高校電子檔案的智慧建設(shè)

李瑩 朱梅

摘 要：高校檔案工作具有歷史悠久、檔案門(mén)類(lèi)多、立檔單位信息系統(tǒng)復(fù)雜、檔案管理業(yè)務(wù)全面（館室合一）、利用服務(wù)精細(xì)化、人員編制少等特點(diǎn)。為了提高檔案管理工作的水平，電子信息化發(fā)展是高效管理檔案文件的必由之路，“智慧檔案館”為高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分。本文分析高校電子檔案現(xiàn)存問(wèn)題和數(shù)字化建設(shè)的意義，提出解決高校檔案數(shù)字化建設(shè)的方法策略，促進(jìn)高校檔案數(shù)字化快速有效地穩(wěn)步向好發(fā)展，做好電子檔案的智慧建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;智慧建設(shè)

基金項(xiàng)目：徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)課題“信息協(xié)同視角下區(qū)塊鏈在高校電子文件管理中的應(yīng)用”（項(xiàng)目編號(hào)：XGY2019B006）。

科技的進(jìn)步加快促進(jìn)了國(guó)家和社會(huì)的信息化發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)也順應(yīng)社會(huì)信息化趨勢(shì)加快了腳步，因?yàn)閿?shù)字化是在當(dāng)今形勢(shì)下創(chuàng)新與提高檔案服務(wù)工作的必經(jīng)之路。2019年，李克強(qiáng)總理簽署的國(guó)務(wù)院令第716號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線(xiàn)政府服務(wù)的若干規(guī)定》第十條：電子文件（證照）與紙質(zhì)證照具有同等法律效力第十二條：除法律、行政另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。國(guó)家和各企事業(yè)單位在開(kāi)啟檔案數(shù)字化的同時(shí)更注重工作質(zhì)量和規(guī)范，電子檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)含量高、規(guī)范程度嚴(yán)的工作，要做好錄入、查閱與保護(hù)等方面的系統(tǒng)性管理維護(hù)。

1 高校電子檔案建設(shè)的現(xiàn)存問(wèn)題

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理、財(cái)會(huì)等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、實(shí)物、聲像等記錄。高校一直處在教育與科研相結(jié)合的前沿，一流的學(xué)校建設(shè)離不開(kāi)科技的有力支撐，高校檔案管理作為學(xué)校發(fā)展歷史和功績(jī)的見(jiàn)證，越來(lái)越被國(guó)家和教育部門(mén)重視，不斷出臺(tái)完善相關(guān)制度規(guī)范，最新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2019年10月8日修改稿）第六章第三十九條規(guī)定：高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將其納入“數(shù)字校園”或“智慧校園”建設(shè)總體規(guī)劃。但是，當(dāng)前部分高校的檔案數(shù)字化工作卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上國(guó)家規(guī)定，一方面由于檔案管理一直處在高校的邊緣地位，不用檔案的時(shí)候不被注重;另一方面是相關(guān)人員的信息化意識(shí)與操作能力較弱。

由于紙質(zhì)檔案在收集和移交過(guò)程存在流程的復(fù)雜性和材料的唯一性，有的檔案難免會(huì)出現(xiàn)缺失或丟失的結(jié)果。如高校的學(xué)生檔案，資料多且持續(xù)時(shí)間久，頻繁辦理且容易出問(wèn)題的也是學(xué)生檔案這一塊。一方面學(xué)生因工作、考證、晉升等需要核實(shí)一些出生年月、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)登記錯(cuò)誤，與畢業(yè)證書(shū)信息不一致等問(wèn)題，因檔案的特殊性要求學(xué)生必須本人查詢(xún)或者書(shū)面委托別人代辦，需要從所在地回母校查詢(xún)錄取名冊(cè)和畢業(yè)登記表證實(shí)個(gè)人信息與檔案記錄否匹配;另外一方面是畢業(yè)生的檔案未及時(shí)調(diào)走保留在學(xué)校，在由二級(jí)學(xué)院轉(zhuǎn)交學(xué)工處再移交到檔案室的過(guò)程中，容易產(chǎn)生一些不確定因素導(dǎo)致個(gè)別學(xué)生的檔案丟失，若干年后學(xué)生來(lái)查詢(xún)卻找不到的尷尬情況。電子檔案不完善，智能設(shè)備不健全，是阻礙高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵因素，是困擾智慧校園建設(shè)的環(huán)節(jié)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和意義

