10KV配網(wǎng)工程檔案管理工作的探析

文/廣東電網(wǎng)公司茂名供電局 張玉梅

一、前言

10KV配網(wǎng)工程是國家電網(wǎng)建設(shè)的一部分，是農(nóng)村電網(wǎng)改造的主要組成部分，10KV配網(wǎng)工程檔案真實(shí)地記錄了配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收竣工的全過程，做好它的管理工作可以為相關(guān)工程的施工積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。也為該配電工程在投入運(yùn)行的時(shí)候如果出現(xiàn)事故時(shí)追究事故的原因以及以后的工程改造提供了重要的依據(jù)。做好檔案的管理工作可以為電網(wǎng)的維護(hù)、檢修、提供有用的資料，也是國家加大對農(nóng)村電網(wǎng)投入的重要的文字資料。

二、10KV配網(wǎng)工程檔案的內(nèi)容

配網(wǎng)工程建設(shè)由于受投資大、建設(shè)周期較長等特點(diǎn)影響，檔案不僅數(shù)量大而且種類繁多，由于10KV配網(wǎng)工程建設(shè)與改造項(xiàng)目的施工周期往往較短，而且多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)施工的現(xiàn)象也比較多，施工地點(diǎn)分散等原因，所以資料收集較為困難，要求檔案管理者要具有較強(qiáng)的責(zé)任心。要認(rèn)真了解工程的進(jìn)度，完整收集體現(xiàn)了配網(wǎng)工程建設(shè)中各類有價(jià)值的的文字、合同資料。10KV配網(wǎng)工程的資料按照不同的施工階段可以分為以下幾個(gè)點(diǎn)收集整理。（如圖1）

三、10KV配網(wǎng)工程建設(shè)檔案工作的原則及管理中遇到的問題

工程建設(shè)是10KV配網(wǎng)工程檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與終點(diǎn)，檔案管理工作隨著工程建設(shè)的展開而開始又隨著建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)束而終結(jié)。它是工程建設(shè)順利進(jìn)行的有力保證，專業(yè)性與服務(wù)性是它的主要特征。也是對工程進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)重要的技術(shù)保障。

（一）對工程檔案實(shí)行統(tǒng)一管理

由于10KV配網(wǎng)工程的施工現(xiàn)場經(jīng)常處于鄉(xiāng)鎮(zhèn)，施工的線路較多，一個(gè)施工單位負(fù)責(zé)一條線路的施工，單條線路的施工時(shí)間比較短，但是施工的總體時(shí)間較長，由于施工中涉及的施工單位較多，所以施工中涉及的文件數(shù)目管理的檔案的數(shù)量也會(huì)較多。需要檔案管理人員在工作中以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作精神收集工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件，確保能夠全面、準(zhǔn)確的收集工程文件，并對收集到的文件按照集中的原則進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照檔案管理工作辦法，對收集到的文件進(jìn)行精確地分類，為工程建設(shè)部門能夠有效地運(yùn)用相關(guān)材料提供有力保證。

（二）檔案管理過程中遇到的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，管理體制的健全對施工單位的檔案管理工作的要求也越來越高，但是由于10kv配電網(wǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目的資金投入并不高，施工建設(shè)的施工周期也不長，參與施工建設(shè)的施工單位的素質(zhì)也不高，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對施工建設(shè)產(chǎn)生的文件沒有進(jìn)行有效地管理，施工監(jiān)理部門也忽視了對施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。致使工程竣工及驗(yàn)收工作受到影響。

四、對10KV配網(wǎng)工程建設(shè)檔案進(jìn)行有效的管理

10KV配網(wǎng)的建設(shè)關(guān)系到地方的經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程與居民生活質(zhì)量的提高，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)發(fā)展的必要條件，隨著國家對農(nóng)村配電工程建設(shè)的關(guān)注，這方面的工程建設(shè)與改造會(huì)越來越多，要加強(qiáng)對施工工程建設(shè)的管理，建設(shè)出高質(zhì)量的惠民工程就要重視10KV配網(wǎng)工程檔案的管理，做好這方面的工作做好以下幾點(diǎn)：

（一）建立專門的工作小組，對施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督

要從全局的角度出發(fā)綜合協(xié)調(diào)檔案管理工作，通過建立專門的領(lǐng)導(dǎo)工作小組。對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度及協(xié)調(diào)安排完善檔案管理制度，并把制度的實(shí)施落實(shí)到個(gè)人，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制由領(lǐng)導(dǎo)主抓施工檔案管理工作，明確工程建設(shè)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全相關(guān)制度，并且監(jiān)督相關(guān)單位的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

（二）要從整體的角度進(jìn)行檔案的管理

檔案管理工作的最終目的是為施工工程服務(wù)，為確保工程的順利實(shí)施，就需要從這個(gè)角度去解決檔案管理問題、加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，要及時(shí)、完整的把工程施工從準(zhǔn)備階段到施工驗(yàn)收階段的資料集中到一起。并且把這些資料精心整理、匯編。為這些資料能夠?yàn)轫?xiàng)目竣工驗(yàn)收以及今后的電網(wǎng)檢修與改造中發(fā)揮積極的作用。

