北京市某醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

孟珂羽 王 崢 姜 晨 李玉丹

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外醫(yī)院，北京，100037

隨著經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展，經(jīng)濟(jì)合同成為醫(yī)院與外部業(yè)務(wù)往來(lái)的重要形式，經(jīng)濟(jì)合同管理成為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào))將合同管理列為醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和內(nèi)部控制的重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域，要求充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在內(nèi)部控制中的作用?！秶?guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》(國(guó)辦發(fā)〔2017〕67號(hào))指出，強(qiáng)化對(duì)公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和財(cái)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)和審計(jì)監(jiān)督?！缎l(wèi)生計(jì)生系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》(國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)令第16號(hào))強(qiáng)調(diào)內(nèi)部審計(jì)應(yīng)審查和評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)、內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的適當(dāng)性和有效性。本文以北京市某公立醫(yī)院為例，介紹內(nèi)部審計(jì)在經(jīng)濟(jì)合同管理中的重要作用。

1 醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題

1.1 合同用章不規(guī)范

醫(yī)院在對(duì)外簽署經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，若沒(méi)有明確授權(quán)，則應(yīng)由經(jīng)辦人員或者相關(guān)負(fù)責(zé)人來(lái)代表法人完成經(jīng)濟(jì)合同的簽訂。合同用章應(yīng)經(jīng)過(guò)規(guī)定流程的審批，使用醫(yī)院合同專(zhuān)用章。但一些醫(yī)院存在使用部門(mén)章簽訂經(jīng)濟(jì)合同的情況，這種不規(guī)范的用章行為很可能給醫(yī)院帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，發(fā)生糾紛時(shí)無(wú)法維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

1.2 合同簽署流程不規(guī)范

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)確定合同簽訂流程，合同簽訂前必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)科室的審核，規(guī)避合同管理的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。合同簽訂流程應(yīng)非常嚴(yán)密，但也會(huì)出現(xiàn)不按流程辦事，以及先履行合同約定內(nèi)容后補(bǔ)簽合同的情況，致使合同簽訂不規(guī)范或滯后。合同簽訂流程執(zhí)行不到位，導(dǎo)致合同管理制度形同虛設(shè)，當(dāng)合同雙方產(chǎn)生糾紛或?qū)︶t(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生不良影響時(shí)，損失已不可挽回。

1.3 合同會(huì)簽把關(guān)不嚴(yán)格

合同在會(huì)簽過(guò)程中，僅對(duì)合同文本進(jìn)行審核，忽視與前期投標(biāo)文件或承諾書(shū)進(jìn)行核對(duì)。這些文件是涉及標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)的重要依據(jù)，投標(biāo)方為了提高中標(biāo)可能性，容易過(guò)度承諾，或在正式合同文件中有意含糊用詞。醫(yī)院在簽署合同時(shí)若忽視對(duì)相關(guān)文件或承諾書(shū)的核對(duì)，很可能會(huì)讓對(duì)方偷梁換柱，嚴(yán)重影響合同執(zhí)行質(zhì)量[2]。

1.4 合同執(zhí)行缺乏監(jiān)管

合同執(zhí)行一般采取誰(shuí)簽訂誰(shuí)負(fù)責(zé)的辦法，由不同的承辦部門(mén)來(lái)管理，合同執(zhí)行情況僅負(fù)責(zé)人了解，執(zhí)行環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督。對(duì)方在履行合同過(guò)程中如果出現(xiàn)偷工減料、蒙混過(guò)關(guān)等情況，容易給醫(yī)院造成不利影響[3]。

1.5 合同信息化管理不到位

如今信息化技術(shù)快速發(fā)展，很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公、手機(jī)辦公，各種事項(xiàng)的審批可以在電腦或手機(jī)上完成。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理多數(shù)還采用手工方式。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)迅速發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量和種類(lèi)不斷增加，手工的管理方式導(dǎo)致相關(guān)職能部門(mén)工作量增加，工作效率低下。

2 對(duì)策

2.1 完善合同管理內(nèi)部審計(jì)制度

為更好適應(yīng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的需求，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在經(jīng)濟(jì)合同管理方面的作用，該院在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，制定了《內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》。該規(guī)定要求內(nèi)部審計(jì)部門(mén)參與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的會(huì)簽工作，對(duì)重大經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，對(duì)相關(guān)職能部門(mén)組織的招投標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督，做到有章可循、有章必循、違章必究。

