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      新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

      2019-03-08 02:50:48徐雷
      西部論叢 2019年4期
      關(guān)鍵詞:檔案新時(shí)期信息化

      徐雷

      摘 要:當(dāng)前,在信息化快速發(fā)展的背景下,單位的檔案管理也逐漸向信息化轉(zhuǎn)變,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)也被提上各機(jī)構(gòu)的工作日程。本文結(jié)合信息化的時(shí)代背景分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,提出幾點(diǎn)粗淺的對(duì)策。

      關(guān)鍵詞:新時(shí)期;檔案;信息化;對(duì)策

      隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)改革發(fā)展的必然趨勢(shì),現(xiàn)行的檔案管理的問(wèn)題日益凸顯,使用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義大打折扣。因此,分析現(xiàn)行檔案信息化建設(shè)存在的不足,檔案信息化建設(shè)的意義,為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)提出改進(jìn)措施。

      一、檔案信息化建設(shè)的意義

      (一)方便存儲(chǔ)

      信息化建設(shè)中,檔案存儲(chǔ)可以以文字、圖像、聲音等多種方式和載體來(lái)進(jìn)行存檔,豐富了檔案的記錄方式,使內(nèi)容更直觀、生動(dòng)、完整。電子化檔案管理采用硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ),存儲(chǔ)量大,可不斷復(fù)制,有效地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

      (二)效率高效

      單位檔案內(nèi)部有各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案,對(duì)外與上級(jí)主管部門(mén)、同級(jí)關(guān)系部門(mén)及檔涉及到裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等多個(gè)環(huán)節(jié),工作繁瑣且易出錯(cuò),查找和調(diào)閱也消耗大量人力。通過(guò)現(xiàn)代化軟件使檔案歸檔和檢索方便快捷,解放了勞動(dòng)力,節(jié)省了財(cái)力、物力,提高檔案實(shí)際利用效率,加快檔案信息化建設(shè)。

      (三)支持信息共享

      電子檔案依靠網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù),打破空間的限制,實(shí)現(xiàn)電子化辦公和網(wǎng)絡(luò)化傳輸,借助平臺(tái)在各部門(mén)、各科室間建立實(shí)時(shí)通信系統(tǒng),共享各種資源,節(jié)省時(shí)間成本,為機(jī)構(gòu)發(fā)展提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)保障。

      二、檔案推行信息化建設(shè)現(xiàn)狀

      (一)設(shè)備建設(shè)不完善

      檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)現(xiàn)代化的軟件工具和硬件設(shè)備,這都需要經(jīng)費(fèi)支持,但現(xiàn)實(shí)是機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位,用于檔案的經(jīng)費(fèi)十分有限,檔案硬件環(huán)境,檔案軟件系統(tǒng)仍處于起步階段,截止到目前國(guó)內(nèi)沒(méi)有一個(gè)相對(duì)完善和統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。由于各機(jī)構(gòu)不愿將財(cái)力的投入和支持檔案發(fā)展,受到客觀條件的限制,目前各單位所使有的檔案管理多數(shù)早期開(kāi)發(fā),系統(tǒng)品種多,標(biāo)準(zhǔn)格式不統(tǒng)一,使用效果不佳,功能擴(kuò)張性不強(qiáng),不支持升級(jí)或更新?lián)Q代。系統(tǒng)建設(shè)滯后仍然是當(dāng)前我國(guó)辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理現(xiàn)代化的的主要制約因素之一。

      (二)檔案管理制度不健全

      各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案管理制度都是在工作實(shí)踐中慢慢摸索形成的,國(guó)家層面的機(jī)構(gòu)評(píng)審制度中也沒(méi)有對(duì)機(jī)構(gòu)檔案管理的相關(guān)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn),致使檔案管理制度很不健全,大多單位檔案管理制度陳舊落后,對(duì)實(shí)際納入檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)內(nèi)容沒(méi)有明確要求。檔案管理工作沒(méi)有正式的獎(jiǎng)懲制度,這也就對(duì)檔案工作人員也沒(méi)有管理約束作用,致使檔案工作人員積極性不高,責(zé)任心不強(qiáng)。由于檔案管理又缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、模式及統(tǒng)一的收檔方法,最終導(dǎo)致的結(jié)果是檔案資料收集不全面,整理不及時(shí),歸檔太隨意,利用有困難。在缺乏正式的管理制度之下,長(zhǎng)此以往,就會(huì)造成檔案資料的丟失和混亂歸類(lèi)。