表1 配網(wǎng)工程檔案主要資料收集類目

（三）加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

目前施工單位的檔案管理人員都是由施工人員兼職，這些人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)對檔案管理工作方面的業(yè)務(wù)并不熟悉及了解且不能勝任目前檔案管理工作的要求，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與專業(yè)化必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，對檔案管理人員實(shí)行持證上崗制度，在上崗前要主動(dòng)參加相關(guān)部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且經(jīng)過考核合格后頒發(fā)資格證書，才可以持證上崗，上崗后還要參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要，并且能夠把所學(xué)的知識靈活的運(yùn)用到生產(chǎn)實(shí)踐中，及時(shí)與相關(guān)單位或者部門進(jìn)行溝通、傳達(dá)檔案管理的要求及辦法及時(shí)收集整理施工材料，使檔案管理工作有序進(jìn)行，提升檔案管理效率提高檔案管理水平。

（四）建立健全規(guī)章制度實(shí)行規(guī)范化管理

想要做好檔案管理工作就要從項(xiàng)目立項(xiàng)之初抓起，在項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候就做好檔案管理的布置、準(zhǔn)備工作，落實(shí)檔案管理設(shè)備的添置、管理檔案的工作人員以及庫房建設(shè)等問題，并且提出檔案管理方面的具體要求，為檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化需要對檔案管理制度進(jìn)行改革，制定嚴(yán)謹(jǐn)、完善的檔案管理制度。第一，明確項(xiàng)目歸檔文件的具體范圍、施工項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，并且把這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)到各個(gè)施工建設(shè)單位，以此為標(biāo)準(zhǔn)開展工程檔案管理工作。第二，盡早介入檔案收集整理工作，要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，在工程立項(xiàng)的時(shí)候就要積極主動(dòng)地與工程建設(shè)單位協(xié)商、溝通，將檔案管理的要求與目標(biāo)以及檔案管理的重要性準(zhǔn)確、詳細(xì)的傳達(dá)給施工單位，引起施工單位的重視，從而保證施工工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。第三，加強(qiáng)對工程檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制。負(fù)責(zé)施工工程質(zhì)量監(jiān)督的監(jiān)理工程師不僅要檢驗(yàn)、監(jiān)督施工工程質(zhì)量問題，同時(shí)也要檢查施工單位的檔案管理是否合格，是否將工程立項(xiàng)之初到當(dāng)前施工進(jìn)程中形成的文件與合同等材料進(jìn)行完整、準(zhǔn)確地收集，以督促施工單位認(rèn)真對待與完成檔案管理工作，為施工驗(yàn)收結(jié)算提供有力的依據(jù)。

（五）擴(kuò)大文件收集范圍，重視電子文件的整理、收集

應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的應(yīng)用程序操作的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練使用電子辦公軟件在檔案管理中可以把施工工程中產(chǎn)生的圖紙、合同、以及相關(guān)材料、文件目錄等資料轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式保存，為施工人員使用相關(guān)材料帶來方便。實(shí)現(xiàn)工作方式的轉(zhuǎn)變。由過去的整理、保存紙質(zhì)的文本材料轉(zhuǎn)化為用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、整理電子材料，資料的使用、整理、歸檔與分類都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，方便的人們對資料的利用與管理，便于工程信息的交流，有利于先進(jìn)的技術(shù)成果的推廣，加快了信息的流通。

（六）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

不隨意修改、偽造工程施工資料。檔案管理人員要具有高度的責(zé)任心，遵守職業(yè)道德，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，收集能夠真實(shí)地反映配網(wǎng)工程施工建設(shè)的過程以及結(jié)果的文件資料，確保收集的資料沒有經(jīng)過擅自修改或者是偽造的虛假文件，或是事后補(bǔ)充的文件。保證文件的合法性。

五、結(jié)語

10KV配網(wǎng)工程的檔案管理工作，是10KV配網(wǎng)工程施工必不可少的一部分，為工程的建設(shè)、施工的順利進(jìn)行發(fā)揮著重要的作用，想要在工程施工中充分的發(fā)揮檔案管理工作的作用，就要對檔案室科學(xué)、規(guī)范有效的管理，不斷的提升檔案管理的水平，把先進(jìn)的檔案管理手段引入到項(xiàng)目建設(shè)檔案資料的管理中，改變過去落后的管理方法與手段，加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，提高檔案的利用效率使檔案管理工作能夠更好地為工程施工建設(shè)服務(wù)，為電網(wǎng)在今后的運(yùn)行工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]諸葛絮.應(yīng)加強(qiáng)配電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理.浙江檔案2010(12).

[2]勵(lì)文雅.淺析電力工程檔案管理新思路[J].城市建設(shè)理論研究2011(17).