大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型研究

辛健

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)量正在迅速膨脹，數(shù)據(jù)決定著未來(lái)發(fā)展，各行各業(yè)都應(yīng)當(dāng)意識(shí)到數(shù)據(jù)爆炸性增長(zhǎng)帶來(lái)問(wèn)題的隱患，可以肯定的是隨著時(shí)間的推移與科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在商業(yè)、經(jīng)濟(jì)及其他領(lǐng)域當(dāng)中，它的決策性與分析性必將處于關(guān)鍵性地位。高校檔案管理模式也會(huì)處于一個(gè)變革時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)代的需求，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作現(xiàn)狀出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題與矛盾，這給管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)與沖擊，面對(duì)此種情況，高校檔案管理模式勢(shì)必會(huì)以大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)進(jìn)行新的變革，以全新的管理理念建立健全檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;高校檔案;管理模式;轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)讓社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，越來(lái)越多的行業(yè)應(yīng)用彰顯了大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢(shì)，它不僅促進(jìn)了數(shù)字化管理模式的發(fā)展，同時(shí)也加速了傳統(tǒng)的管理模式的信息化轉(zhuǎn)變，更加適應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代發(fā)展的潮流。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步使云計(jì)算與大數(shù)據(jù)等概念迅速得以普及與發(fā)展，越來(lái)越多的領(lǐng)域及行業(yè)通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行行業(yè)數(shù)據(jù)的模擬與分析，因其具有傳統(tǒng)管理方式不可達(dá)到的高效性與精準(zhǔn)性特點(diǎn)而大受好評(píng)，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式促進(jìn)了檔案管理方式的進(jìn)一步優(yōu)化，使紙質(zhì)化管理逐步向高科技數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，這不僅提高了辦公管理效率，也使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性穩(wěn)步提高。

1 大數(shù)據(jù)被運(yùn)用于高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)

大數(shù)據(jù)背景之下高校檔案管理模式會(huì)發(fā)生大的變革，然而任何傳統(tǒng)事物向新生事物轉(zhuǎn)變的歷程都是漫長(zhǎng)的，不可能一蹴而就，在變革的過(guò)程當(dāng)中會(huì)遇到各種各樣的新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，高校檔案管理部門必須要認(rèn)清變革方向，以順應(yīng)信息化數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢(shì)為主要方向進(jìn)行檔案管理模式的更新與改革，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理的落后方式，從管理理念下手，將以往舊的“重管理、輕利用”的管理思維適時(shí)扭轉(zhuǎn)，從根本上要完善管理人員的專業(yè)知識(shí)體系，這樣才能適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求[1]。

1.1 促進(jìn)了高校檔案管理制度的完善與建立

高校檔案管理傳統(tǒng)的管理模式是紙質(zhì)化管理，在管理效能方面根本體現(xiàn)不出檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，資料立卷也是絲毫無(wú)系統(tǒng)化而言。大數(shù)據(jù)信息化背景之下 高校檔案管理制度能夠?qū)⑦@些零散的信息與資料進(jìn)行準(zhǔn)確的登記和錄入，促進(jìn)了檔案信息的完整化與電子化，這是一個(gè)質(zhì)的飛躍，可以說(shuō)它進(jìn)一步加速了高校檔案管理制度的完善與建立，使之能夠利用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將檔案的信息進(jìn)行準(zhǔn)確性與完整性的編排，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

1.2 突破了檔案管理在時(shí)間與空間上的限制

傳統(tǒng)的高校檔案管理制度對(duì)時(shí)間與空間的限制是非常明顯的，檔案管理的可操作性常常受到管理人員上下班特定時(shí)間與工作場(chǎng)所的制約，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)完全顛覆了傳統(tǒng)檔案管理制度的限制，檔案管理人員可以突破時(shí)間、空間的限制進(jìn)行管理操作，在工作效能方面實(shí)現(xiàn)了大跨越。檔案管理人員可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行資料地翻閱與歸檔，在穩(wěn)步提升工作效率的同時(shí)還能夠使操作者之間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)增進(jìn)溝通，便于工作上的管理與信息服務(wù)質(zhì)量的提高。

1.3 更有利于檔案資料的整合

傳統(tǒng)的檔案管理在信息整合上不僅繁瑣而且歸檔效率不高，往往是針對(duì)一項(xiàng)資料的內(nèi)容反復(fù)的查閱資料結(jié)果往往不盡人意，耗費(fèi)大量的工作人員投入過(guò)多的時(shí)間去進(jìn)行這種文件的歸檔與整理，很多時(shí)候得到的結(jié)果仍然不滿意。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的今天，這樣的問(wèn)題迎刃而解，檔案管理人員只需要在計(jì)算機(jī)上把相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分類錄入，隨時(shí)就可以把相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行搜索分類，不僅結(jié)果清晰明了，還極大解放了檔案管理人員，讓高校檔案管理更加趨于系統(tǒng)化與人性化。