2.2 健全合同管理內(nèi)部審計(jì)的崗位設(shè)置

該院內(nèi)部審計(jì)部門(mén)制定了《審計(jì)處工作手冊(cè)》，設(shè)立經(jīng)濟(jì)合同審核崗，配備專(zhuān)職人員，獨(dú)立、客觀(guān)、公正地開(kāi)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作，運(yùn)用系統(tǒng)、規(guī)范的方法對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行全面審核。在合同審核工作制度化、流程化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上，依據(jù)《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同條款、審批流程等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。

2.3 做好經(jīng)濟(jì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控

該院創(chuàng)新內(nèi)部審計(jì)工作方法，積極引入風(fēng)險(xiǎn)管理理念，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向內(nèi)部審計(jì)研究。制定了適合醫(yī)院管理需要的《醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理風(fēng)險(xiǎn)防控及審計(jì)內(nèi)控評(píng)價(jià)參考手冊(cè)》，專(zhuān)門(mén)修訂了“經(jīng)濟(jì)合同管理及控制”章節(jié)，梳理經(jīng)濟(jì)合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)防控措施。

2.4 對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理實(shí)施全過(guò)程監(jiān)督

2.4.1 經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)。①內(nèi)部審計(jì)在招投標(biāo)及采購(gòu)方面的監(jiān)督。該院在招投標(biāo)及采購(gòu)方面采取審計(jì)前移模式。審計(jì)部門(mén)監(jiān)督全院公開(kāi)招投標(biāo)和院內(nèi)比價(jià)過(guò)程，要求采購(gòu)部門(mén)發(fā)布招標(biāo)公告之前，將采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)預(yù)算、院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、招標(biāo)文件等資料送審計(jì)處審核，審核無(wú)誤后通知采購(gòu)部門(mén)發(fā)布招標(biāo)公告。審計(jì)處嚴(yán)格審核投標(biāo)文件、相應(yīng)資質(zhì)、相應(yīng)指標(biāo)和專(zhuān)家投票結(jié)果，確保招標(biāo)過(guò)程合法合規(guī)。②內(nèi)部審計(jì)的合同雙簽機(jī)制。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)參與經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽，報(bào)送至審計(jì)部門(mén)的經(jīng)濟(jì)合同先由經(jīng)濟(jì)合同審核崗的專(zhuān)職人員進(jìn)行合同一審，檢查合同前期的論證情況，資料是否完整，合同內(nèi)容是否與投標(biāo)文件或?qū)Ψ匠兄Z一致，合同條款是否完整，是否存在對(duì)院方不利的不平等條款[4]。審核無(wú)誤簽字后送交審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同二審。合同審核過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，由審核人員填寫(xiě)“經(jīng)濟(jì)合同意見(jiàn)反饋單”，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，反饋給經(jīng)濟(jì)合同主辦部門(mén)。主辦部門(mén)對(duì)合同審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解釋或修改，經(jīng)濟(jì)合同修改無(wú)誤后重新報(bào)送審核。通過(guò)實(shí)施合同雙簽機(jī)制，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行雙重把關(guān)。

2.4.2 經(jīng)濟(jì)合同事中審計(jì)。合同執(zhí)行過(guò)程中，合同主辦部門(mén)會(huì)根據(jù)合同的履行情況辦理價(jià)款結(jié)算，大于一定金額的發(fā)票先由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)再進(jìn)行付款。審計(jì)部門(mén)檢查已到貨物的驗(yàn)收單是否有經(jīng)辦人驗(yàn)收簽字，合同執(zhí)行的數(shù)量、質(zhì)量、金額是否準(zhǔn)確，服務(wù)合同的執(zhí)行情況是否得到院方的認(rèn)可，合同付款程序是否規(guī)范等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的問(wèn)題。

2.4.3 經(jīng)濟(jì)合同事后審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同和經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，在經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中對(duì)重要經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行抽查，審查合同管理是否規(guī)范，論證、比價(jià)詢(xún)價(jià)、招投標(biāo)文件等支持性資料是否齊全，合同簽訂是否符合相應(yīng)的程序，合同執(zhí)行是否達(dá)到預(yù)期效果。

2.5 建立信息化管理系統(tǒng)

該院內(nèi)部審計(jì)部門(mén)積極開(kāi)展審計(jì)信息化的實(shí)踐探索，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化查詢(xún)、結(jié)構(gòu)分析及趨勢(shì)分析，在合同信息化管理方面做出了詳細(xì)規(guī)劃，不斷創(chuàng)新審計(jì)工作方法及技術(shù)手段。