淺談事業(yè)單位秘書工作

馬向芳

摘 要：不論是黨政機(jī)關(guān)，亦或是企事業(yè)單位，秘書崗位都是必不可缺的。本文以事業(yè)單位秘書工作為闡述重點，首先簡單介紹了秘書的范疇，然后從幾個方面闡述了事業(yè)單位秘書人員的職責(zé)范圍，最后論述了事業(yè)單位秘書如何才能更好地做好自己的工作。

關(guān)鍵詞：秘書 事業(yè)單位 職責(zé) 提升

中圖分類號：G268.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）01-0-01

一、秘書的內(nèi)涵

一般秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的一個職位，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。事業(yè)單位秘書工作與一般企業(yè)秘書職位有些微區(qū)別，即事業(yè)單位秘書不局限于單單是某個領(lǐng)導(dǎo)的專門秘書，而是要為整個機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的，工作較一般企業(yè)更具有綜合性的特點。總的來說，事業(yè)單位秘書職位是一個綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員的性質(zhì)，是與事業(yè)單位性質(zhì)相一致的。

二、事業(yè)單位秘書的職責(zé)范圍

事業(yè)單位秘書工作是一項綜合性較強(qiáng)的工作，在單位中一般設(shè)置秘書處或辦公室來承擔(dān)秘書工作，日常除了需要輔助領(lǐng)導(dǎo)工作之外，還需要承擔(dān)諸如文件處理、文稿撰寫、行政管理、形象知識宣傳、信息收集、綜合協(xié)調(diào)、公關(guān)接待、機(jī)要保密等任務(wù)，[1]在單位中占據(jù)極為重要且舉足輕重的地位。下面從幾個方面具體闡述一下事業(yè)單位秘書的職責(zé)范圍。

1.輔助決策

輔助是秘書部門工作的天然屬性，是對秘書工作的必然要求，這是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的，事業(yè)單位秘書也不例外。事業(yè)單位秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的工作內(nèi)容包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋四個方面，這四方面的工作會根據(jù)事件發(fā)展的性質(zhì)與秘書部門的性質(zhì)全部發(fā)生或部分發(fā)生，但都屬于秘書輔助決策的職能。

2.協(xié)調(diào)服務(wù)職能

秘書處（辦公室）是事業(yè)單位中的綜合管理部門，發(fā)揮著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的職責(zé)。這種職責(zé)要求辦公室秘書人員要能夠引導(dǎo)組織之間、人員之間建立相互協(xié)作的良好關(guān)系，從而實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。作為一名事業(yè)單位的秘書人員，必須時刻意識到，做協(xié)調(diào)服務(wù)工作，是自己責(zé)無旁貸的工作職責(zé)，倘若無法認(rèn)識到這一點，秘書處（辦公室）作為一個綜合部門，也就失去了其存在的必要。

3.文件處理

處理文件是秘書崗位又一重要職責(zé)。事業(yè)單位文件處理工作主要包括兩個方面，一為收文處理，二為發(fā)文處理。二者均有自己一定的處理步驟，且不同步驟都有不同的管理辦法，不同性質(zhì)文件也都具有不同的管理屬性。但總的來講，不管是收文還是發(fā)文，都對事業(yè)單位秘書人員提出了不同的要求。

4.宣傳工作

我國1998年頒布的《事業(yè)單位登記管理暫行條例》中，將事業(yè)單位的目的定位為社會公益，主要從事教育、文化、衛(wèi)生等工作的社會服務(wù)組織。[2]這一定位決定了事業(yè)單位具有公益性和知識密集性等特征，這些特征又決定了宣傳工作在事業(yè)單位非常重要，而事業(yè)單位的宣傳工作主要有秘書處（辦公室）具體承擔(dān)。

5.日常行政事物處理

不管是黨政機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位，其日常運營都離不開行政管理工作。行政事務(wù)囊括的范圍很廣，像流程制度、會務(wù)外聯(lián)、文印資質(zhì)、檔案資料、采購資產(chǎn)、后勤安保、接待招待等均屬于行政事務(wù)，事業(yè)單位的行政事務(wù)處一般也是歸秘書處（辦公室）處理。

