淺析新時(shí)代下寧夏高校外事檔案管理對(duì)策

田靜

摘 要：新時(shí)代下，隨著高等學(xué)校的不斷發(fā)展與改革，外事活動(dòng)日益頻繁和深入，形成并留存了大量具有重要意義的檔案資料，這些資料展現(xiàn)著高校發(fā)展與改革的真實(shí)印跡，是學(xué)校寶貴的文化財(cái)富。因此，寧夏高校需要做好外事工作中各種檔案的收集和管理，進(jìn)一步提升外事檔案管理的水平和效率。本文分析了新時(shí)代下寧夏部分高校在外事檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：寧夏高校 外事檔案 改進(jìn)對(duì)策

外事檔案工作是高校工作中不可或缺的一項(xiàng)工作，做好外事工作中各種檔案的收集和管理工作是寧夏各高校的重要職責(zé)。新時(shí)代下，如何準(zhǔn)確地把握高校外事檔案管理的科學(xué)內(nèi)涵和地位，進(jìn)一步提升外事檔案管理的水平和效率，是我們寧夏外事檔案工作者面臨的使命和責(zé)任。

一、加強(qiáng)高校外事檔案管理工作的意義

高校外事檔案是學(xué)校發(fā)展與改革的珍貴財(cái)富，有力展現(xiàn)著高校發(fā)展與改革的真實(shí)印跡。我們檔案工作者可以有效利用現(xiàn)有的外事檔案資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有效決策提供必要的檔案信息，指導(dǎo)學(xué)校起草新的外事工作文件、制訂新的外事工作規(guī)劃，充分發(fā)揮參謀助手作用。在學(xué)校各類評(píng)估認(rèn)證中，外事檔案可以有效展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和資源，用事實(shí)和數(shù)據(jù)為評(píng)估加分。在高校學(xué)科建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和辦學(xué)影響力提升上，外事檔案可以廣泛宣傳學(xué)校學(xué)科和人才隊(duì)伍建設(shè)成就，提升學(xué)校的社會(huì)知名度和影響力，同時(shí)可以較好地豐富校園文化，創(chuàng)造一定的社會(huì)效益和良好的經(jīng)濟(jì)效益。所以，新時(shí)代下，加強(qiáng)寧夏高校外事檔案管理工作，進(jìn)一步提升外事檔案管理的水平和效率具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、寧夏高校外事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

近年來(lái)，社會(huì)各界對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度不斷增強(qiáng)，寧夏高校外事檔案管理工作面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇，管理質(zhì)量和水平一直在穩(wěn)步提升。然而，寧夏各高校外事檔案管理工作水平不平衡、不充分的問(wèn)題依然存在，各高校普遍存在管理制度不夠完善等問(wèn)題，不能很好地發(fā)揮外事檔案在服務(wù)高校教學(xué)、科研、對(duì)外合作交流、人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)等方面的作用，制約著寧夏高校外事檔案管理的良性發(fā)展。

（一）部分寧夏高校檔案管理制度還不夠完善

教育部等相關(guān)部門對(duì)高校外事檔案管理工作出臺(tái)了一些規(guī)定，如外事檔案材料必須實(shí)施統(tǒng)一管理，要保證其系統(tǒng)性、完整性、安全性、準(zhǔn)確性，以便服務(wù)于后續(xù)開(kāi)發(fā)利用。然而現(xiàn)實(shí)情況是，寧夏仍有部分高校沒(méi)有嚴(yán)格遵循這些外事檔案管理規(guī)范，對(duì)于一些重大外事活動(dòng)相關(guān)的檔案收集、整理、歸檔等比較隨意且沒(méi)有設(shè)置專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，導(dǎo)致一些寶貴的外事檔案材料丟失、漏歸，甚至成了個(gè)別人的私有財(cái)產(chǎn)，嚴(yán)重影響檔案后續(xù)查詢、借閱，進(jìn)而給相關(guān)部門造成不必要的麻煩和損失。

（二）部分寧夏高校外事檔案信息化建設(shè)資源投入不足

在寧夏高校踐行外事檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程中，需要持續(xù)不斷地投入建設(shè)資金、軟件研發(fā)、硬件匹配、人員技能提升等相關(guān)配套資源。在前期大量投入的同時(shí)，仍需要在相關(guān)資源投入使用運(yùn)行之后，再投入后續(xù)資金用于相應(yīng)的維護(hù)、升級(jí)和改造。而當(dāng)前寧夏部分高校在外事檔案信息化建設(shè)資源方面存在投入度不足的情況，而且寧夏各高校在資金等資源的使用投向?qū)用妫鼉A向于將相關(guān)的資源向招生、擴(kuò)建、科研等方面進(jìn)行傾斜，究其原因在于這類投入能夠使高校獲得明顯的辦學(xué)效益，而此種傾斜性投入也直接導(dǎo)致寧夏部分高校的資金投向此消彼長(zhǎng)，難以或不愿顧及外事檔案資源信息化建設(shè)，進(jìn)而制約了寧夏高校檔案資源信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

