基于SWOT分析法的農民工檔案信息化建設

文/貴州民族大學國有資產管理處 劉自慶

農民工為我國現(xiàn)代化和城鎮(zhèn)化發(fā)展做出了較大的貢獻，然而其檔案管理工作目前還沒有得到應有的重視?！稗r民工檔案管理工作滯后會影響農村勞動力資源的進一步開發(fā)，也使農民工合法權益存在被侵犯的隱患”。①本文利用SWOT分析法，對與農民工檔案管理密切相關的因素進行優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅分析，從中得出一些結論，為規(guī)范農民工檔案管理、提高農民工檔案信息利用效果，保護農民工的合法權益提供參考與借鑒。

一、識別SWOT的關鍵因素

農民工檔案信息化建設的關鍵因素比較復雜，主要包括農民工內部分化職業(yè)類別多、信息很豐富、農民工管理工作復雜、管理部門缺乏溝通、農民工管理內容富有動態(tài)性等幾個方面的問題。

（一）農民工檔案管理信息化復雜

1.農民工職業(yè)類別多，信息豐富。農民工群體并不是鐵板一塊，而是內部分化明顯，職業(yè)門類眾多，大多在建筑業(yè)、制造業(yè)、服務業(yè)、環(huán)衛(wèi)業(yè)等行業(yè)工作。農民工工作地點的變化性大，個人所從事的職業(yè)類別變動不居，這樣造成農民工的檔案信息異常豐富和復雜。

2.農民工檔案管理工作復雜，管理部門缺乏溝通。目前，各地關于農民工檔案管理工作復雜，發(fā)展水平也不相同。檔案管理內容不一樣，或側重務工、社保檔案，或側重健康、醫(yī)療檔案，重復建檔、簡單建檔的現(xiàn)象普遍存在。②此外還存在建檔部門互不溝通，檔案資源很難實現(xiàn)共享，導致人力、物力和財力的極大浪費。

3.農民工檔案管理內容富有動態(tài)性和變化性。農民工屬于流動人口，由于沒有城鎮(zhèn)戶口，職業(yè)變動較頻繁，這些導致了農民工檔案管理富有變化性和動態(tài)性的特點。

（二）農民工檔案管理信息化關鍵因素識別

針對農民工檔案信息化建設的復雜性，可以從以下兩方面對其進行關鍵因素識別。一方面是硬件，包括技術支持、資金資助、人才培養(yǎng)等；另一方面是指軟件建設，包括管理的制度環(huán)境、技術規(guī)范、管理機制和運行機制等。（見表1）

二、農民工檔案信息化建設的SWOT分析

（一）優(yōu)勢

1.設備設施的優(yōu)勢。基礎設施的完備與否是農民工檔案信息化管理的前提條件。農民工檔案管理部門可以借助城鎮(zhèn)的人事檔案管理器材和管理設備逐步實現(xiàn)數(shù)字化辦公，如運用已具規(guī)模的城市市民人事檔案管理網絡設備為農民工檔案管理信息化建設提供物質保障。

2.檔案專業(yè)人才的豐富。全國近三十多所高校開設了檔案學專業(yè)，其中有近三分之一的學校擁有檔案學碩士點，這些高校為農民工檔案信息化建設提供了高素質的專門人才。這是農民工檔案信息化建設在人才和專業(yè)知識方面的優(yōu)勢。

3.檔案業(yè)務管理的優(yōu)勢。由于城鎮(zhèn)市民檔案管理工作比較規(guī)范。城市市民關于檔案信息化建設的機構設置、管理理念、管理程序、管理原則、管理方法、管理過程、管理實效等能為農民工檔案信息化建設提供業(yè)務優(yōu)勢。

表1

（二）劣勢

1.農民工內部構成復雜，組織分散增加了建檔的難度。由于農民工數(shù)量龐大，國家統(tǒng)計局發(fā)布監(jiān)測調查報告稱，2012年我國農民工總量達到26261萬人，比上年增加983萬人。③這樣龐大的人口數(shù)量增加了建檔的難度。

2.農民工檔案管理主體多樣，影響了檔案交接的難度。目前，農民工檔案信息化建設工作引起了衛(wèi)生部、農業(yè)部、國家檔案局等部門的重視，但是還缺乏一個統(tǒng)一的管理部門。此外，各地的農民工檔案建設模式都不一致，有的由檔案部門負責、有的由農民工所在農村的行政部門負責，有的由農民工打工的城市行政部門負責，這樣造成了分管農民工檔案部門之間的溝通困難，增加了檔案交接的難度。

3.農民工檔案資源得不到有效的利用，缺乏信息化動力機制。盡管各個地方，各個部門嘗試收集了農民工部分檔案資料，但由于管理環(huán)節(jié)和管理部門較多，缺乏信息化的整合機制和動力機制，造成了農民工檔案資源得不到合理配置和有效使用。

