新時(shí)代背景下干部人事檔案管理工作研究

胡瀟瀟

（中共山東省委黨?！旧綎|行政學(xué)院】國(guó)院交流學(xué)院，濟(jì)南 250014）

干部人事檔案管理就是對(duì)干部人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)［1］，它能最大限度、最完整地保存干部的學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、獲獎(jiǎng)情況等一系列資料信息。對(duì)于黨政機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，干部人事檔案是考察干部的品行、能力、績(jī)效的最重要也是最可靠的工具［2，3］之一。在當(dāng)前強(qiáng)化清政廉政建設(shè)的新形勢(shì)下，要建設(shè)一支高素質(zhì)干部隊(duì)伍，干部人事檔案管理工作顯得尤為重要，社會(huì)和諧發(fā)展并大力建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)，在用人選人上需要各級(jí)黨政部門嚴(yán)格核查干部的人事檔案，以免用人不當(dāng)，給國(guó)家和人民帶來(lái)負(fù)面影響。

一、關(guān)于干部人事檔案管理的研究梳理

干部人事檔案管理在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，通過(guò)梳理文獻(xiàn)可以看出，不同學(xué)者基于不同的研究目的，從干部人事檔案制度及其變遷、干部人事檔案管理存在的問(wèn)題、干部人事檔案改革的對(duì)策等角度對(duì)干部人事檔案的管理進(jìn)行了研究。宋丹（2016）、李靜（2017）、盧東慧（2018）等學(xué)者指出，干部人事檔案是政府處理公共事務(wù)的工具，干部人事檔案制度由國(guó)家頒布的人事檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)條例組成；從干部人事檔案制度的發(fā)展脈絡(luò)看，1939年～1949年是干部人事檔案發(fā)展的早期階段，1949年～1978年逐步開(kāi)始對(duì)干部人事檔案進(jìn)行集中管理，改革開(kāi)放至今，干部人事檔案的整理、轉(zhuǎn)遞等工作開(kāi)始有了統(tǒng)一的規(guī)范要求。［4-6］王佳（2015）、趙驚濤（2017）、李興春和馬雁（2018）等學(xué)者指出干部人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性等特征，長(zhǎng)期以來(lái)，很多單位重視人事工作，輕視干部檔案管理，這導(dǎo)致干部人事檔案管理工作普遍滯后于人事工作；目前，存在干部人事檔案未實(shí)現(xiàn)專人管理、管理干部人事檔案的人員專業(yè)素質(zhì)不高、干部人事檔案內(nèi)容沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)、干部人事檔案信息化建設(shè)滯后等問(wèn)題。［7-9］鐘明娟（2016）、梅雪松（2017）、楊秀紅（2018）、方德生（2018）等學(xué)者針對(duì)干部人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化檔案管理體制、健全檔案管理制度、提高相關(guān)人員整體檔案意識(shí)、加快推進(jìn)干部人事檔案工作信息化等改進(jìn)對(duì)策。［10-13］

從上述文獻(xiàn)梳理可以看出，已有研究成果對(duì)推進(jìn)干部人事檔案管理工作具有重要參考借鑒意義。但是，在中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代的背景下，領(lǐng)導(dǎo)干部是中國(guó)共產(chǎn)黨執(zhí)政的領(lǐng)導(dǎo)者，是中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)者，是人民群眾的公仆，如此重要的角色，對(duì)于選人用人基礎(chǔ)工作之一的干部人事檔案工作就需要與時(shí)俱進(jìn)，滿足更高的要求和規(guī)范，為選拔符合時(shí)代發(fā)展要求的好干部做好輔助工作?；诖?，本文擬對(duì)新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作中尚存在的問(wèn)題進(jìn)行一下梳理，并以問(wèn)題為導(dǎo)向提出進(jìn)一步健全完善的建議。