      (三)檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

      檔案工作繁重的業(yè)務(wù)量對(duì)專(zhuān)業(yè)性要求較高,但實(shí)際上機(jī)構(gòu)檔案管理人員多數(shù)是兼職,非本專(zhuān)業(yè),有的是從別的科室臨時(shí)調(diào)劑過(guò)來(lái),人員流動(dòng)頻繁,有些年齡偏大,對(duì)檔案工作不重視,責(zé)任心不強(qiáng),由于缺乏專(zhuān)業(yè)和系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和相關(guān)法律知識(shí),他們很難對(duì)歸檔材料進(jìn)行甄別、整理、歸檔,更不用說(shuō)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作,使檔案收集和管理的質(zhì)量參差不齊。

      (四)缺乏信息化安全建設(shè)

      長(zhǎng)期以來(lái),檔案管理人員往往被忽視檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益,在檔案服務(wù)工作中,由于管理人員素質(zhì)不高,職業(yè)道德理念弱,沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行處理,加之利益的驅(qū)動(dòng),出現(xiàn)擴(kuò)散、變更、濫用個(gè)人數(shù)據(jù)的現(xiàn)象頻繁發(fā)生,侵犯當(dāng)事人個(gè)人隱私的事情也屢見(jiàn)不鮮。由于一些電子檔案被復(fù)制和篡改后沒(méi)有記錄,導(dǎo)致檔案信息的失真,影響信息資源開(kāi)發(fā)利用,嚴(yán)重侵害了個(gè)人的合法權(quán)益,若處理不當(dāng)有可能造成重大的事故糾紛。

      三、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施

      (一)改善軟硬件條件

      隨著社會(huì)信息化的推進(jìn),檔案管理必在一定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行,數(shù)字化的檔案信息資源具有很強(qiáng)的技術(shù)依賴性,也直接關(guān)系到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用效果。加大投入和支持力度,借鑒同行業(yè)、相關(guān)專(zhuān)業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)理念和思路,加強(qiáng)開(kāi)發(fā)和研究,盡快地解決軟件和硬件一些技術(shù)難點(diǎn),遵照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合,從而檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展提供必要的技術(shù)支持。

      (二)逐步完善檔案管理制度

      有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),必須從完善規(guī)章制度建設(shè)方面著手制度。進(jìn)一步明確檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理程序和基本工作要求,建立完善有關(guān)檔案信息分類(lèi)、利用、歸檔、保管、保密等一系列工作制度和流程。嚴(yán)格落實(shí)管理責(zé)任制和責(zé)任追究制,建立單位分管領(lǐng)導(dǎo)是第一責(zé)任人制度,進(jìn)一步明確了檔案管理者基本工作職責(zé),制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度,檔案管理人員認(rèn)真做好檔案的日常收集、整理、管理工作,做好檔案借閱和利用情況的登記,出現(xiàn)問(wèn)題,按照制度要求嚴(yán)格追究相關(guān)人員責(zé)任,做到存檔有依據(jù)、查詢有規(guī)定、管理有方法,促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化和制度化。

      (三)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

      就當(dāng)前的實(shí)際狀況來(lái)看,我國(guó)檔案部門(mén)的人才儲(chǔ)備狀況嚴(yán)重不足,根本無(wú)法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求,檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)不容樂(lè)觀,首先樹(shù)立服務(wù)的管理觀念,健全和改善薪酬激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)工作人員的工作積極性,改善服務(wù)質(zhì)量。其次,根據(jù)專(zhuān)業(yè)、年齡等方面因素優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),通過(guò)采用多種優(yōu)惠政策,吸引高層次技術(shù)人才,為檔案實(shí)現(xiàn)人才更替,以滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要。最后,加強(qiáng)培訓(xùn)教育,各機(jī)構(gòu)制定教育培養(yǎng)計(jì)劃,通過(guò)激勵(lì)措施推行培訓(xùn)和再教育,鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高檔案人員的知識(shí)素質(zhì)水平。

      (四)做好檔案信息安全工作

      信息化下網(wǎng)絡(luò)安全是值得思考的問(wèn)題,檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)復(fù)雜,在使用過(guò)程中一些工作人員保護(hù)意識(shí)不強(qiáng),涉及到個(gè)人隱私的信息被泄露、篡改,或意外丟失。因此,第一,檔案工作部門(mén)需提高重視,明確歸檔制度,定期檢查檔案的保管情況,嚴(yán)格按規(guī)范辦事;第二,進(jìn)一步明確檔案管理的范圍,明確責(zé)任主體權(quán)利和義務(wù),形成公開(kāi)透明使用方式,公開(kāi)監(jiān)督;第三,加大懲罰力度,對(duì)未按程序辦事人員提出警告,對(duì)侵犯檔案當(dāng)事人權(quán)利的不法行為,采取嚴(yán)厲措施加以制裁。

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