1.4 加快了信息資源共享

所謂資源共享就是在多臺(tái)計(jì)算機(jī)或多個(gè)用戶之間，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與硬件軟件的輔助把有效的資源進(jìn)行合理化的分配，它在計(jì)算機(jī)使用率提高的同時(shí)也將資源進(jìn)行了共享分配，有效實(shí)現(xiàn)了協(xié)調(diào)管理避免混亂的作用。這是一種現(xiàn)代信息化社會(huì)所推崇的共享理念，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源管理的最大優(yōu)勢(shì)，它依托于云計(jì)算與數(shù)據(jù)挖掘等新興科技力量，建立高校檔案信息資源庫(kù)，將這些有限資源合理化共享，實(shí)現(xiàn)了最大限度提升數(shù)據(jù)資源的自身價(jià)值。

2 高校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高校檔案工作在全國(guó)檔案發(fā)展事業(yè)中是具有特殊性質(zhì)的一部分，早期的高校檔案管理由于計(jì)算機(jī)的普及率低，電子信息化發(fā)展慢，檔案管理大多是人工操作，不僅效率不高，準(zhǔn)確率低下，而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力與物力，普遍存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)于以下方面：

2.1 高校檔案管理部門對(duì)管理模式轉(zhuǎn)型認(rèn)識(shí)欠缺

當(dāng)前很多高校管理對(duì)檔案管理重視度不足，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行收集、整理與歸納，加強(qiáng)其保存的有效期限，但事實(shí)上檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)與規(guī)范的工作，是一個(gè)擁有復(fù)雜操作系統(tǒng)的工作，但檔案管理部門卻不能清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理變革勢(shì)在必行的轉(zhuǎn)換趨勢(shì)，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)已全面到來(lái)的時(shí)代，不利用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理模式的思維進(jìn)行檔案管理，面對(duì)檔案中存在的遺漏與缺失就不可能從種類繁雜的數(shù)據(jù)中提取有效資料進(jìn)行信息健全，從而無(wú)法發(fā)現(xiàn)高校運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中所存在的具體問(wèn)題，會(huì)阻礙到高校檔案管理的進(jìn)一步科學(xué)化發(fā)展[2]。

2.2 檔案歸檔制度不健全

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式相對(duì)落后不僅表現(xiàn)在檔案統(tǒng)計(jì)相對(duì)封閉，最大的缺陷在于檔案歸檔制度的不健全，高校檔案管理部門的專業(yè)檔案門類紛雜，統(tǒng)計(jì)檔案工作人員需要從各部門收集整理相關(guān)統(tǒng)計(jì)檔案，進(jìn)行歸類、編排和整合等一系列復(fù)雜的工作，沒(méi)有信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用的輔助這些工作內(nèi)容不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，同時(shí)純手工化的歸檔手段致使這些資料與數(shù)據(jù)抗風(fēng)險(xiǎn)力差，成本高與耗時(shí)久是一方面問(wèn)題，隨時(shí)年限的推移很多字體的模糊變形會(huì)造成檔案缺乏的問(wèn)題，而這些問(wèn)題的修復(fù)與整編又將耗費(fèi)更多的時(shí)間與精力，大數(shù)據(jù)時(shí)代下健全檔案歸檔制度，促進(jìn)信息化管理模式則是提升高校檔案管理工作的唯一有效途徑。

2.3 專業(yè)的檔案管理人才缺乏

傳統(tǒng)高校檔案管理部門對(duì)人才的重視度不夠，認(rèn)為這是一項(xiàng)大眾廣泛型工作，任何人都可以勝任，在強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)上力度欠缺，大多從事這項(xiàng)工作的人員也并非是專業(yè)檔案學(xué)出身的，對(duì)檔案系統(tǒng)化管理的專業(yè)知識(shí)不足，實(shí)際工作當(dāng)中沒(méi)有具體的工作流程作為參照，也不熟悉檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的原理，從而形成了管理模式僵化、信息數(shù)據(jù)收集能力不強(qiáng)等各種問(wèn)題[3]。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，高校信息數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有日趨細(xì)化的分類與精準(zhǔn)的歸納，但人才的缺乏嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)檔案管理與編輯的實(shí)際工作，導(dǎo)致了高校檔案管理工作仍然滯后的現(xiàn)狀。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)研究的措施

在信息時(shí)代人們的生活無(wú)時(shí)無(wú)刻不被數(shù)據(jù)所籠罩，這種新的數(shù)據(jù)模式在改變?nèi)藗內(nèi)粘Ｉ畹耐瑫r(shí)也改變了以往的高校檔案管理工作，對(duì)此我們高校的檔案管理工作要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索和改革，從而適應(yīng)時(shí)代的要求：

