“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理優(yōu)化策略的研究1

謝文杰

（惠州學(xué)院 綜合檔案室，廣東 惠州 516007）

在以傳感技術(shù)和通信技術(shù)為代表的科學(xué)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以迅速發(fā)展和不斷普及，使其呈現(xiàn)鮮明的“連接一切”優(yōu)勢，并不斷地深入到各行各業(yè)，人們的日常生活受到重大的影響，社會(huì)的發(fā)展大步邁進(jìn)。李克強(qiáng)總理在十二屆全國人大三次會(huì)議上明確提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，進(jìn)而使“互聯(lián)網(wǎng)+”成為國家發(fā)展戰(zhàn)略［1］。當(dāng)前，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)和許多傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)對接，產(chǎn)生“互聯(lián)網(wǎng)+1＞N”的神奇效果，催生出巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在此社會(huì)背景下，檔案管理工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，不斷更新工作理念，才能為人們提供更好的檔案服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”概念解讀

檔案管理是對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是在傳感技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和通信技術(shù)相互融合發(fā)展的必然產(chǎn)物，其代表著一種全新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形態(tài)。在互聯(lián)網(wǎng)+不斷發(fā)展的背景下，信息數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)方式發(fā)生了巨大的變化，電子檔案策劃成為檔案管理工作中的主要內(nèi)容，而這無疑會(huì)推動(dòng)檔案管理理念與實(shí)踐的變革［2］。

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”中的“+”并非只是將二者進(jìn)行簡單的疊加，而是充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行深度的融合，從而創(chuàng)造出一種新業(yè)態(tài)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”對于檔案管理帶來的技術(shù)性變革的影響已經(jīng)凸顯出來，從表面看，“互聯(lián)網(wǎng)+”將檔案管理方式進(jìn)行了創(chuàng)新，從本質(zhì)上來分析是生存模式發(fā)生了變化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”對于檔案管理工作來說是一種新的突破和變革，徹底轉(zhuǎn)變了檔案管理的模式，為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了重要機(jī)遇［3］。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案管理的積極影響

（一）為檔案工作帶來了全新理念

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，陳舊落后的傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的先進(jìn)檔案管理技術(shù)和理念的挑戰(zhàn)與變革。在這種時(shí)代背景下，檔案管理工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，不斷順應(yīng)信息社會(huì)時(shí)代的潮流，以“互聯(lián)網(wǎng)+”理念來優(yōu)化檔案管理工作模式，構(gòu)建起適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求的檔案管理新方法和新體系。應(yīng)該說，“互聯(lián)網(wǎng)+”不僅僅為檔案管理工作提供了各種各樣的先進(jìn)工作方法，還可以為檔案管理工作者帶來全新的工作理念。

（二）豐富了檔案管理的技術(shù)手段

目前，各種各樣的科學(xué)技術(shù)為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理工作提供了更加多元化的技術(shù)手段，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為載體，檔案管理工作人員通過收集、分類、立卷、存檔來實(shí)現(xiàn)檔案管理，這種是以消耗了大量的人力物力為代價(jià)來獲得較小的信息量的傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式。傳統(tǒng)落后的檔案技術(shù)手段已經(jīng)難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代不斷增長的檔案信息存儲(chǔ)需求［4］，檔案技術(shù)手段的轉(zhuǎn)變勢在必行，如通過對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，可以便利地儲(chǔ)存、查找檔案資源，豐富檔案資源的存儲(chǔ)形式，而且有利于提高檔案管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，節(jié)省檔案資源占用的空間。

（三）提升了檔案工作的服務(wù)水平

近年來，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們對于檔案資源利用的需求不斷增加?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”借助各種先進(jìn)的技術(shù)手段使檔案利用方式得以更具多樣性、安全性，由原來的封閉型利用逐步向開放型共享轉(zhuǎn)變，讓檔案資源更好地服務(wù)社會(huì)公眾。如微信公眾號的出現(xiàn)，使得檔案利用方式大跨度轉(zhuǎn)變，社會(huì)公眾可以通過關(guān)注微信公眾號，發(fā)出查檔需求來獲得自己需要的檔案資源。檔案利用方式的轉(zhuǎn)變是提升“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)水平的途徑之一［5］。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作存在的主要問題

（一）管理觀念狹隘，缺乏服務(wù)意識

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步由單純的檔案存儲(chǔ)模式向檔案數(shù)據(jù)挖掘模式轉(zhuǎn)變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的信息化管理。但檔案管理觀念狹隘，如某些單位抱著“不出錯(cuò)，即無過”想法對移交上來的檔案資料，只是進(jìn)行單純地保管、簡單利用，且從來不主動(dòng)去收集檔案資料，懷著“你愛交不交”的心態(tài)，造成許多珍貴的檔案資料遺失?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”深受這種傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，難以普及新型的管理方式和技術(shù)手段，對于提高檔案工作的效率和服務(wù)水平無從談起。

