問(wèn)題。太多的庫(kù)存不僅要增加管理費(fèi)，而且還面臨存貨貶值的風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)將存貨，采取各種優(yōu)惠的價(jià)格及信用政策轉(zhuǎn)化為應(yīng)收賬款，盡量減少存貨的管理成本及貶值風(fēng)險(xiǎn)。

3.銷售人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)

一個(gè)企業(yè)應(yīng)收賬款的規(guī)模與壞賬風(fēng)險(xiǎn)的大小，與該企業(yè)營(yíng)銷人員的自身素質(zhì)關(guān)系密切。營(yíng)銷人員特別是新加入的銷售員，自身風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不高，對(duì)合同的談判能力比較弱，在和客戶合作的過(guò)程中爭(zhēng)取不到有利條件，無(wú)形中就延長(zhǎng)了賬期。有些銷售人員自身責(zé)任感不強(qiáng)，缺乏銷售經(jīng)驗(yàn)，對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及信用情況了解不夠深入，為了完成銷售任務(wù)而盲目賒銷，忽視了應(yīng)收賬款的回收風(fēng)險(xiǎn)。

三、S企業(yè)應(yīng)收賬款管理的具體措施

（一）事前防范措施

1.建立健全客戶信用管理政策及等級(jí)評(píng)價(jià)體系

企業(yè)在應(yīng)收賬款發(fā)生之前，會(huì)根據(jù)客戶的實(shí)地調(diào)查情況、工商信息、財(cái)務(wù)狀況及客戶在公司的銷售歷史數(shù)據(jù)等資料對(duì)客戶進(jìn)行綜合信用評(píng)分，根據(jù)評(píng)分高低將客戶分為AA、A、B、C 四等級(jí)，根據(jù)客戶等級(jí)給予不同的賒銷賬期及信用額度。對(duì)信譽(yù)好的客戶給予較長(zhǎng)的賬期及信用額度，信用差的客戶則對(duì)其限制供貨，或?qū)嵭邢雀跺X(qián)后供貨方式，以減少企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。每年度結(jié)束后會(huì)再根據(jù)客戶在公司的歷史銷售額、應(yīng)收賬期規(guī)模、超期情況等，并結(jié)合客戶最新工商信息及財(cái)務(wù)狀況等更新客戶等級(jí)及授信情況。

2.加強(qiáng)合同審批控制

制定銷售合同的審批流程，對(duì)發(fā)生的每筆業(yè)務(wù)必須訂立銷售合同。公司合同章及公章由專人保管，對(duì)所有合同必須審批后方能蓋章。為規(guī)避合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，公司根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型匹配了不同的銷售合同模板。公司規(guī)定銷售人員在和客戶合作時(shí)盡量用公司的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，客戶方起草的合同模板必須走公司特批流程，并經(jīng)公司法務(wù)及律師審核后方能使用。

3.加強(qiáng)銷售人員合同談判能力及風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)培訓(xùn)

公司每年會(huì)根據(jù)公司戰(zhàn)略、市場(chǎng)環(huán)境、客戶及銷售狀況制定培訓(xùn)方案，定期外聘專業(yè)人士舉行銷售技巧與法律知識(shí)的培訓(xùn)。對(duì)新招銷售員工，在入職培訓(xùn)時(shí)，即重點(diǎn)進(jìn)行銷售知識(shí)、合同談判及風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)培訓(xùn)。公司的企業(yè)文化中也始終把風(fēng)險(xiǎn)管理放在首位。

4.外聘專業(yè)的律師團(tuán)隊(duì)參與公司風(fēng)險(xiǎn)管理

公司常年外聘專業(yè)律師擔(dān)任公司法律顧問(wèn)，參與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，并會(huì)根據(jù)律師意見(jiàn)及時(shí)完善調(diào)整公司流程制度，對(duì)大額的或特殊的銷售合同及重大項(xiàng)目的談判，由律師全程參與，避免銷售人員因法律知識(shí)欠缺而帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

5.善用銀行資源

銀行承兌匯票的付款安全系數(shù)高，且到期前可以背書(shū)轉(zhuǎn)讓或貼現(xiàn)，貼現(xiàn)率比貸款利率低、貼現(xiàn)速度快。合同簽訂時(shí)，對(duì)一些采用銀行承兌匯票付款的客戶，會(huì)給予更長(zhǎng)的賬期、優(yōu)惠的價(jià)格等條件。同時(shí)對(duì)于大額或項(xiàng)目型合同，尾款在一年以上才能回收的，會(huì)和客戶商談將尾款改成銀行保函的形式，不僅可降低公司的資金占用，也預(yù)防了尾款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

