談新時期如何強化檔案信息化建設(shè)工作

鄭濤

摘 要：近年來，在信息化不斷快速發(fā)展進步的大環(huán)境下，檔案管理也逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，加強檔案信息化建設(shè)也被提上各機構(gòu)的工作日程。本文結(jié)合時代背景分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出幾點粗淺的對策。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案；信息化；對策

隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)改革發(fā)展的必然趨勢。因此，分析現(xiàn)行檔案信息化建設(shè)存在的不足，明確檔案信息化建設(shè)的意義，為促進檔案管理信息化建設(shè)提出改進措施勢在必行。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）方便存儲

信息化建設(shè)中，檔案存儲可以以文字、圖像、聲音等多種方式和載體來進行存檔，豐富了檔案的記錄方式，使內(nèi)容更直觀、生動、完整。電子化檔案管理采用硬盤進行存儲，存儲量大，可不斷復(fù)制，有效地延長檔案的使用壽命。

（二）效率高效

單位檔案內(nèi)部有各類業(yè)務(wù)活動形成的檔案，對外與上級主管部門、同級關(guān)系部門及檔涉及到裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等多個環(huán)節(jié)，工作繁瑣且易出錯，查找和調(diào)閱也消耗大量人力。通過現(xiàn)代化軟件使檔案歸檔和檢索方便快捷，解放了勞動力，節(jié)省了財力、物力，提高檔案實際利用效率，加快檔案信息化建設(shè)。

（三）支持信息共享

電子檔案依靠網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，打破空間的限制，實現(xiàn)電子化辦公和網(wǎng)絡(luò)化傳輸，借助平臺在各部門、各科室間建立實時通信系統(tǒng)，共享各種資源，節(jié)省時間成本，為機構(gòu)發(fā)展提供強大的數(shù)據(jù)保障。

二、檔案推行信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）設(shè)備建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)離不開現(xiàn)代化的軟件工具和硬件設(shè)備，這都需要經(jīng)費支持，但現(xiàn)實是機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)認識不到位，用于檔案的經(jīng)費十分有限，檔案硬件環(huán)境，檔案軟件系統(tǒng)仍處于起步階段，截止到目前國內(nèi)沒有一個相對完善和統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。由于各機構(gòu)不愿將財力的投入和支持檔案發(fā)展，受到客觀條件的限制，目前各單位所使有的檔案管理多數(shù)早期開發(fā)，系統(tǒng)品種多，標準格式不統(tǒng)一，使用效果不佳，功能擴張性不強，不支持升級或更新?lián)Q代。系統(tǒng)建設(shè)滯后仍然是當前我國辦公自動化環(huán)境下檔案管理現(xiàn)代化的的主要制約因素之一。

（二）檔案管理制度不健全

各個機構(gòu)的檔案管理制度都是在工作實踐中慢慢摸索形成的，國家層面的機構(gòu)評審制度中也沒有對機構(gòu)檔案管理的相關(guān)評審標準，致使檔案管理制度很不健全，大多單位檔案管理制度陳舊落后，對實際納入檔案管理的標準細節(jié)內(nèi)容沒有明確要求。檔案管理工作沒有正式的獎懲制度，這也就對檔案工作人員也沒有管理約束作用，致使檔案工作人員積極性不高，責任心不強。由于檔案管理又缺乏統(tǒng)一的管理標準、模式及統(tǒng)一的收檔方法，最終導(dǎo)致的結(jié)果是檔案資料收集不全面，整理不及時，歸檔太隨意，利用有困難。在缺乏正式的管理制度之下，長此以往，就會造成檔案資料的丟失和混亂歸類。

（三）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

檔案工作繁重的業(yè)務(wù)量對專業(yè)性要求較高，但實際上機構(gòu)檔案管理人員多數(shù)是兼職，非本專業(yè)，有的是從別的科室臨時調(diào)劑過來，人員流動頻繁，有些年齡偏大，對檔案工作不重視，責任心不強，由于缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的檔案管理知識和相關(guān)法律知識，他們很難對歸檔材料進行甄別、整理、歸檔，更不用說運用先進的計算機技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)進行工作，使檔案收集和管理的質(zhì)量參差不齊。