三、如何做好事業(yè)單位秘書工作

1.觸覺要靈敏，工作要高效

秘書的輔助屬性要求該崗位工作人員具有較高的領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力。事業(yè)單位是政府為更好的為人民服務(wù)而設(shè)置的部門，因此事業(yè)單位秘書在處理工作時首先要考慮黨委有什么精神，領(lǐng)導(dǎo)有什么意圖，怎樣辦才更符合黨委工作要求和領(lǐng)導(dǎo)意圖，如果沒有這種觸覺，很多工作會浪費時間卻徒勞無功。高效工作是現(xiàn)今黨和政府提倡的工作方式，因此，在保證質(zhì)量的前提下，事業(yè)單位秘書也要學(xué)會盡量減少不必要的環(huán)節(jié)，做到及時、迅速、不誤事，實現(xiàn)工作高效運轉(zhuǎn)。

2.做事要周密，處理要規(guī)范

事業(yè)單位秘書工作是非常瑣碎繁雜的，工作中哪一個環(huán)節(jié)、哪一個方面出現(xiàn)紕漏，都會影響事件整體的走向和結(jié)果。因此，秘書處（辦公室）人員做每項工作，都應(yīng)該周全細(xì)致，環(huán)環(huán)相扣，精心組織，明確責(zé)任，顧全大局，避免差錯和疏漏，以保證各項議程和活動的順利進(jìn)行。要保障每項工作周密有序的進(jìn)行，除了秘書細(xì)致周全外，實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、程序化也是有效策略。不得不提，高標(biāo)準(zhǔn)成就高質(zhì)量。

3.行事要主動，能力要提升

主動做事與被動做事效果是截然不同的，在主動狀態(tài)下做事，有助于把問題想到前面，把工作做到前頭，并隨著變化而調(diào)整，能夠使工作忙而不亂，有條不紊。當(dāng)然，事業(yè)單位秘書除了行事主動外，也要不斷提升自己，一定要堅持始終學(xué)習(xí)的理念，既要學(xué)習(xí)辦公理論，也要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技和謀事處事能力；既要提筆能寫、開口能講，也要遇事會辦；既要不斷提高參與決策的能力，也要不斷總結(jié)工作規(guī)律與特點，以更好地適應(yīng)黨和國家賦予的重?fù)?dān)。

4.要甘于奉獻(xiàn)，扛得住誘惑

公益性是事業(yè)單位特有的屬性，公益即意味著服務(wù)和奉獻(xiàn)，事業(yè)單位秘書若沒有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)就缺乏了積極性、主動性和創(chuàng)造性，[3]必然是沒有生命力的。事業(yè)單位秘書人員要真正做好工作，勢必需要不斷加強(qiáng)自己主觀世界的改造，勤勤懇懇，任勞任怨，淡泊名利，把心思用在工作上。只有做到經(jīng)得住寂寞，扛得住誘惑，學(xué)會處理名與利、得與失、苦與樂、個人利益和集體利益的關(guān)系，才能在在工作和奉獻(xiàn)中體現(xiàn)自己的人生價值。

結(jié)語

事業(yè)單位作為國家機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織，其發(fā)展健康與否不論是對民眾個體，還是對城市建設(shè)都具有重要的意義。事業(yè)單位秘書人員作為事業(yè)單位能夠保持正常工作的必要環(huán)節(jié)，它的重要性不言而喻。本文簡單的從幾個方面對事業(yè)單位秘書的工作進(jìn)行了闡釋，希望可以為相關(guān)人員更好地參與工作提供一些借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]董漢庭.事業(yè)單位辦公室主任談秘書工作[J].秘書之友，2009（03）：10.

[2]徐雪嵐.關(guān)于創(chuàng)新事業(yè)單位宣傳工作的思考[J].中外企業(yè)家，2015（11）：117.

[3]丁薛祥. 總書記辦公室主任丁薛祥談秘書工作[J].http：//www.shidi.org/sf_70B1E3A4C99F47F1A95F738D8BD125A2_277_6881AC15354.html