檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

張晶

摘 要：本文從檔案管理的相關(guān)概念及特征出發(fā)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越來越凸顯。檔案是對(duì)已經(jīng)發(fā)生過的歷史事件進(jìn)行記錄。企業(yè)或者事業(yè)單位，在檔案管理工作中，首先就必須建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍以此來提升檔案管理的質(zhì)量。本文主要內(nèi)容是分析新形勢(shì)下高職院校檔案管理工作，并提出做好信息化檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；新形勢(shì)；建設(shè)

引言

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復(fù)雜，受到年限、環(huán)境等影響，容易造成丟失，嚴(yán)重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設(shè)，能夠及時(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的歸檔整理，便于進(jìn)行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術(shù)等方面的制約，檔案信息化建設(shè)在推進(jìn)過程中整體進(jìn)度較慢，效果也差強(qiáng)人意，需要引起高度重視。加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)和檔案管理思考研究，對(duì)不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動(dòng)意義。

1檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.1檔案信息化建設(shè)的革新性

在以往的辦公室檔案管理工作當(dāng)中，主要還是以比較傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案為主，這種工作模式不僅工作效率低下而且還極容易造成失誤和過錯(cuò)，例如檔案收集的遺漏，檔案保管的丟失損毀等等問題。新的信息化檔案管理就會(huì)在很大程度上改變這一現(xiàn)狀，在根本上改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，以之中新的高效簡(jiǎn)便的管理方法去彌補(bǔ)以往管理工作中的不足和缺失，提高管理效率和完善管理思維，這就是信息化檔案管理的主要特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)之一。一般而言，新的形勢(shì)下和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化檔案管理具有革新性的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，信息化的檔案管理模式可以改變以往的傳統(tǒng)模式，大大簡(jiǎn)化檔案管理流程，提高管理檔案管理過程的信息收集的效率，以信息化的方式去減少檔案管理過程當(dāng)中的錯(cuò)誤和不必要的麻煩；

第二，構(gòu)建起信息化檔案管理模式的主要目的主要是建設(shè)其檔案管理和建設(shè)的信息自動(dòng)化處理，能夠自行的對(duì)檔案信息中的資料的真假進(jìn)行自動(dòng)的分辨，然后能夠?qū)Ω鶕?jù)資料的類型和收集方式進(jìn)行自動(dòng)的分類，來盡可能的提高信息內(nèi)容的可靠性。

1.2檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

就辦公室檔案管理工作而言，其本身就是一個(gè)十分復(fù)雜和綜合的管理工作。雖然其管理的信息內(nèi)容十分的繁雜，但是檔案管理工作本身卻對(duì)檔案的信息的時(shí)效性具有較高的要求。由于檔案內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生時(shí)刻的變化，這就需要檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)的改變。在以往的傳統(tǒng)的管理工作當(dāng)中，為了保持檔案的時(shí)效性是較為困難的，同時(shí)也需要大量的工作人員和工作時(shí)間但效果卻很低。在新的形勢(shì)下信息化的檔案管理模式就可以極大的改變這一現(xiàn)狀，最大程度的提高檔案管理的工作效率提高檔案信息的時(shí)效性。只有構(gòu)建起信息化的檔案管理才能進(jìn)一步的將檔案的內(nèi)容進(jìn)行更加深入的細(xì)化、分化、消化。需要指出的是，我們所謂的檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性不僅僅是需要對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和收集，同時(shí)還需要對(duì)檔案的時(shí)間觀念進(jìn)行有效掌控。

2檔案信息化建設(shè)現(xiàn)況

2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)有待提升

很多人對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案信息化工作無關(guān)緊要，缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的充分認(rèn)識(shí)。更有甚者，某些單位的檔案從業(yè)人員本身就對(duì)該項(xiàng)工作不夠重視，工作責(zé)任感匱乏，亦不具備的信息化管理理論知識(shí)和專業(yè)技能，更無法站在宏觀角度看待檔案信息化建設(shè)的社會(huì)意義和戰(zhàn)略作用。這種對(duì)檔案信息化工作淡漠的思想不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，進(jìn)而會(huì)阻礙檔案信息化建設(shè)邁向大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐。