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1）館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化就是將館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、拍照等信息化手段，進(jìn)行檔案的紙質(zhì)版和電子版同步保存，加強(qiáng)保護(hù)力度，加快查詢(xún)時(shí)間。高校檔案的數(shù)字化掃描主要有兩種方式，一是購(gòu)買(mǎi)掃描儀設(shè)備，由校內(nèi)檔案工作人員自行掃描保存;另外一種方式是業(yè)務(wù)外包，由外包公司的專(zhuān)業(yè)人員利用專(zhuān)用設(shè)備，承包檔案數(shù)字化掃描工作，但外包公司收費(fèi)較高，不熟悉學(xué)校檔案歸類(lèi)特點(diǎn)，且不能保證檔案的嚴(yán)密性。因此，建議購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用設(shè)備自行掃描，可以請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可加強(qiáng)檔案保密性工作。其基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案歸還入庫(kù)等。2）在收集過(guò)程中加強(qiáng)以電子文件為主檔案材料的比重。隨著辦公自動(dòng)化的普及，高校各部門(mén)產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，檔案的收集要由以往的注重紙質(zhì)版歸檔工作，轉(zhuǎn)為重視電子文件的形成、修改、定稿的過(guò)程記錄，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的軟件或平臺(tái)，以保證電子文件錄入的便捷性與保存的安全性。然后由各部門(mén)形成的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交給檔案館（室），網(wǎng)絡(luò)信息化歸檔成為必然趨勢(shì)。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)的意義大家應(yīng)該深有體會(huì)，一方面，網(wǎng)絡(luò)的共享性決定了各部門(mén)可以在不同地點(diǎn)同時(shí)瀏覽同一份電子檔案，通過(guò)電子信息網(wǎng)絡(luò)的通道有效提升辦公效率;另一方面，電子檔案可以有效降低打印和人工管理成本，節(jié)約檔案建設(shè)使用空間，在取代紙質(zhì)檔案后，不僅可以方便管理人員的查閱，并有效節(jié)約由于復(fù)印等原因，造成人力投入與紙張的浪費(fèi)，直接的降低了高校檔案管理的成本。此外，高校電子檔案的智慧建設(shè)，可以使存檔、查檔、利用都變得更加智能、更加全面、更加生動(dòng)，便于檔案管理的同時(shí)提升了查閱效率。

3 高校智慧檔案館的建設(shè)策略

檔案管理從電子文件，發(fā)展為數(shù)字檔案館（收、管、存、用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，三庫(kù)分離，精細(xì)化管理）與智慧檔案館（全面檔案管理系統(tǒng)、智能管控、過(guò)程管控、智慧檔案人），數(shù)字化經(jīng)歷了互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈技術(shù)，各行各業(yè)從傳統(tǒng)模式升級(jí)為新型平臺(tái)。高校的發(fā)展離不開(kāi)檔案，檔案的管理離不開(kāi)數(shù)字化，數(shù)字化的升級(jí)離不開(kāi)技術(shù)的更新，高校電子檔案在數(shù)字化校園建設(shè)方面將發(fā)揮重要作用。高校的智慧檔案建設(shè)主要檔案管理和技術(shù)支撐兩個(gè)層面開(kāi)展建設(shè)。

3.1 智能“物”、智慧“人”和“智慧系統(tǒng)”協(xié)同管理

從智能“物”、智慧“人”和“智慧系統(tǒng)”三個(gè)方面協(xié)同展開(kāi)，突出安全的全面智能化。智能“物”，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將智能化傳感設(shè)備植入到檔案館（室）的物質(zhì)設(shè)施;智慧“人”，檔案人員在體驗(yàn)、感悟、反思、經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)積累中提高悟性和創(chuàng)新能力;“智慧系統(tǒng)”就是采用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)施、技術(shù)和應(yīng)用程序建立以檔案信息、檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)信息和檔案服務(wù)信息為管理對(duì)象的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使得檔案館（室）的智慧“人”與智能“物”能夠通過(guò)“智慧系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，從而使得檔案業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出全面“智慧”的特征。

3.2 保障智能設(shè)備采購(gòu)和技術(shù)培訓(xùn)

做好智慧檔案建設(shè)首先要有基礎(chǔ)的數(shù)字化設(shè)備，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予足夠重視，把檔案數(shù)字化列入工作計(jì)劃，加大人力、物力和財(cái)力的投入，滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)需要，加強(qiáng)信息化硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，為檔案部門(mén)提供良好的工作條件，支持高校電子檔案智慧建設(shè)的開(kāi)展。同時(shí)，設(shè)備買(mǎi)回來(lái)師生不會(huì)用，智慧建設(shè)工作也無(wú)法繼續(xù)展開(kāi)，因此，需要依靠新的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新媒體技術(shù)，主動(dòng)可以通過(guò)開(kāi)展繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)講座等形式向師生培訓(xùn)檔案數(shù)字化利用知識(shí)，提高專(zhuān)職檔案人員和兼職檔案人員的信息技術(shù)水平，滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

4 結(jié)論

高校電子檔案的智慧建設(shè)需整體規(guī)劃，逐步推進(jìn)。要建立檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)久機(jī)制，館藏檔案數(shù)字化過(guò)程要和電子檔案的收集工作同步跟進(jìn)，避免重復(fù)建設(shè)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該通過(guò)政策規(guī)定和調(diào)研報(bào)告提高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，根據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模與特色，因校制宜地科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化建設(shè)。因?yàn)?，智慧檔案建設(shè)絕不是只把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件這么簡(jiǎn)單，它是融合新技術(shù)、新媒體以及創(chuàng)新人才的系統(tǒng)工程，應(yīng)該將數(shù)字化普及到每一個(gè)校園、每一位師生。

參考文獻(xiàn)

[1]陳明潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化影響和要求[J].檔案管理2016（6）.48-49.

[2]楊紅本.檔案管理理論與實(shí)務(wù)[M].上海：上海教育出版社，2016.

[2]田偉，韓海濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化建設(shè)的四重境界[J].中國(guó)檔案，2017（10）.70-73.