基于醫(yī)療設(shè)備檔案信息完善醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理

（陸軍軍醫(yī)大學(xué)附屬第二醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，重慶 400037）

隨著診療服務(wù)要求的不斷提高，對醫(yī)療設(shè)備各方面的需求也越來越大。如今醫(yī)院的資產(chǎn)規(guī)模不斷壯大，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)管理勢在必行，同時(shí)管理層也從各種途徑強(qiáng)化各醫(yī)院對資產(chǎn)管理的重視。作為醫(yī)院資產(chǎn)中占較大比重的醫(yī)療設(shè)備，無疑成為管理的重中之重。

一、目前現(xiàn)狀及問題

資產(chǎn)管理的基本要求之一就是賬物、賬賬相符。而現(xiàn)在基本上大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)，普遍存在設(shè)備檔案記錄與實(shí)物情況不符，存在有賬無物、有物無賬的情況；還有設(shè)備檔案系統(tǒng)信息與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)信息不一致，出現(xiàn)賬賬不符的情況等。這些問題不利于醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)管理，給資產(chǎn)清查工作帶來障礙。分析主要原因?yàn)椋?/p>

（一）檔案信息不完整，成套設(shè)備主要附件無記錄

檔案管理分為紙質(zhì)檔案資料管理和電子檔案資料的管理?，F(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院對紙質(zhì)檔案的收集、整理、保存工作相對規(guī)范，而現(xiàn)在主要缺乏對電子檔案信息管理的重視。在資產(chǎn)管理中，我們開展資產(chǎn)清查工作時(shí)，往往是實(shí)物與電子檔案中提供的賬目信息進(jìn)行一一核對，所以需要在建檔時(shí)就應(yīng)系統(tǒng)規(guī)范地登記各類設(shè)備信息。

而在日常工作中我們對大型設(shè)備或者成套設(shè)備基本按照整套系統(tǒng)建立資產(chǎn)電子檔案，對其配置中的主要附件設(shè)備及配套設(shè)備無獨(dú)立電子檔案信息，缺乏對其監(jiān)控管理。例如：一套高清電子鼻咽喉鏡系統(tǒng)，整套價(jià)格為131萬元，實(shí)際這套系統(tǒng)配置主要由一臺(tái)內(nèi)鏡主機(jī)、兩條高清電子鼻咽喉檢查鏡、一條電子鼻咽喉治療鏡、三條鼻咽喉小兒鏡、一個(gè)氙燈冷光源、一臺(tái)高清監(jiān)視器、一臺(tái)醫(yī)用臺(tái)車還有一套電腦工作站組成。在資產(chǎn)檔案管理中對這類成套設(shè)備往往考慮建立電子檔案的便利就一套系統(tǒng)入賬，而對這套系統(tǒng)下組成的附件未納入電子檔案系統(tǒng)管理，只是完整地建立了紙質(zhì)檔案資料。但在設(shè)備的日常使用中，往往是其中的某個(gè)鏡子、某個(gè)光源出現(xiàn)故障或者確無維修價(jià)值需要淘汰報(bào)廢，而不是整套系統(tǒng)整個(gè)出現(xiàn)故障或需要淘汰報(bào)廢。如出現(xiàn)這類情況，一是同類設(shè)備比較多時(shí)，很難區(qū)別它屬于哪套系統(tǒng)，給檔案資料的查閱帶來不便，很難找到它對應(yīng)的紙質(zhì)檔案資料。二是這類附件需要淘汰報(bào)廢時(shí)，檔案管理賬務(wù)也不好處理，無疑給資產(chǎn)管理工作帶來不便。因此這種建檔方式不利于設(shè)備的日常維修維護(hù)及資產(chǎn)管理，使得檔案信息不完整，也就造成有物無賬情況。

