信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索

張文惠

【摘? 要】為了跟上社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展步伐，我們必須將檔案管理進(jìn)行有效的創(chuàng)新，讓檔案管理更加的現(xiàn)代化和科技化。為了這一目標(biāo)我們應(yīng)該從檔案管理工作理念創(chuàng)新、工作機(jī)制創(chuàng)新和手段創(chuàng)新為切入點(diǎn)，讓檔案更加有使用價(jià)值，才能讓檔案信息更好的服務(wù)于當(dāng)今社會(huì)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;存在問(wèn)題;創(chuàng)新措施

引言

檔案管理對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展與進(jìn)步有著重要的影響，基于信息時(shí)代，管理者要對(duì)信息化技術(shù)有全面的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理意識(shí)，有效將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，創(chuàng)新管理模式，提升管理人員綜合素質(zhì)與安全意識(shí)，從而促進(jìn)信息化檔案管理工作的全面開(kāi)展與發(fā)展，有效提升工作效率、實(shí)效性以及工作質(zhì)量，更好地為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供高效的服務(wù)。

1信息時(shí)代的檔案管理

檔案管理承擔(dān)本單位歷史館藏、現(xiàn)階段文書(shū)、科研（其他）活動(dòng)記錄的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理以及歸檔等都需要人工完成，不可避免的會(huì)造成一些問(wèn)題的存在。面對(duì)新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作人員要對(duì)信息技術(shù)有全面的認(rèn)識(shí)，并充分利用信息技術(shù)的先進(jìn)性與便捷性，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷進(jìn)步。信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用勢(shì)在必行且具有顯著的優(yōu)勢(shì)：第一，促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范化發(fā)展。第二，有效提升檔案管理工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效改變了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低下的情況，可以大量減少后期工作的投入，有效提升了工作效率與質(zhì)量，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。第三，信息化技術(shù)的融入，有效簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程，使檔案管理工作更加便捷有效，為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，極大提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與工作效率，對(duì)于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)與事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步有著重要的作用與意義。

2當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

很多單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案在辦重要證件或者重大事件時(shí)才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問(wèn)題，比如有的單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠細(xì)致，不能落到實(shí)處;有的單位沒(méi)有按照要求制訂相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開(kāi)展，致使很多人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，不能更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用等等。

2.2檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)

我們都知道信息化時(shí)代的到來(lái)在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是電子檔案在傳輸過(guò)程中存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求在傳輸檔案時(shí)應(yīng)運(yùn)用相關(guān)的安全軟件，避免此類(lèi)情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡(luò)信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置相應(yīng)的殺毒和防護(hù)軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較差，沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度來(lái)開(kāi)展工作，存在著一定的檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.3當(dāng)前檔案管理工作效率低下，不能滿(mǎn)足檔案管理工作的要求

當(dāng)前檔案管理工作效率低下主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一是大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)較差，在實(shí)際的檔案管理工作中還需要細(xì)化很多工作內(nèi)容，致使工作任務(wù)重、效率低。其二是檔案管理機(jī)制和人員隊(duì)伍的建立還不夠完善，不能滿(mǎn)足當(dāng)前工作需求，致使工作效率較低。其三是檔案管理信息化進(jìn)程是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，當(dāng)前信息化在檔案管理中的應(yīng)用還不全面，還不能更好地提高檔案管理工作效率。

3信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1檔案管理人才的培養(yǎng)

在這一部分，提出信息時(shí)代解決檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策。具體地說(shuō)，想要對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對(duì)工作人員的培養(yǎng)上，必須要慎之又慎，不能操之過(guò)急。相關(guān)檔案管理部門(mén)在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，首先要注意工作人員的心態(tài)，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員，讓他們積極對(duì)各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。采取一些具體的措施，提高員工學(xué)習(xí)的積極性，從而促進(jìn)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，為檔案管理工作水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2檔案管理的安全保障

由于信息時(shí)代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問(wèn)題，所以可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。針對(duì)這一問(wèn)題，必須要加強(qiáng)安全保障，例如，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)檔案信息資源的安全進(jìn)行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門(mén)還需要加強(qiáng)投入，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性進(jìn)行維護(hù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)需要從兩個(gè)方面入手：首先，是對(duì)儲(chǔ)存信息的維護(hù)，保證儲(chǔ)存安全，防止數(shù)據(jù)庫(kù)信息入侵。其次，是對(duì)使用過(guò)程的維護(hù)，針對(duì)使用過(guò)程中的安全措施，應(yīng)該利用實(shí)名登記的方式，嚴(yán)格審查信息使用相關(guān)人員的信息。

3.3檔案管理信息化建設(shè)

毫無(wú)疑問(wèn)，在信息時(shí)代，檔案管理工作的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，尤其要讓檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理。想要達(dá)成這一目標(biāo)，就必須要對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行利用，采取高端的技術(shù)手段對(duì)檔案的自動(dòng)化管理進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)。此外，還需要以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案信息的共享利用。

3.4檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其必須要強(qiáng)化思想，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)就必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)。正如前文所說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的差異將會(huì)對(duì)檔案管理統(tǒng)一性進(jìn)行持續(xù)的影響，所以，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)時(shí)，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的情況，同時(shí)對(duì)未來(lái)的情況進(jìn)行預(yù)測(cè)與規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)庫(kù)在未來(lái)一段時(shí)間不會(huì)淘汰。與此同時(shí)，管理人員還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的質(zhì)量進(jìn)行保證，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。

3.5增加資金投入，完善檔案管理

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技高速發(fā)展背景下，檔案工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，逐漸從以往的文字、圖表向音像制品、光盤(pán)軟件等方向發(fā)展，然后通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)落實(shí)各項(xiàng)保存、分類(lèi)工作。為此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)重視資金投入的適當(dāng)增加。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要結(jié)合具體情況，加強(qiáng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同研究出一個(gè)科學(xué)適合且通用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，合理調(diào)整混亂局面，實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一，這樣既可以節(jié)省人力、物力與財(cái)力，為后續(xù)各項(xiàng)資源的開(kāi)發(fā)、共享提供有力保障。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員只需要將相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面錄入到通用數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中便可，能夠促進(jìn)工作效果與效率的大幅度提升。為此，通用數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)要緊跟檔案的更新發(fā)展，不僅要體現(xiàn)出及時(shí)準(zhǔn)確的特點(diǎn)，還要在不同層面為各級(jí)主管部門(mén)順利開(kāi)展數(shù)據(jù)上報(bào)工作提供有力支持。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們知道信息化時(shí)代的深入發(fā)展對(duì)我國(guó)檔案管理工作提出了新的要求，為此必須重視檔案管理信息化工作的開(kāi)展。一方面，要加大各項(xiàng)信息化設(shè)備的投入，為檔案管理信息化工作奠定良好基礎(chǔ);另一方面，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案管理工作的需求。

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