3.1 從思想意識(shí)上切實(shí)提高重視度

如果說(shuō)高校檔案管理信息化建設(shè)的首要問(wèn)題是什么，那么從意識(shí)上提高重視度就是無(wú)法繞開(kāi)的首要問(wèn)題[4]。很難想象一個(gè)高校如果校領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作不關(guān)心也不重視，那么下面的各級(jí)工作者會(huì)有什么主動(dòng)作為。所以，必須要讓大家轉(zhuǎn)變思想觀念，轉(zhuǎn)變以往弱化檔案管理的積弊，要從全局出發(fā)充分意識(shí)到高校檔案管理信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義，要給高校教職工解釋清楚這一信息化建設(shè)會(huì)給他們帶來(lái)什么樣的利益。筆者認(rèn)為只要能夠把檔案管理信息化建設(shè)和教職工的切身利益相掛鉤，真正能讓教學(xué)檔案為教職工服務(wù)，就一定會(huì)激發(fā)大家的參與度。“眾人拾柴火焰高”，必要時(shí)可以在高校內(nèi)部建立相關(guān)工作小組來(lái)具體研究檔案管理信息化建設(shè)措施，從而穩(wěn)步推進(jìn)工作的開(kāi)展。

3.2 做好檔案管理工作的資金和配套保障

要保障信息化檔案管理建設(shè)中經(jīng)費(fèi)的充足，必須從經(jīng)費(fèi)上給予足夠的支持，常言道：“巧婦難為無(wú)米之炊”，如果沒(méi)有充足的資金作支持，難免會(huì)出現(xiàn)半途而廢的不利情況發(fā)生，這對(duì)于相關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)是一種無(wú)情的打擊，也不利于調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。此外還要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置，提高檔案管理過(guò)程中的安全性的問(wèn)題，數(shù)字化網(wǎng)站的運(yùn)維工作需要一定的硬件保障，比如各類的存儲(chǔ)硬盤和功能強(qiáng)大的運(yùn)維服務(wù)器來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全穩(wěn)定。在具體操作中，可以制定好相應(yīng)的規(guī)章制度為檔案信息資源的合理利用創(chuàng)造有利條件。系統(tǒng)最好能使用多級(jí)存儲(chǔ)技術(shù)，目的是為了確保安全，防止泄露，同時(shí)還能保證數(shù)據(jù)讀取中性能穩(wěn)定。最后，要確保檔案管理人員的結(jié)構(gòu)穩(wěn)定[5]。各類工作的有效實(shí)施離不開(kāi)得力的人才，由于高校存在職稱評(píng)定等制度，而對(duì)于那些從事檔案管理的相關(guān)人員，如果年齡日益增長(zhǎng)工作業(yè)績(jī)卻并不夠突出，那么評(píng)定職稱的困難度也就會(huì)日益增大。再者，對(duì)于那些新走上工作崗位的年輕人，面對(duì)枯燥的檔案管理工作，有時(shí)也會(huì)心生失落，無(wú)法全身心投入工作，久而久之勢(shì)必會(huì)跳槽或轉(zhuǎn)崗。這種現(xiàn)象對(duì)于那些學(xué)歷高能力高的業(yè)務(wù)骨干更加明顯，這都嚴(yán)重的影響到檔案管理的信息化建設(shè)，所以保障好相關(guān)人員的權(quán)益顯得十分必要。如果不為他們?cè)O(shè)身處地解除后顧之憂，如果只是口頭宣傳愛(ài)崗敬業(yè)，如果只是一味的施以行政壓力，管理效果也許并不理想。

3.3 在管理檔案的方式上做調(diào)整

檔案管理信息化的顯著特征是檔案信息的數(shù)字化，共享信息，加強(qiáng)信息的處理和交流。每個(gè)高校應(yīng)立+足于本校的實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)設(shè)立屬于自己的檔案處理網(wǎng)站，該網(wǎng)站可以納入到全國(guó)性數(shù)據(jù)庫(kù)中，讓高校與高校之間建立順暢的信息共享合作和交流。再者，為了提高管理的水平，必須引入規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序[6]。在具體操作過(guò)程中，檔案的收集、梳理、評(píng)定、編錄、存管等環(huán)節(jié)要遵照統(tǒng)一的程序開(kāi)展工作。實(shí)踐證明，檔案案卷收集是否完整決定了檔案的價(jià)值，收集過(guò)程一定要最大限度的確保資料的完整，科學(xué)的進(jìn)行分類。

3.4 組建專業(yè)的信息化檔案管理人才隊(duì)伍

高校要配備專業(yè)的檔案管理人才，這些人才都具備專業(yè)技術(shù)水平和管理技能，可以隨時(shí)獲取到本行業(yè)最新資訊。這里涉及到技術(shù)應(yīng)用包含有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化處理等等，對(duì)涉及到的與信息產(chǎn)權(quán)相關(guān)的法律條文熟記于心。需要指出的是檔案管理涉及到保密問(wèn)題，所以相關(guān)的檔案管理人員必須要政治和業(yè)務(wù)“雙過(guò)硬”，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，避免造成信息的泄露，給高校形象抹黑。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化社會(huì)下大數(shù)據(jù)的運(yùn)用給高校的檔案管理工作帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。然而我們應(yīng)該看到這是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，高校的檔案管理工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，從而增強(qiáng)為師生服務(wù)的主動(dòng)作為意識(shí)。只有不斷的探索和鉆研才能夠提高檔案工作的管理水平，使之向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。要在確保個(gè)人信息不被泄露的前提下，進(jìn)一步發(fā)揮和利用人事檔案信息的價(jià)值，為高校的人才儲(chǔ)備及合理利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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