4.針對農民工情況的檔案系統(tǒng)軟件開發(fā)不夠，缺乏共享性。雖然各個部門如衛(wèi)生部門、勞動和社會保障部門、企業(yè)和社區(qū)等都在積極建立農民工的醫(yī)療檔案、人生檔案、民生檔案和工作檔案，但是這些檔案信息缺乏整合，缺乏綜合性的專門針對農民工群體的檔案信息軟件。由于各個部門所運用的檔案管理軟件不一致，造成了地區(qū)間、部門間農民工檔案信息的分散、資源共享性較差。

5.缺乏先進的農民工檔案管理理念。由于農民工檔案管理工作起步較慢，對農民工檔案管理多借助城鎮(zhèn)現(xiàn)有的人事檔案管理理念，缺乏針對農民工實際情況的管理模式和先進管理理念。

（三）機會

1.我國的信息化環(huán)境較好。目前我國在信息基礎設施的建設方面加大了力度，無紙化辦公系統(tǒng)的運用、電子政務的開通等為農民工檔案信息化網絡建設和數(shù)字化發(fā)展奠定了物質基礎。此外，國家針對信息化服務而頒布的各種法律和制度也為農民工檔案管理信息化提供良好的環(huán)境。

2.現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和更新步伐加快?，F(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，新技術的更新?lián)Q代的時間越來越短，為檔案信息化發(fā)展提供了良好的機會。計算機技術在檔案的編目、資料的整理、信息的查詢和共享方面提供了諸多便利。

3.檔案管理信息化的制度規(guī)范越來越完備。我國制定了一系列的制度文本和政策方針來保護檔案電子文件的安全，如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等文件的頒布和實施。

（四）威脅

1.信息安全問題。信息時代，巨大而豐富的信息量、獲取信息的快捷性為人們獲得信息提供了便利，但同時由于互聯(lián)網的發(fā)展，病毒的入侵成為可能，信息的安全性和風險性也成為我們要面對的一個重要問題。

2.農民工檔案管理處于分割分散狀態(tài)。農民工檔案管理信息化的系統(tǒng)工程建設需要動員和協(xié)調各個地區(qū)、各個部門的工作，在信息的輸入、儲存、傳遞、變更等多個環(huán)節(jié)方面建立一個綜合工程網絡。

三、加快農民工檔案信息化建設的對策

（一）利用對策

首先，充分利用政府對農民工問題的高度重視，鼓勵和引導各個主體對農民工檔案信息化問題予以重視。實施輸出地農民工檔案管理模式的地區(qū)要充分借助村級和縣級人事檔案管理設備設施為農民工檔案管理信息化提供設備和技術平臺。實施輸入地農民工檔案管理模式的地區(qū)要充分重視企業(yè)、社區(qū)以及政府各部門的力量，建立起統(tǒng)一的農民工檔案信息交流網絡。其次，要積極借助檔案專業(yè)人才的力量，提高檔案從業(yè)人員的素質。

（二）補充對策

要積極引進或研發(fā)一些功能完善的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮成熟技術的支撐作用，建立一種多元動態(tài)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。此外，要增強網絡系統(tǒng)的安全性，打破區(qū)域分割，建立便利的農民工檔案管理系統(tǒng)，便于用人單位和相關部門能高效方便地得到必需的信息。同時在資金的使用上，要積極采取措施，爭取多方面的資金資助，為農民工檔案管理信息化建設籌集到足夠的資金。

（三）內部對策

從提高農民工檔案管理信息化內部對策來看，主要是從制度創(chuàng)新角度實施農民工檔案管理，打破原來的一些管理理念和管理思路，打破原來的人事檔案管理的舊思想和舊框框，引進市場機制，充分認識自身的實際，制定適宜的信息化規(guī)劃，健全內部管理機制，避免農民工檔案管理的多頭和分散狀況，避免檔案資源的閑置和浪費，建立健全的檔案信息資源共享體系，實施農民工檔案管理的分類體系，提高農民工檔案的利用效率。

（四）外部對策

在外部對策方面主要是完善信息采集途徑，拓廣檔案管理的信息化覆蓋面。充分動員政府各部門和企業(yè)的力量，建立一個健全的檔案管理體系和服務體系。在信息采集方面，爭取外界多部門的幫助，形成一個快捷、合理、高效、完備的信息采集系統(tǒng)，使采集到的農民工信息盡可能完整和真實。政府和各行政部門完善網絡硬件和設施，健全網絡運行的制度環(huán)境和安全環(huán)境，消除信息安全隱患，提高處理和分辨信息的水平。

注釋：

①宋秀英，劉旭東.市場經濟條件下的農民工檔案管理模式探討[J].檔案，2011（4）：51

②成杏麗.關于農民工檔案范疇歸屬及其建設的思考[J].蘭臺世界，2009（13）：27

③人民網：http://politics.peop le.com.cn/n/2013/0527/c1001-21627249.html.