（二）技術(shù)不夠完善，缺乏安全保障

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”不斷推進(jìn)，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體網(wǎng)絡(luò)得以廣泛應(yīng)用，使得各種檔案資源的收集和利用變得更加方便，由于數(shù)據(jù)庫所存儲(chǔ)的檔案資源彌足珍貴，因此，檔案管理過程中必須確保數(shù)據(jù)安全性和保密性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，辦公自動(dòng)化和管理網(wǎng)絡(luò)化的普及程度越來越高，各種網(wǎng)絡(luò)病毒入侵、黑客惡意攻擊竊取用戶信息、木馬攻擊等導(dǎo)致檔案信息資源泄密的事件時(shí)有發(fā)生。此外，由于我國還沒有建立健全相應(yīng)的電子檔案保密制度，這也在一定程度上不利于保障“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的安全性。

（三）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，影響共享共建

由于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的信息數(shù)據(jù)是海量的，且這些數(shù)據(jù)來源于不同的單位，并存儲(chǔ)在不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫中，使得檔案數(shù)據(jù)在內(nèi)容、形式和結(jié)構(gòu)上存在著較大的差異，因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要更好地發(fā)揮檔案價(jià)值就必須做好檔案信息資源的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。目前，我國檔案管理在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面沒有統(tǒng)一的衡量標(biāo)尺，檔案資源在共享共建方面非常落后，難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對于檔案信息資源共享的要求 。另一方面，由于我國現(xiàn)實(shí)行的是分層分級的管理體制，海量的檔案信息資源分散在各個(gè)檔案單位中，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”利用多元化需求的現(xiàn)實(shí)情況下，如何更好地整合不同單位的數(shù)字檔案信息資源，已經(jīng)成為各個(gè)檔案管理部門必須重視的問題。

（四）管理要求提升，人才儲(chǔ)備不足

目前，以“云計(jì)算”為代表的先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用，并成為“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也成為優(yōu)化和發(fā)展檔案數(shù)據(jù)管理的關(guān)鍵技術(shù)手段。然而，在各個(gè)檔案管理部門中，可以熟練掌握先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理工作者少之又少，又由于這些工作人員本身沒有專業(yè)背景，沒有接受過相應(yīng)的技能培訓(xùn)，這就使他們難以應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)開展工作。鑒于檔案部門本身是一種公益性的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，沒有建立必要的激勵(lì)機(jī)制，部分檔案管理工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識不強(qiáng)，降低了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的服務(wù)水平。比如有些單位開展檔案工作還相當(dāng)困難，檔案管理部門也僅僅是一個(gè)“文書保管室”而已，配置一兩個(gè)兼職工作人員，他們的任務(wù)就只是“看管好”檔案。隨著管理要求提升，人才儲(chǔ)備不足的問題已日益嚴(yán)重。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理優(yōu)化策略

（一）樹立檔案管理互聯(lián)網(wǎng)思維

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案管理工作已經(jīng)具有“互聯(lián)網(wǎng)+”內(nèi)涵的，傳統(tǒng)的檔案管理觀念已經(jīng)不再適應(yīng)管理工作的需求。因此，檔案管理工作人員必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，積極樹立檔案管理互聯(lián)網(wǎng)思維，而檔案管理互聯(lián)網(wǎng)思維的樹立是一個(gè)長期的漸進(jìn)的過程，需要檔案主管部門積極開展各種形式的宣傳教育，不僅提高檔案管理工作人員的管理理念和服務(wù)意識，同時(shí)還應(yīng)增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案互聯(lián)網(wǎng)意識，讓社會(huì)公眾更好地了解和認(rèn)識檔案，這樣才有助于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的順利開展。