（四）缺乏信息化安全建設(shè)

長期以來，檔案管理人員往往被忽視檔案當事人的合法權(quán)益，在檔案服務(wù)工作中，由于管理人員素質(zhì)不高，職業(yè)道德理念弱，沒有嚴格按照檔案管理規(guī)范進行處理，加之利益的驅(qū)動，出現(xiàn)擴散、變更、濫用個人數(shù)據(jù)的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，侵犯當事人個人隱私的事情也屢見不鮮。由于一些電子檔案被復(fù)制和篡改后沒有記錄，導(dǎo)致檔案信息的失真，影響信息資源開發(fā)利用，嚴重侵害了個人的合法權(quán)益，若處理不當有可能造成重大的事故糾紛。

三、促進檔案信息化建設(shè)的措施

（一）改善軟硬件條件

隨著社會信息化的推進，檔案管理必在一定的技術(shù)環(huán)境下進行，數(shù)字化的檔案信息資源具有很強的技術(shù)依賴性，也直接關(guān)系到檔案信息資源的開發(fā)和利用效果。加大投入和支持力度，借鑒同行業(yè)、相關(guān)專業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)理念和思路，加強開發(fā)和研究，盡快地解決軟件和硬件一些技術(shù)難點，遵照統(tǒng)一標準實現(xiàn)檔案信息資源整合，從而檔案信息化的進一步發(fā)展提供必要的技術(shù)支持。

（二）逐步完善檔案管理制度

有效實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化，標準化建設(shè)，必須從完善規(guī)章制度建設(shè)方面著手制度。進一步明確檔案標準化管理程序和基本工作要求，建立完善有關(guān)檔案信息分類、利用、歸檔、保管、保密等一系列工作制度和流程。嚴格落實管理責任制和責任追究制，建立單位分管領(lǐng)導(dǎo)是第一責任人制度，進一步明確了檔案管理者基本工作職責，制定相應(yīng)的檔案人員崗位責任制度，檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，做好檔案借閱和利用情況的登記，出現(xiàn)問題，按照制度要求嚴格追究相關(guān)人員責任，做到存檔有依據(jù)、查詢有規(guī)定、管理有方法，促進了檔案管理的規(guī)范化和制度化。

（三）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

就當前的實際狀況來看，我國檔案部門的人才儲備狀況嚴重不足，根本無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求，檔案人才隊伍的建設(shè)不容樂觀，首先樹立服務(wù)的管理觀念，健全和改善薪酬激勵機制，激發(fā)工作人員的工作積極性，改善服務(wù)質(zhì)量。其次，根據(jù)專業(yè)、年齡等方面因素優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，通過采用多種優(yōu)惠政策，吸引高層次技術(shù)人才，為檔案實現(xiàn)人才更替，以滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要。最后，加強培訓(xùn)教育，各機構(gòu)制定教育培養(yǎng)計劃，通過激勵措施推行培訓(xùn)和再教育，鼓勵檔案人員學習計算機技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高檔案人員的知識素質(zhì)水平。

（四）做好檔案信息安全工作

信息化下網(wǎng)絡(luò)安全是值得思考的問題，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)復(fù)雜，在使用過程中一些工作人員保護意識不強，涉及到個人隱私的信息被泄露、篡改，或意外丟失。因此，第一，檔案工作部門需提高重視，明確歸檔制度，定期檢查檔案的保管情況，嚴格按規(guī)范辦事；第二，進一步明確檔案管理的范圍，明確責任主體權(quán)利和義務(wù)，形成公開透明使用方式，公開監(jiān)督；第三，加大懲罰力度，對未按程序辦事人員提出警告，對侵犯檔案當事人權(quán)利的不法行為，采取嚴厲措施加以制裁。