（二）建檔不及時(shí)，造成有物無賬

對醫(yī)療設(shè)備的建檔，一般是待設(shè)備安裝驗(yàn)收完，供應(yīng)商開出發(fā)票后，采購才能填寫入庫單交庫房，庫房按照合同及發(fā)票辦理出入庫，同時(shí)采購移交紙質(zhì)檔案資料到檔案室。而一般設(shè)備到貨安裝時(shí)，根據(jù)設(shè)備的具體情況，一般都需要讓新設(shè)備試運(yùn)行1～3月（有些大型設(shè)備時(shí)間更長），各項(xiàng)要求合格后工程師才能出具驗(yàn)收報(bào)告，然后采購?fù)ㄖ?yīng)商開發(fā)票按合同條款付款。這種流程的優(yōu)點(diǎn)在于給庫房出入庫及檔案室資料收集工作帶來便利，但缺點(diǎn)就是從設(shè)備安裝使用到建檔管理時(shí)間較長。在未辦理入庫建檔情況下，就形成了有物無賬的情況，不利于設(shè)備資產(chǎn)管理及檔案管理，同時(shí)也不能及時(shí)核算設(shè)備的使用成本。

（三）資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息和設(shè)備管理系統(tǒng)信息不一致，造成賬賬不符

目前資產(chǎn)管理系統(tǒng)和設(shè)備管理系統(tǒng)是相對獨(dú)立的系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)。資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記設(shè)備資產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)建立設(shè)備檔案的管理要求不一致，使得在建檔初期就造成一部分設(shè)備賬賬不符的情況。另在設(shè)備管理過程中，設(shè)備的淘汰報(bào)廢賬務(wù)處理過程兩套系統(tǒng)不統(tǒng)一，也造成賬賬不符的情況。

（1）按目前固定資產(chǎn)管理規(guī)定，固定資產(chǎn)是指單位價(jià)值在1000元以上（專業(yè)設(shè)備單位價(jià)值在1500元以上），使用年限1年以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的有形資產(chǎn)。資產(chǎn)管理系統(tǒng)按照這個(gè)規(guī)定登記資產(chǎn)信息，而對一些單價(jià)低于1000元的醫(yī)用設(shè)備，如血壓計(jì)、人體秤等設(shè)備，這類設(shè)備雖金額小但屬于計(jì)量質(zhì)控設(shè)備，財(cái)務(wù)資產(chǎn)系統(tǒng)中無記錄，造成設(shè)備管理系統(tǒng)中有記錄而資產(chǎn)管理系統(tǒng)無記錄，造成賬賬不符。

（2）淘汰報(bào)廢設(shè)備在賬務(wù)處理時(shí)，淘汰報(bào)廢的申請審批完成后，設(shè)備檔案系統(tǒng)做了淘汰報(bào)廢賬務(wù)處理，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)未做或者未及時(shí)做賬務(wù)處理，這樣也造成了賬賬不符。

二、問題解決

（一）成套設(shè)備主要附件單獨(dú)建檔，使資產(chǎn)清晰明了

以前套高清電子鼻咽喉鏡系統(tǒng)為例，在設(shè)備購置簽訂合同時(shí)，在配置清單中就應(yīng)對附件逐條列出，并注明型號(hào)、品牌、數(shù)量、單價(jià)。在這套系統(tǒng)一級(jí)電子檔案下，分別對內(nèi)鏡主機(jī)、6條鏡子、一個(gè)光源、一臺(tái)監(jiān)視器、一臺(tái)臺(tái)車、一個(gè)電腦工作站建立二級(jí)電子檔案。每條二級(jí)檔案都必須有自己獨(dú)立的檔案編號(hào)，有完整的電子檔案信息，包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、單價(jià)、數(shù)量、使用科室、啟用日期、質(zhì)量等級(jí)等。

按這種方式建立這套高清電子鼻咽喉鏡系統(tǒng)檔案，把主要附件納入電子檔案管理，不僅便于日常設(shè)備維護(hù)維修時(shí)檔案資料的查閱，同時(shí)也便于信息的統(tǒng)計(jì)分析，跟蹤記錄設(shè)備的使用情況。同時(shí)有利于醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)管理工作，這樣醫(yī)院的大小設(shè)備都有它的單獨(dú)電子檔案，有屬于自己的檔案編號(hào)，便于設(shè)備的核對，且在運(yùn)行中其中某個(gè)附件需要淘汰報(bào)廢時(shí)，我們只需要對這個(gè)附件做淘汰報(bào)廢賬務(wù)處理。全面準(zhǔn)確地反映出資產(chǎn)情況，使賬物清晰，有利于醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理，便于資產(chǎn)清查工作開展。