二、當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題

在當(dāng)前全面建成小康社會(huì)進(jìn)入決勝階段、中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代的關(guān)鍵時(shí)期，黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)都需要選拔更多的優(yōu)秀干部勇挑重?fù)?dān)，擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)人民群眾干事創(chuàng)業(yè)的責(zé)任。在選拔德才兼?zhèn)漕I(lǐng)導(dǎo)干部過(guò)程中，干部人事檔案的查閱、甄別、核實(shí)等發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。當(dāng)前我國(guó)的干部人事檔案管理工作獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案管理的規(guī)章制度日趨完善，管理方法和管理手段不斷現(xiàn)代化、信息化。但也必須看到，當(dāng)前的干部人事檔案管理工作還存在諸多不足和問(wèn)題，需要引起高度重視，進(jìn)行理性思考，并對(duì)癥下藥尋求解決之道。

（一）干部人事檔案內(nèi)容不完整

干部人事檔案主要包括干部的履歷、自傳、品德記述、學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載、學(xué)歷證明記載、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)踐成就、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、干部任免、工資變動(dòng)情況等等一系列的內(nèi)容。與普通檔案不同，干部人事檔案是黨選拔、任用干部的重要依據(jù)，正因如此，干部人事檔案的內(nèi)容必須具有高度的完整性和真實(shí)性。但是據(jù)統(tǒng)計(jì)，很多干部人事檔案的內(nèi)容在經(jīng)過(guò)很多不同層面的部門管理后，檔案中許多細(xì)節(jié)性內(nèi)容或者需要新增進(jìn)去的內(nèi)容都沒(méi)有得到更新。這就無(wú)法了解這些干部的全部信息，尤其是最新信息，有的干部可能因此喪失競(jìng)選優(yōu)勢(shì)，從而影響黨組織的選拔任用人才取向。

（二）存在虛假的檔案信息

在從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)治吏的時(shí)代背景下，我國(guó)又是一個(gè)擁有十三億人口的大國(guó)，這意味著不論做什么，想要什么工作或職位，都有無(wú)數(shù)的人競(jìng)爭(zhēng)。在這樣大的競(jìng)爭(zhēng)壓力下，干部人事檔案就成為證明干部?jī)?yōu)勢(shì)的證據(jù)之一，干部人事檔案中優(yōu)秀方面的材料越豐富，干部的優(yōu)勢(shì)就越明顯。這就使得部分人捏造虛假檔案材料行為的發(fā)生，比如：虛報(bào)獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、隱瞞錯(cuò)誤過(guò)失、捏造工作經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷情況等，即便是被黨組織、政府所任用，時(shí)間久了也會(huì)原形畢露。在這種情況下，原來(lái)能力強(qiáng)的人因沒(méi)被挖掘而失去為國(guó)家效力的機(jī)會(huì)；而能力欠缺的人因在現(xiàn)有崗位上一直停滯不前，而給黨、國(guó)家和人民帶來(lái)?yè)p失。

（三）干部人事檔案管理制度不健全

時(shí)代在與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，制度卻停滯不前，這是干部人事檔案管理的又一大弊端。隨著人員的增長(zhǎng)與各種干部崗位調(diào)動(dòng)，干部人事檔案的流動(dòng)性也越來(lái)越大。每個(gè)單位的干部人事檔案材料基本都是采用紙質(zhì)版保存的，在隨著干部調(diào)動(dòng)等人員流轉(zhuǎn)中極容易將干部的人事檔案丟失。另外，由于干部人事檔案管理制度的特殊化以及保存性流程的僵化體制，干部要想重新辦理檔案，程序會(huì)十分的繁瑣，加上原來(lái)的檔案管理方面政策內(nèi)容較少，多半為查閱、保密、轉(zhuǎn)存等一些簡(jiǎn)單工作，而對(duì)于干部人事檔案材料中的各階段信息、干部任免情況、調(diào)動(dòng)情況以及家庭狀況等都未做詳細(xì)的分類與記錄，導(dǎo)致有些材料無(wú)法補(bǔ)辦。因此，這種簡(jiǎn)單不全面的管理制度給干部的審核帶來(lái)很大的困擾與困難。