（三）部分寧夏高校外事檔案管理手段落后

寧夏是全國(guó)互聯(lián)網(wǎng)+教育試點(diǎn)區(qū)，目前正在大力開(kāi)展人工智能等信息化建設(shè)，建立智慧型數(shù)字化外事檔案管理模式成為新時(shí)代下高校檔案管理工作發(fā)展的必然選擇，更是提升寧夏高校外事檔案管理水平的有效抓手。但是，目前寧夏部分高校內(nèi)部的外事檔案管理手段落后，外事檔案管理工作主要依賴傳統(tǒng)的人力資源，各種先進(jìn)的管理手段不能及時(shí)有效地得到使用，導(dǎo)致外事檔案工作者在完成歸檔、立卷、上架、保管等工作時(shí)“事倍功半”。寧夏高校的外事檔案管理人員往往將主要精力用在應(yīng)對(duì)常規(guī)的檔案管理工作，沒(méi)有多余時(shí)間考慮管理工作的改革創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理工作與高校外事工作不能無(wú)縫對(duì)接，使得外事檔案的利用價(jià)值得不到有效發(fā)揮。

（四）部分寧夏高校外事檔案管理人員專業(yè)水平仍需提升

寧夏高校外事檔案的整理、歸檔、立卷工作大部分由對(duì)外合作交流處或合作辦學(xué)處負(fù)責(zé)，然而現(xiàn)階段這些部門絕大多數(shù)都沒(méi)有設(shè)置專職的檔案管理人員，這些工作任務(wù)大都由辦公室工作人員兼職完成。而外事檔案管理工作專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，由兼職人員完成本身存在困難，且寧夏大多數(shù)高校都不具備開(kāi)展檔案專業(yè)技術(shù)能力提升培訓(xùn)的條件，僅依靠自治區(qū)檔案局每年舉辦的一兩次檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，致使高校檔案工作者在處理外事檔案管理工作時(shí)方法相對(duì)單一，面臨能力和水平不足的問(wèn)題，導(dǎo)致部分外事檔案收集管理工作流于形式，致使外事檔案管理的效率和水平受到制約，也影響著外事檔案管理的價(jià)值提升，進(jìn)而影響了寧夏高校外事檔案管理工作的整體發(fā)展水平。

三、寧夏高校外事檔案管理對(duì)策

針對(duì)新時(shí)代下，寧夏高校在外事檔案管理中存在的主要問(wèn)題，筆者認(rèn)為寧夏高校應(yīng)積極規(guī)劃設(shè)計(jì)，進(jìn)一步健全相應(yīng)的外事檔案管理規(guī)章，加大外事檔案資金扶持力度，加大先進(jìn)的數(shù)字化智能化檔案管理技術(shù)的使用，提升外事檔案管理人員工作能力，真正做到有規(guī)劃、有落實(shí)，不斷優(yōu)化提高外事檔案的使用價(jià)值，使外事檔案為寧夏高校的改革發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)。

（一）進(jìn)一步健全相應(yīng)的外事檔案管理規(guī)章

寧夏高校應(yīng)立足學(xué)校實(shí)際，從人員機(jī)制上，挑選具有一定專業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)人員，建立合理的考核機(jī)制，對(duì)于檔案管理人員實(shí)行明確的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲制度。當(dāng)外事檔案管理人員在工作方面表現(xiàn)出色或者有創(chuàng)新思路和成果時(shí)，應(yīng)及時(shí)給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其為外事檔案管理更好地服務(wù);當(dāng)其出現(xiàn)懈怠和面臨工作瓶頸時(shí)，要盡可能地幫助其重振精神，以便更好地去做好本職工作。此外，應(yīng)進(jìn)一步完善自身的外事檔案管理工作的相關(guān)制度，明確各事項(xiàng)管理責(zé)任和義務(wù)，不斷創(chuàng)新外事檔案工作的機(jī)制體制。第一，明確外事檔案管理?xiàng)l例內(nèi)容。結(jié)合國(guó)家和自治區(qū)相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步完善學(xué)校外事檔案管理基本條例，提高管理人員對(duì)基本條例相關(guān)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，保證工作規(guī)范有序開(kāi)展。第二，明確外事檔案管理各項(xiàng)工作的注意事項(xiàng)。按照規(guī)定程序規(guī)定時(shí)間，完成外事檔案信息的收集、整理、保管和高效使用。第三，明確外事檔案涉及的具體內(nèi)容。建立外事檔案信息一覽表，既便于信息的收集和篩選，也能確保信息管理和使用的完整性。第四，明確制度管理的責(zé)任機(jī)制。做到“誰(shuí)審核、誰(shuí)整理、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的倒查機(jī)制。如發(fā)生檔案內(nèi)容丟失的情況，能夠及時(shí)做出跟蹤處理，確保實(shí)現(xiàn)外事檔案信息管理的科學(xué)性。通過(guò)采取行之有效的措施，健全相應(yīng)的外事檔案管理規(guī)章制度，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任落實(shí)制度，強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，確保外事檔案工作在寧夏高校的改革發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）進(jìn)一步加大外事檔案資金扶持力度

