優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的方法探究

羅詠吟

摘 要：在各行業(yè)領(lǐng)域都快速發(fā)展的現(xiàn)今時(shí)代，交通部門也進(jìn)入了新的發(fā)展階段，其中的檔案管理工作任務(wù)也在逐漸增多，也對(duì)相關(guān)管理環(huán)節(jié)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，需要給予高度重視。因?yàn)殚_展檔案管理工作具有不可替代的現(xiàn)實(shí)意義，其中不僅記載著交通部門的發(fā)展歷程，也存儲(chǔ)著交通事故所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槠渌煌ㄊ录峁┳C明和參考。在本文中，就重點(diǎn)對(duì)交通部門的檔案管理過程做出明確和探討，并給出優(yōu)化檔案管理的措施，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化 交通部門 檔案管理 方法

引 言

在交通部門逐漸向更高層次發(fā)展過程中，其中內(nèi)勤工作的項(xiàng)目也在逐漸增多，對(duì)于一些辦公用材料也加大了運(yùn)用量，為檔案管理帶來很大難度。檔案管理工作內(nèi)容主要是對(duì)交通部門的平時(shí)發(fā)展情況、交通事故等信息進(jìn)行記錄、歸檔和管理，此項(xiàng)工作對(duì)于交通部門持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展能夠起到無(wú)可替代的現(xiàn)實(shí)作用。其中資料不只是記載著部門發(fā)展歷程，還能夠?yàn)榻煌ㄊ鹿实奶幚韮?chǔ)備參考信息和數(shù)據(jù)，為相關(guān)工作高效開展創(chuàng)造條件。

1交通部門辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

1.1檔案的收集工作

交通單位內(nèi)勤工作環(huán)節(jié)多，所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)也會(huì)非常多，并且這些信息數(shù)據(jù)都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)作用，因此，就需要加大對(duì)信息數(shù)據(jù)記錄、收集、管理的重視程度。內(nèi)勤檔案的收集是保證相關(guān)管理環(huán)節(jié)高效開展的先決條件。隨著社會(huì)的發(fā)展和文字資料記載形式的更新和變化，現(xiàn)在越來越多的檔案文獻(xiàn)資料不僅僅局限于紙質(zhì)的文檔記錄形式，呈現(xiàn)出記錄形式多樣化的特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，交通部門檔案的記錄形式開始以影像作品、圖片資料、文字文檔等方式記錄，這在一定程度上增加了辦公室檔案收集管理的難度。檔案要以各種形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，形成機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案資料的完整性，這些都是檔案的收集工作。

1.2檔案的整理工作

交通單位的內(nèi)勤工作會(huì)涉及到各部門的業(yè)務(wù)，所以其中項(xiàng)目也會(huì)非常繁雜。在這樣的條件下，其中的檔案資料也非常多，那么檔案的整理過程也必然會(huì)涉及到繁雜的細(xì)節(jié)，不同形式的資料都會(huì)相互摻雜，應(yīng)該做出高效的的整理。也就說結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)這些散放的資料做出類別的劃分，之后再做出裝訂和歸檔，以此將原本散亂的資料整理為具有重要價(jià)值的檔案。在信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用的現(xiàn)今時(shí)期，通常都會(huì)利用智能終端設(shè)備對(duì)資料進(jìn)行類別劃分、并結(jié)合信息產(chǎn)生時(shí)間、重要等級(jí)等進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)。

1.3檔案的鑒定工作

交通部門包含諸多工作組，各工作組的業(yè)務(wù)項(xiàng)目也非常繁雜，所以其中內(nèi)勤工作組的檔案資料也會(huì)非常多，這些檔案的類別和重要等級(jí)也具有明顯差異。那么在具體管理過程中，就可以在信息記錄、裝訂、歸檔等環(huán)節(jié)，結(jié)合其重要等級(jí)做出劃分和管理，要想保證其等級(jí)劃分的科學(xué)性，就需要由相關(guān)專業(yè)人員做出全面的鑒定，之后再對(duì)各等級(jí)檔案確定出管理時(shí)間。對(duì)檔案重要等級(jí)進(jìn)行鑒定，不僅能夠促進(jìn)管理過程的條理化，還能夠?yàn)楹罄m(xù)的信息調(diào)取提供便利。