（四）保存檔案的技術(shù)方法落后

上個(gè)世紀(jì)的中國(guó)，許多方面都十分落后，包括計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。那時(shí)的干部人事檔案多是手抄或者油印的紙質(zhì)版，很少有電子版的材料保存下來(lái)，在這樣的情況下，很難用人工去對(duì)檔案材料進(jìn)行備份管理。沒(méi)有信息技術(shù)高效、及時(shí)、敏捷功能的幫助，干部人事檔案的管理人員在整理檔案的過(guò)程中效率低下，對(duì)于材料的分類或者內(nèi)容的歸檔、補(bǔ)充也容易出錯(cuò)，這就容易給干部的任用、考核等帶來(lái)不便。另外，紙質(zhì)版一般很難進(jìn)行備份，如果需要備份一套文檔，所用時(shí)間長(zhǎng)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如電子版，短短幾分鐘就可以解決；紙質(zhì)版?zhèn)浞菁群臅r(shí)又耗力，并且在處理過(guò)程中還容易造成檔案材料損壞或丟失。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)講，信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用是必然的，以前的純手工人力整理干部人事檔案的方式已經(jīng)不現(xiàn)實(shí)，技術(shù)的發(fā)展要求檔案管理部門觀念的轉(zhuǎn)變。

（5）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足

檔案管理中最重要的一個(gè)角色——檔案管理人員，是管理部門最需要關(guān)注的人。但管理部門都經(jīng)常忽略了對(duì)管理人員的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)都不太重視。很多檔案管理人員由于缺乏檔案管理的專業(yè)性知識(shí)，在管理檔案時(shí)對(duì)自己的工作不太熟悉，對(duì)于整理檔案的一系列流程容易混淆，在對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤。再則，由于干部人事檔案管理的保密性，很多檔案管理工作都是在保密情況下進(jìn)行的，不會(huì)公開(kāi)、公布于人前。這就出現(xiàn)了一個(gè)新的問(wèn)題，不專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于檔案材料的重要性認(rèn)識(shí)不夠，甚至覺(jué)得檔案管理只要隨意收集材料進(jìn)行歸檔即可，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單輕松的工作。對(duì)干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員就會(huì)出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)薄弱、專業(yè)素質(zhì)不高的行為。如果將干部人事檔案交由這樣的人員去管理，在檔案管理工作中將會(huì)出現(xiàn)非常大的安全隱患。

三、完善干部人事檔案管理工作的路徑

（一）及時(shí)做好檔案補(bǔ)充內(nèi)容的工作

針對(duì)因?yàn)楦刹咳耸聶n案內(nèi)容的不完整性及檔案材料缺失，給黨政機(jī)關(guān)選拔人才帶來(lái)困擾問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)設(shè)專門的檔案內(nèi)容甄別機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)一批專業(yè)完善干部人事檔案材料內(nèi)容的專業(yè)管理人員。專業(yè)的人員配上專門的機(jī)構(gòu)，為檔案材料的完整性提供保證。同時(shí)，檔案內(nèi)容的補(bǔ)充要十分及時(shí)，不能出現(xiàn)拖拉、停滯的現(xiàn)象，這會(huì)使整理補(bǔ)充檔案材料的成效大大降低，達(dá)不到整頓的目的。因此，及時(shí)、專業(yè)地對(duì)干部人事檔案材料補(bǔ)充整理才會(huì)將檔案管理提高到更高層次的水平。

（二）做好嚴(yán)格審查、核實(shí)檔案內(nèi)容的工作

針對(duì)干部人事檔案材料存在虛假、捏造成分而可能導(dǎo)致用人不當(dāng)問(wèn)題，需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案材料的甄別及對(duì)涉事人員的處罰力度。管理部門要認(rèn)真檢查并核實(shí)所在機(jī)構(gòu)的每一位干部的每一份檔案材料。例如：材料中記載干部本人的學(xué)歷及學(xué)校，要證實(shí)它的真實(shí)性，需要有檔案管理部門的核查人員在相關(guān)審核網(wǎng)站中進(jìn)行核實(shí)，出具審核證明，并到該干部畢業(yè)的學(xué)校相關(guān)部門核查當(dāng)時(shí)入學(xué)時(shí)的信息即可。包括干部的獲獎(jiǎng)及成就等也要派專員去進(jìn)行核實(shí)，而經(jīng)核實(shí)無(wú)誤，要備份文稿，并將檔案材料存入干部本人檔案，如有虛假，則需啟動(dòng)后續(xù)程序進(jìn)行處理。在如此規(guī)范的人事檔案管理制度中，黨政機(jī)關(guān)在科學(xué)地選人用人時(shí)，也能將干部實(shí)際情況分析得更加透徹，從綜合方面考慮得更加清楚，從中甄選出更加賢能的干部，為國(guó)家為人民更好的服務(wù)。