對(duì)于寧夏高校外事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，能否建立適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+背景的智慧型外事檔案管理模式，寧夏高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理層面首先要高度重視并及時(shí)有效地更新管理理念。此外，很大程度上取決于學(xué)校的物質(zhì)投入力度，而且此項(xiàng)投入周期相對(duì)較長(zhǎng)，收效較慢。在這種狀況下，寧夏高校領(lǐng)導(dǎo)和管理層，尤其是檔案工作的分管校領(lǐng)導(dǎo)，要積極倡導(dǎo)并爭(zhēng)取學(xué)校層面的大力支持，制定出臺(tái)符合學(xué)校建設(shè)發(fā)展實(shí)際的外事檔案管理發(fā)展規(guī)劃，為檔案管理信息化建設(shè)工作爭(zhēng)取充足的資金支持，積極通過(guò)獲取財(cái)政專項(xiàng)撥款和爭(zhēng)取第三方合作支持，不斷擴(kuò)大建設(shè)資金的來(lái)源半徑。寧夏高校領(lǐng)導(dǎo)和管理層必須保障專款專用，避免專項(xiàng)資金被挪為他用。同時(shí)，依托與第三方的合作，不但可以從商業(yè)層面減少寧夏高校自身檔案管理信息化建設(shè)工作成本投入，也可以從社會(huì)層面擴(kuò)大高校自身檔案資源的使用效率，進(jìn)一步提升高校的社會(huì)影響力，實(shí)現(xiàn)雙方共贏。

（三）進(jìn)一步加大先進(jìn)的數(shù)字化智能化檔案管理技術(shù)的使用

新時(shí)代下，我國(guó)高等教育高速發(fā)展，本科教育邁向雙一流建設(shè)，職業(yè)教育轉(zhuǎn)向雙高建設(shè)，寧夏既有雙一流學(xué)科高校，也有雙高建設(shè)學(xué)校，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當(dāng)今高校的發(fā)展節(jié)奏。作為寧夏高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者想要搶抓機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)跨越式大發(fā)展，就應(yīng)該意識(shí)到檔案管理，尤其是外事檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要意義，將外事檔案管理工作上升到學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的高度，依托數(shù)字化檔案管理不斷提高外事檔案管理工作的質(zhì)量，保證管理使用效用;能夠考慮適當(dāng)降低外事檔案管理人員的其他事務(wù)性工作量，為其創(chuàng)新工作形式，提升工作水平提供必要的便利條件。此外，寧夏高校的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)該重視引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理理念、智能化管理手段、網(wǎng)格化管理技術(shù)，要善用“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)外事檔案數(shù)據(jù)的采集、處理、歸檔等工作流程，努力打造高效、便捷的具有寧夏高校特色的外事檔案管理體系。

（四）進(jìn)一步提升外事檔案管理人員工作能力

首先，寧夏高校應(yīng)該聯(lián)合自治區(qū)檔案局定期或不定期開(kāi)展外事檔案管理人員能力提升班，不斷提升專兼職外事檔案工作者的理論知識(shí)和技能水平，使其具備與新時(shí)代外事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，能夠穩(wěn)妥處理外事檔案中的突發(fā)事件，確保高質(zhì)量、高水準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作。其次，寧夏高校應(yīng)該注重加強(qiáng)外事檔案管理人員的思想意識(shí)教育，使檔案工作者認(rèn)識(shí)到提高外事檔案管理質(zhì)量的重要意義，進(jìn)一步端正檔案管理理念，提高其對(duì)外事檔案管理的質(zhì)量意識(shí)。最后，寧夏高校在專業(yè)技術(shù)人員培養(yǎng)和引進(jìn)時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案人員尤其是外事檔案專業(yè)技術(shù)人員予以考慮，積極吸納具備先進(jìn)檔案管理理念、掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)的優(yōu)質(zhì)檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，為寧夏高校外事檔案管理人才隊(duì)伍注入新鮮血液，力爭(zhēng)打造具有創(chuàng)新意識(shí)的高水平外事檔案管理團(tuán)隊(duì)。

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