（二）推動(dòng)檔案管理體制機(jī)制改革

科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w制、合理有效的運(yùn)行機(jī)制，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代實(shí)現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素和必要保障。首先，必須強(qiáng)化各個(gè)部門的管理職責(zé)，形成一級抓一級、層層抓落實(shí)的檔案管理體制；其次，必須建立健全長效管理機(jī)制，應(yīng)該從“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的各種新形態(tài)出發(fā)，結(jié)合本地區(qū)和單位的實(shí)際情況制定“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理和運(yùn)用的規(guī)章制度，并在管理實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行；最后，必須不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)職能，更好地適應(yīng)社會(huì)轉(zhuǎn)型需求，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)從國家事業(yè)向公共事業(yè)的轉(zhuǎn)變，使檔案管理單位發(fā)展成為自行發(fā)展、自主管理、自我約束的法人實(shí)體，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺強(qiáng)化服務(wù)職能，促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。例如，一些企業(yè)倡導(dǎo)建立合理、科學(xué)的檔案管理制度來約束管理行為，在檔案收錄、檢索利用等工作方面進(jìn)行革新，檔案管理工作實(shí)行“三位一體”管理制度。這種管理制度要求“管理方法”與“管理流程”進(jìn)行對應(yīng)，“信息收集”嚴(yán)格符合“管理流程”要求，各個(gè)環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應(yīng)，合理化企業(yè)檔案管理平臺建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理信息實(shí)用度，推動(dòng)企業(yè)改革有條不紊地進(jìn)行。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享共建

相關(guān)主管部門應(yīng)從全局出發(fā)，積極扶持檔案室（館）研發(fā)各種先進(jìn)的檔案管理軟件，在國家層面制定統(tǒng)一的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，不斷地推動(dòng)我國檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、共享化以及平臺化進(jìn)程。為了更好地保障檔案信息資源快速便捷安全的傳遞，必須加快全國開放檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐，逐步將全國各個(gè)部門和單位的開放檔案信息資源收集起來，以方便社會(huì)公眾進(jìn)行查詢和利用。此外，各個(gè)單位必須嚴(yán)格遵守《機(jī)讀目錄格式》標(biāo)準(zhǔn)，消除非標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)對檔案信息資源共享共建的負(fù)面影響，真正實(shí)現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的檔案信息資源共享共建目標(biāo)。浙江嘉興市檔案局建設(shè)開通了民生檔案遠(yuǎn)程查檔平臺，實(shí)現(xiàn)了不出村即可查檔，被稱為“老百姓家門口的檔案館”。海寧市檔案館整合了全市檔案資源，以開放館藏檔案資源、返還歷史進(jìn)館數(shù)據(jù)、共享現(xiàn)有室藏檔案的方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)利用。

（四）建立科學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系

檔案信息資源的安全性是檔案管理工作中的重中之重，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案信息資源的安全問題也日益凸顯。因此，必須重視并建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保檔案信息資源的安全存儲(chǔ)和安全使用。首先，必須重視檔案信息資源的安全，嚴(yán)格遵守檔案信息資源使用制度和操作規(guī)程，不斷強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管責(zé)任；其次，明確檔案信息資源的使用原則，建立起一套完整的等級使用制度，根據(jù)檔案信息資源的保密等級分類管理；最后，應(yīng)定期或不定期組織開展安全檢查，對系統(tǒng)加以測試和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，提高檔案信息資源的安全性。如天津市檔案館部署強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫跟蹤審計(jì)系統(tǒng)以及主機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，分別從數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)底層對相關(guān)數(shù)據(jù)、文件進(jìn)行保護(hù)，形成一套完整、嚴(yán)密的證據(jù)鏈，保障數(shù)據(jù)的安全有效。一旦監(jiān)測到有試圖篡改數(shù)據(jù)的行為，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)報(bào)警，管理員可在第一時(shí)間對系統(tǒng)進(jìn)行檢查。

（五）加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”隊(duì)伍建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，如何更好地促進(jìn)檔案管理工作和“互聯(lián)網(wǎng)+”有機(jī)結(jié)合，重要的前提條件就是建設(shè)一支綜合素質(zhì)強(qiáng)且具有互聯(lián)網(wǎng)思維的檔案工作隊(duì)伍。檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性和科學(xué)性很強(qiáng)的工作，其人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)理論知識，同時(shí)又需要掌握先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。首先，檔案管理部門必須正確意識到“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”對于工作人員的新要求，組織他們學(xué)習(xí)新觀念和新技術(shù)，不斷創(chuàng)新和提升其運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理的基本能力；其次，檔案管理部門還應(yīng)注重吸收具備“互聯(lián)網(wǎng)+”專業(yè)背景的人員，將他們充實(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”隊(duì)伍中來，以便更好地提高“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理水平。

綜上所述，伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)逐步和檔案行業(yè)進(jìn)行深度融合。檔案管理部門必須審時(shí)度勢，學(xué)會(huì)適應(yīng)和利用“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作的新特點(diǎn)，充分依靠和借助“互聯(lián)網(wǎng)+”開展科學(xué)有效的檔案管理，不僅可以為社會(huì)大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。