2.2檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重匱乏

檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，首先要以檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員為依托。檔案信息化工作的先進(jìn)技術(shù)水平和專業(yè)技術(shù)人員較高的知識(shí)素養(yǎng)，是確保檔案信息化工作順利開展的關(guān)鍵。目前，檔案部門的現(xiàn)代化高技術(shù)人才，特別是檔案、信息處理復(fù)合型人才匱乏的現(xiàn)象尤為突出，相當(dāng)一部分檔案人員信息化技術(shù)水平不高?，F(xiàn)代化設(shè)備的利用既不充分也不高效，有的設(shè)備甚至淪為擺設(shè)。想要檔案管理工作長(zhǎng)期健康發(fā)展，人才積累是其核心競(jìng)爭(zhēng)力所在。另外，由于檔案管理單位多為事業(yè)單位，待遇不高，很難吸引優(yōu)秀的技術(shù)人員，這也是檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員匱乏的主要原因。

2.3檔案的信息化管理水平有限

信息化時(shí)代，各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在了檔案管理工作中。檔案的存儲(chǔ)保管由傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)文本發(fā)展到了現(xiàn)在的紙質(zhì)、影像、電子集成等多種存儲(chǔ)資料共存的新階段。在管理和使用檔案的過程中，很多檔案管理軟件兼容性差，甚至部分檢索工作仍舊采用傳統(tǒng)的手工操作來完成，信息化管理水平仍需提升。

3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和檔案管理具體方法探析

為了進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮好檔案應(yīng)有的價(jià)值，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行積極探索：

3.1加強(qiáng)檔案電子資料管理。在對(duì)基礎(chǔ)文本資料進(jìn)行整

理的基礎(chǔ)上，要提高對(duì)電子文件管理重要性認(rèn)識(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件，對(duì)檔案文件進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用電子文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，分類整理，從而便于集中管理和應(yīng)用。在具體開展過程中，要建立專門的服務(wù)管理部門開展檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)技術(shù)資源配置，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件處理管理，對(duì)電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統(tǒng)一的規(guī)范，在保存方面要結(jié)合不同的檔案資料的重要程度設(shè)置具體的權(quán)限和保存周期，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情形。

3.2檔案資源信息化管理

在如今，我們需要對(duì)檔案的信息的資源的管理和錄入進(jìn)行信息化管理，摒棄以往傳統(tǒng)的單純靠紙質(zhì)檔案錄入的管理方式，采用全新的信息錄入和管理方式。信息化的檔案資源管理模式我們需要盡最大可能來利用智能化設(shè)備來對(duì)檔案信息精心管理，這種信息化的檔案資源管理模式具有較大的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)為極大的提高工作效率，同時(shí)也能夠確保信息錄入的準(zhǔn)確性，減少信息錄入的遺漏和丟失等錯(cuò)誤的發(fā)生概率。

3.3加強(qiáng)信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

為解決檔案信息化建設(shè)人才缺失問題，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的新形勢(shì)，應(yīng)從加強(qiáng)培訓(xùn)和引進(jìn)人才兩方面入手，通過政策引導(dǎo)，強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍，吸引高素質(zhì)人才，以此來提高信息化管理的專業(yè)水平。一方面相關(guān)部門要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)資金的投入，并建立相應(yīng)的鼓勵(lì)引導(dǎo)高素質(zhì)專業(yè)人才從事現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)工作的政策規(guī)章，提高薪資待遇、社會(huì)地位及認(rèn)可度，吸引人才；一方面從組織內(nèi)部入手，建立內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，樹立工作責(zé)任感，掌握現(xiàn)代化檔案工作技能，從而全面提升檔案提升信息化建設(shè)水平。

結(jié)語：

在檔案管理工作過程中，檔案利用服務(wù)一直都是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的重要途徑及措施，因而較好開展檔案利用服務(wù)也就十分必要。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境特點(diǎn)，選擇并運(yùn)用符合實(shí)際情況的檔案利用服務(wù)模式，從而確保檔案利用服務(wù)能夠得以更好開展，使檔案利用服務(wù)質(zhì)量及水平能夠得以有效提升，更好滿足人們實(shí)際需求及要求。

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