高校電子檔案數(shù)據(jù)采集研究

文/廣東金融學(xué)院 藍慶洪

高校電子檔案已成為高校檔案管理工作中非常重要的一個部分，目前國內(nèi)大多數(shù)高校都已使用上了檔案管理軟件，這些檔案管理軟件基本都提供了檢索、報表打印、套打和批量處理功能，基本實現(xiàn)了機讀目錄管理，個別高校正在進行部分電子原文管理、多媒體文件管理和常用檔案數(shù)字化嘗試。隨著辦公自動化系統(tǒng)的健全，以及高校其它功能軟件的普及，形成了數(shù)量越來越多、種類也越來越多的電子文件，同時對檔案利用服務(wù)也提出了越來越高的要求，而就目前大多數(shù)高校正在使用的檔案管理軟件來講，已完全不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，存在的弊端也越來越明顯。如何高效的做好電子檔案的采集已成為檔案管理中一項非常重要的亟待研究和解決的問題。

數(shù)據(jù)采集主要是對（數(shù)據(jù)管理模塊中）文件管理、現(xiàn)行文件、OA系統(tǒng)、本地指定位置文件的數(shù)據(jù)進行采集及向部門進行采集檔案數(shù)據(jù)的過程。功能主要包括增加、刪除、修改、查看、打印、批量采集、插件、高級查詢、排序設(shè)置、EXCE導(dǎo)出、非法數(shù)據(jù)檢索、歸檔、歸檔日志、導(dǎo)入OA、遷移到文件管理、提取文件管理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查重，日期轉(zhuǎn)換、文件編號標(biāo)準(zhǔn)化、批量修改、批量替換、批量增加、數(shù)據(jù)匯總、導(dǎo)入EXCEL、導(dǎo)入XML等，并可提交至審核模塊進行審核。

現(xiàn)就高校電子檔案采集中存在的問題及解決方法作一些研究。

一、高校電子檔案采集的存在問題

（一）數(shù)據(jù)收集困難

隨著高校系統(tǒng)信息化建設(shè)的不斷深入，高校內(nèi)部相繼實現(xiàn)了無紙化辦公。在高校各部門中，已經(jīng)建立了眾多類似于科研管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)之類的各種單功能信息系統(tǒng)，而且這種信息系統(tǒng)的數(shù)量還在持續(xù)不斷增加當(dāng)中。同時各單機電腦中也存有大量的電子文件和檔案數(shù)據(jù)，但由于之前的檔案管理系統(tǒng)沒有制作OA接口，或者建立的OA接口與OA本身標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒辦法進行銜接，從而導(dǎo)致這些檔案數(shù)據(jù)大多無法及時歸檔，而高校長期使用的傳統(tǒng)文件收集模式也不能很好地實現(xiàn)對這些電子文件的收集和歸檔，以致不少具有重要參考價值的電子文件丟失。

（二）電子文件無序化管理嚴(yán)重

在信息化時代，電子文件的格式多種多樣（政府部門間也沒有形成一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式），同時由于電子文件的處理系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)不統(tǒng)一，信息的提取、檢索方式也不統(tǒng)一，造成了電子文件集中管理后出現(xiàn)兼容性較差的問題，這不僅影響著電子文件的長期可讀性和長期有效性，甚至造成了存儲的文件材料和其他檔案信息材料無法讀取利用，不僅造成了較為嚴(yán)重的資源浪費，影響著高校自身的發(fā)展，也在很大程度上造成了現(xiàn)有系統(tǒng)的不穩(wěn)定，從而更加影響著檔案價值的發(fā)揮。

二、電子檔案采集的解決方法

檔案管理系統(tǒng)首先必須對數(shù)據(jù)進行采集，檔案管理人員把采集回來的數(shù)據(jù)進行處理形成檔案材料，并通過開放功能把歸檔后的檔案材料提供給利用者進行利用。

由圖1可以看出，檔案管理系統(tǒng)的三個功能模塊（檔案管理功能、業(yè)務(wù)處理功能及數(shù)據(jù)利用功能）是相對獨立同時也相互聯(lián)系的，采集回來的數(shù)據(jù)首先需要進行整理編目并歸檔，然后才能對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、開放利用，最終變成利用者可直接利用的檔案數(shù)據(jù)，如圖2。

采集是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，包含了文件收集和檔案收集。在電子化越來越普及的今日，檔案的存儲方式也發(fā)生了許多的變化，新形勢下的檔案管理系統(tǒng)，必須提供各種形式的數(shù)據(jù)采集功能。

（一）向各部門進行數(shù)據(jù)采集

高校檔案有自己的特點，涉及的部門多，比較雜，而往往非常有意義的檔案材料就分散在各基層部門，同時，由于基層事務(wù)多，若歸檔不及時，容易造成檔案材料丟失現(xiàn)象，因此，需要一種檔案管理系統(tǒng)，它讓各部門檔案員在檔案形成之時就能將材料及時歸檔，同時，也能免于部門檔案員在檔案收集通知發(fā)布之時激增的工作量。這就要求高校檔案管理系統(tǒng)必須具備向部門采集檔案材料的功能，要求檔案管理系統(tǒng)必須具有檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除功能，能夠具備部門檔案導(dǎo)入和掃描文件等各種數(shù)據(jù)輸入功能，如圖3所示。