（二）優(yōu)化建檔流程，提高歸檔效率

為了能對新安裝驗(yàn)收合格的設(shè)備及時(shí)建檔，對其及時(shí)進(jìn)行監(jiān)管和參與成本核算。安裝驗(yàn)收合格后，采購收到《驗(yàn)收報(bào)告》時(shí)就應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)備入庫單》交于庫房辦理預(yù)出入庫，同時(shí)整理檔案資料交于檔案室建檔。待發(fā)票開出后，庫房再補(bǔ)錄發(fā)票信息，辦理正式出入庫手續(xù)，檔案室隨時(shí)整理新添加的檔案資料，并做好交接和記錄。歸檔流程的更改雖然使檔案資料的收集不能一次完成，但加快了設(shè)備建檔的時(shí)間，提高了歸檔效率，避免了新進(jìn)設(shè)備長時(shí)間無證無檔，不能及時(shí)納入資產(chǎn)管理。

圖1：優(yōu)化建檔流程

（三）同步設(shè)備管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，確保賬賬相符

新設(shè)備建檔時(shí)，采購填寫《設(shè)備入庫單》的信息和交財(cái)務(wù)的資產(chǎn)單的信息應(yīng)一致，特別是主要附件獨(dú)立作為檔案管理的設(shè)備，財(cái)務(wù)系統(tǒng)也應(yīng)相應(yīng)登記作為資產(chǎn)管理。對淘汰報(bào)廢設(shè)備賬務(wù)處理時(shí)，《醫(yī)用設(shè)備淘汰報(bào)廢申請單》應(yīng)印制一式三聯(lián)，第一聯(lián)檔案室留存，第二聯(lián)院財(cái)務(wù)留存，第三聯(lián)申請科室留存。在設(shè)備管理系統(tǒng)中做報(bào)廢處理后，及時(shí)將“第二聯(lián)院財(cái)務(wù)留存聯(lián)”交于財(cái)務(wù)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中做賬務(wù)處理。同時(shí)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中對單價(jià)小于1000元的受控設(shè)備也應(yīng)登記入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，納入資產(chǎn)管理。這樣基本保證建賬和下賬時(shí)兩套系統(tǒng)一致統(tǒng)一。同時(shí)定期對兩套賬目進(jìn)行賬賬核對，確保賬賬相符。

現(xiàn)在很多醫(yī)院也在進(jìn)行兩套系統(tǒng)的對接工作，如兩套系統(tǒng)相連，保證建檔時(shí)間一致、檔案編號(hào)一致、基本信息一致，避免出現(xiàn)賬賬不符的情況，在開展清產(chǎn)核資工作時(shí)能提高準(zhǔn)確統(tǒng)一的賬目信息，提高清查效率。

三、效果

運(yùn)用以上方法改進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作，經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)施，現(xiàn)取得很好的效果。首先使得醫(yī)院各類醫(yī)用設(shè)備有檔可查，賬物清晰，確保醫(yī)療設(shè)備在整個(gè)生命周期中全程跟蹤管理，以解決資產(chǎn)不明，設(shè)備配置不清、閑置浪費(fèi)、虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失的問題；其次基本確保了設(shè)備管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)的信息一致，達(dá)到賬賬相符；再次提高了臨床科室對醫(yī)療設(shè)備管理的重視程度，增強(qiáng)了資產(chǎn)管理的意識(shí)。因此科學(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅能確保醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)安全高效地運(yùn)行，為醫(yī)院資產(chǎn)管理工作提供更全面、更準(zhǔn)確、更可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，同時(shí)也為資產(chǎn)管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為醫(yī)院提供更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

四、結(jié)語

因此科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理運(yùn)行重要的基礎(chǔ)工作，不僅能確保醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的安全高效運(yùn)行，為醫(yī)院資產(chǎn)管理工作提供更全面、更準(zhǔn)確、更可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，同時(shí)也為資產(chǎn)管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為醫(yī)院提供更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。