1.4檔案的保管工作

在檔案管理工作進(jìn)行中，其管理質(zhì)量會(huì)關(guān)系到檔案資料的完善性和紙張良好狀態(tài)的保持，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案劃分出重要等級(jí)，能夠延緩檔案資料的使用期限，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。開展檔案管理工作是保證相關(guān)資料完善、完整的最佳方法，能夠充分強(qiáng)化檔案資料的運(yùn)用程度和能力。

2優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的方法

2.1強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提高職能作用

在信息化環(huán)境中，檔案資料存儲(chǔ)的方式和管理模式也在逐步創(chuàng)新和優(yōu)化，很多現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)都被引入到相關(guān)工作環(huán)節(jié)中，如電腦、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等就是最具代表性的現(xiàn)代新型元素，在使相關(guān)工作變得快捷的同時(shí)，也可能會(huì)面臨諸多新的困難。在這樣的條件下，要想保證檔案管理的高效化和規(guī)范化，就應(yīng)該先強(qiáng)化相關(guān)人員職責(zé)意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)。那么在具體行動(dòng)中，就應(yīng)該先確立人才準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選用具備專業(yè)管理技能的人員，從根本上強(qiáng)化檔案管理組織成員的核心素養(yǎng)，以促進(jìn)這方面工作職能作用的發(fā)揮。不僅如此，對(duì)于新進(jìn)人員來說，需要在適當(dāng)時(shí)間組織其開展專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，以借此使其對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行了解，并促進(jìn)其能夠充分遵守本職工作的規(guī)定和守則，并與部門其他人員良好溝通、在促進(jìn)其專業(yè)技能強(qiáng)化的同時(shí)，也強(qiáng)化其團(tuán)體合作意識(shí)，以此強(qiáng)化檔案管理職能作用。除此之外，還應(yīng)該通過科學(xué)、專業(yè)的培訓(xùn)來增進(jìn)其法律意識(shí)和管理技能，以期最大化的強(qiáng)化相關(guān)工作時(shí)效。

2.2籌建檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)工作規(guī)范化

在各行業(yè)領(lǐng)域向更高發(fā)展過程中，對(duì)于檔案管理也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，這就需要采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。要想實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，就應(yīng)該制定相應(yīng)、完善的管理制度，這也正切合于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。從交通單位的內(nèi)勤工作組來說，要想保證檔案管理環(huán)節(jié)的穩(wěn)定進(jìn)行，就應(yīng)該對(duì)相關(guān)工作所存在的問題和不足做出改善，并根據(jù)本身客觀條件、遵照相關(guān)法律法規(guī)，建立健全“三合一”制度，還應(yīng)該對(duì)相關(guān)考核制度做出完善。

2.3完善檔案管理硬件建設(shè)，推進(jìn)檔案管理電子化

在新時(shí)代背景下，要想保證檔案管理工作的良好開展，交通單位就應(yīng)該引入現(xiàn)代的設(shè)備，并結(jié)合現(xiàn)代內(nèi)勤管理發(fā)展需求，增設(shè)專項(xiàng)的檔案存儲(chǔ)實(shí)體空間、查閱室、內(nèi)勤人員工作區(qū)域等。與此同時(shí)，還應(yīng)該在所增設(shè)的空間內(nèi)配備滅火器、溫度計(jì)、防潮設(shè)備等，從而完備檔案管理的硬件條件，促進(jìn)這方面的工作穩(wěn)定可靠發(fā)展。在信息化環(huán)境中，電子內(nèi)務(wù)也處在快速發(fā)展中，檔案管理環(huán)節(jié)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)現(xiàn)代智能終端設(shè)備和信息技術(shù)，保證檔案管理也與現(xiàn)代社會(huì)同步發(fā)展。

結(jié) 語(yǔ)

在信息化環(huán)境中，各地區(qū)交通單位也應(yīng)該以與時(shí)俱進(jìn)的思想，來對(duì)檔案管理模式做出創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理的項(xiàng)目和流程，對(duì)其進(jìn)行整體上的創(chuàng)新，以強(qiáng)化這方面管理的時(shí)效和水平，為交通單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)良好發(fā)展創(chuàng)造條件。本文就重點(diǎn)對(duì)交通單位的檔案管理過程做出了闡述?？梢哉f檔案管理具有無(wú)可替代的現(xiàn)實(shí)意義，如果將現(xiàn)代的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理過程中，能夠促進(jìn)交通單位檔案管理工作質(zhì)量和水平的增強(qiáng)。

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