（二）與高校OA辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接，以采集辦公自動化下的大量電子文件

由于不同單位辦公自動化（OA）系統(tǒng)開發(fā)商不同、組織形式不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，高校檔案管理系統(tǒng)需要通過定義好的打包、接收接口程序?qū)@些系統(tǒng)的檔案目錄和電子文件進行收集，收集的過程與傳統(tǒng)的收集方式不同，傳統(tǒng)的收集方式需要檔案收集人員廣泛接觸各立檔機構(gòu)和組織，過程中會遇到很多問題，現(xiàn)在，由于檔案的存儲方式改變，已能實現(xiàn)根據(jù)收集系統(tǒng)建立時與各立檔單位的達成檔案收集約定，通過固定的步驟完成收集工作，并由系統(tǒng)自動檢測檔案的完整性。同時新檔案管理系統(tǒng)必須具備掃描圖像壓縮和還原程序，應(yīng)提供相應(yīng)的工具和文檔檔案系統(tǒng)和直接掃描原文的接口，與OA接口對接時應(yīng)保證數(shù)據(jù)的有效接收和格式轉(zhuǎn)換，對文字、圖像、多媒體等各種格式電子文件以及紙質(zhì)文件材料能直接掃描存儲到檔案系統(tǒng)中，并可以對原文數(shù)據(jù)的進行加密和壓縮。

圖1

圖2

圖3

（三）強化數(shù)據(jù)審核

審核是指應(yīng)用各種規(guī)則來辨別缺失、無效或不一致的數(shù)據(jù)。審核的目的是保證采集回來的檔案數(shù)據(jù)符合檔案管理的規(guī)范。它包括數(shù)據(jù)有效性的審核及數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性審核。數(shù)據(jù)有效性的審核，主要是指對非法數(shù)據(jù)的審核，這可以在數(shù)據(jù)錄入的時候通過錄入有效性進行審核，對于不符合要求的數(shù)據(jù)信息要求不能進行保存，并提示相應(yīng)的規(guī)則，像對文件形成日期不能晚于當(dāng)天（不包括當(dāng)天）、電子文件格式等審核就是數(shù)據(jù)有效性的審核。數(shù)據(jù)錄入規(guī)范性審核主要是指對采集回來的檔案數(shù)據(jù)錄入是否符合檔案管理要求等方面進行的審核，像對檔案完整性、錄入格式是否規(guī)范等進行的審核便是規(guī)范性進行的審核，對于不符合檔案要求的數(shù)據(jù)信息必須退回，這種審核一般由檔案館工作人員手工完成。

（四）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口

就高校本身來講，最主要的接口就是與OA系統(tǒng)接口。按照電子文件歸檔的要求，檔案系統(tǒng)自動采集OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)，采用標(biāo)準(zhǔn)接口進行數(shù)據(jù)交換，提高接口的耦合度。檔案管理人員根據(jù)國家檔案局提供的歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)把要移交到檔案室的OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)（包括條目和原文）打包成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)包，這里提交的原文數(shù)據(jù)可以以CEB格式存在，具有不可修改性。如果網(wǎng)絡(luò)連接的情況下OA系統(tǒng)把本方案規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)據(jù)文件包發(fā)送到指定的計算機目錄下，如果網(wǎng)絡(luò)是物理隔離的情況則處室檔案管理員要通過移動存儲介質(zhì)（U盤）把標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)包拷到接收程序所在的服務(wù)器上。接收接口程序到系統(tǒng)指定位置獲取OA數(shù)據(jù)包，接口程序按元數(shù)據(jù)的接口規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)通過調(diào)用解析引擎分析各數(shù)據(jù)的格式，系統(tǒng)按相應(yīng)的OA系統(tǒng)模板解開數(shù)據(jù)包，然后利用合法性檢驗?zāi)K對導(dǎo)入數(shù)據(jù)逐項檢驗，進行三性驗證，自帶的殺毒軟件進行病毒檢測，通過的將移交至檔案管理的未歸管理模塊中(待審核庫)，然后檔案管理員對未歸管理的數(shù)據(jù)進行接收審核。

檔案管理中，采集是很關(guān)健的一步，采集回來的數(shù)據(jù)完整與否直接決定著檔案材料的價值高低，而數(shù)據(jù)管理本身科學(xué)與否，則決定了檔案查找及利用效率的高低。因此如何實現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)采集，充分保證電子文件的真實性、有效性和完整性，就顯得非常重要，這也是高校檔案管理研究和發(fā)展的現(xiàn)實要求。

[1]藍慶洪.“探索數(shù)字金融檔案建設(shè)”[J]中小企業(yè)管理與科技,2012年6-7.

[2]張鯤.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].大連海事大學(xué),2011.