（二）事中控制措施

1.設(shè)立應(yīng)收及風(fēng)險(xiǎn)管理崗位

設(shè)立應(yīng)收及風(fēng)控崗，由專人負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行日常管理和監(jiān)督。具體做法為每周五將應(yīng)收賬款明細(xì)及賬齡分析情況發(fā)送給各銷售部門(mén)，由銷售人員預(yù)計(jì)各應(yīng)收賬款的回收時(shí)間及超期欠款的情況說(shuō)明，并于下周一報(bào)送給應(yīng)收崗，應(yīng)收崗根據(jù)銷售預(yù)計(jì)的回款時(shí)間進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解應(yīng)收賬款的最新回款動(dòng)態(tài)。對(duì)有風(fēng)險(xiǎn)的欠款及時(shí)進(jìn)行紅黃色預(yù)警。

2.完善信息化系統(tǒng)建設(shè)

借助先進(jìn)的ERP 管理系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行實(shí)時(shí)賬齡分析及超期預(yù)警。超期客戶系統(tǒng)自動(dòng)鎖定，并停止供貨。對(duì)客戶的欠款催收分級(jí)別對(duì)待。賬期內(nèi)及超期30 天內(nèi)的由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)催收，超期30-90 天的客戶由風(fēng)險(xiǎn)管理崗啟動(dòng)跟蹤程序，并督促銷售人員做到實(shí)時(shí)跟蹤客戶情況并匯報(bào)，必要時(shí)發(fā)公司級(jí)催款函。對(duì)超期90 天以上的、惡意拖欠貨款或資金鏈出現(xiàn)問(wèn)題的客戶及時(shí)請(qǐng)律師介入，進(jìn)入法律程序，避免發(fā)生壞賬損失。

3.發(fā)揮企業(yè)服務(wù)優(yōu)勢(shì)，提高客戶滿意度

S企業(yè)以系統(tǒng)集成及客戶服務(wù)見(jiàn)長(zhǎng)，公司始終強(qiáng)調(diào)客戶即是上帝，對(duì)于每單合同，客戶的需求及滿意度高于一切。特別是對(duì)大客戶，公司還會(huì)常年派駐技術(shù)人員在客戶處辦公，以響應(yīng)客戶的實(shí)時(shí)需求。這種貼心服務(wù)也大大增加了客戶的認(rèn)可度及滿意度，無(wú)形中也加快了貨款的回收。

4.做好與應(yīng)收賬款有關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的單據(jù)收集與保管

公司不斷建立健全應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制點(diǎn)，對(duì)每筆應(yīng)收賬款從合同訂立開(kāi)始，到發(fā)貨、簽收、發(fā)票的寄送等環(huán)節(jié)都有專人跟蹤并負(fù)責(zé)回收相關(guān)單據(jù)。很好的保證了單據(jù)流的完整性，避免應(yīng)收賬款進(jìn)入法律訴訟時(shí)因單據(jù)不全陷入被動(dòng)。

（三）事后管理

1.明確應(yīng)收賬款收款責(zé)任

對(duì)于公司每筆應(yīng)收賬款，銷售經(jīng)辦人為第一收款責(zé)任人，負(fù)有主要催款責(zé)任。經(jīng)辦人部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)為第二責(zé)任人，財(cái)務(wù)合同審批崗為第三責(zé)任人，應(yīng)收賬款相關(guān)指標(biāo)與以上人員的績(jī)效考核掛鉤。例：銷售人員的獎(jiǎng)金與銷售毛利掛勾，獎(jiǎng)金發(fā)放時(shí)間須在應(yīng)收賬款回款后，扣掉超期資金占用再計(jì)算發(fā)放，有壞賬損失的直接從銷售人員毛利中扣除，這大大調(diào)動(dòng)了銷售人員催款積極性，有效避免了銷售人員因盲目追求銷售額而忽略了風(fēng)險(xiǎn)控制。

2.定期開(kāi)展對(duì)賬工作。

因公司應(yīng)收賬款規(guī)模較大，本著成本效益原則，公司每季度會(huì)對(duì)超期90 天以上及其它認(rèn)為有風(fēng)險(xiǎn)的客戶及時(shí)進(jìn)行對(duì)賬，對(duì)賬方式采用信函、郵件等客戶較易接受的方式，不僅提高了工作效率，也增加了對(duì)賬成功率。

3.應(yīng)收賬款保理

應(yīng)收賬款保理業(yè)務(wù)是把應(yīng)收賬款有條件地轉(zhuǎn)讓給銀行，銀行為企業(yè)提供資金并承擔(dān)財(cái)務(wù)管理、應(yīng)收賬款催收業(yè)務(wù)，企業(yè)可以借此回收資金，加快資金周轉(zhuǎn)。

四、思考與啟示

企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控的最終目的是提高公司收益，降低風(fēng)險(xiǎn)損失，保證企業(yè)更好的實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。在對(duì)客戶進(jìn)行信用控制時(shí)，要充分考慮企業(yè)面臨的總體市場(chǎng)環(huán)境、行業(yè)主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手狀況以及企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和戰(zhàn)略等因素，一定要妥善處理好企業(yè)發(fā)展與風(fēng)險(xiǎn)管控之間的平衡，不能舍本逐末。