（三）健全完善檔案管理的制度

要想根除人事檔案管理中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，最基本的是要健全檔案管理制度，并不斷完善人事檔案管理?xiàng)l例。首先，收集、整理、歸類檔案材料方面的管理工作要隨著現(xiàn)實(shí)的需要不斷改進(jìn)完善。其次，檔案的保密工作要加強(qiáng)，不能隨意將檔案外借，如有必須外借查閱的情況，需借閱方出具相關(guān)的證明文件，并要在專門的借閱登記簿上對(duì)檔案的借出時(shí)間、場(chǎng)地、事由等做出詳細(xì)的記錄。最后，對(duì)于不同干部所屬的部門及職位的調(diào)動(dòng)方向，檔案管理也應(yīng)做出不同的歸類，對(duì)于他們的檔案材料做出對(duì)應(yīng)的保護(hù)措施，做到精準(zhǔn)、嚴(yán)密、周全的管理，使在對(duì)干部審核時(shí)能快速地將最新、最完整的檔案提供核查。

（四）將干部人事檔案管理與最新的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合

信息技術(shù)的高速發(fā)展對(duì)做好干部人事檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)也帶來(lái)了新機(jī)遇。一方面，作為一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)，保存檔案如此重要的工作，必然要輔之以最好的保存手段。而信息技術(shù)的發(fā)展就為管理機(jī)構(gòu)保存檔案提供了一個(gè)革新的機(jī)會(huì)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高效率、高準(zhǔn)確率、高靈活率都使檔案保存變得越來(lái)越省時(shí)、省力、便捷。再者，將最新的科學(xué)技術(shù)——計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，能夠加快檔案材料整體從紙質(zhì)版向電子版的過(guò)渡。電子版不僅備份容易，保密性也更強(qiáng)（可在計(jì)算機(jī)中設(shè)置特殊密碼），在保存上也更安全，不容易丟失。另一方面，將檔案管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合也為管理檔案的工作人員提供了更多的時(shí)間與空間去研究檔案管理制度，在制度的改革與修正以及對(duì)檔案材料的完善上、真實(shí)性上、檔案材料整理的細(xì)節(jié)上投入更多的精力，從而把檔案管理工作做得更好。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于直接接觸干部人事檔案的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其品德、責(zé)任意識(shí)與專業(yè)管理水平是做好檔案管理工作的重要保證。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作者的選拔、培養(yǎng)與培訓(xùn)力度，注重“信念堅(jiān)定、為民服務(wù)、勤政務(wù)實(shí)、敢于擔(dān)當(dāng)、清正廉潔”等方面的素質(zhì)，要強(qiáng)化檔案管理工作者的職業(yè)道德素養(yǎng)，因?yàn)楦刹康娜耸聶n案材料需要絕對(duì)的真實(shí)，而要保證這一點(diǎn)，就需要管理人員擁有公平公正、謹(jǐn)慎認(rèn)真的品格。因此，在選拔管理人員時(shí)一定要將考察他們個(gè)人的品格放在第一位，對(duì)工作的責(zé)任感與工作能力都要作為考察內(nèi)容。要重視和加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)工作力度，通過(guò)專題培訓(xùn)班、不定期的檔案管理講座等，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、優(yōu)良作風(fēng)。要做好檔案管理的傳幫帶工作，并請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的、老練的、優(yōu)秀的檔案管理人員對(duì)新進(jìn)的人員做工作指導(dǎo)或者培訓(xùn)，從理論與實(shí)踐的結(jié)合上不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在注入新生動(dòng)力的基礎(chǔ)上，鞏固和加強(qiáng)黨的執(zhí)政地位，為我們黨建設(shè)出一支高素質(zhì)的干部檔案管理隊(duì)伍。