淺談提升婚姻登記檔案管理工作水平

王利紅

摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，民政部門的信息化工作能力與水平得以不斷提高，這也為婚姻登記檔案管理工作開展指明新方向。在此，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，立足于婚姻登記檔案管理工作的開展現(xiàn)狀及其存在問題，展開對(duì)提升婚姻登記檔案管理工作水平的有效策略探析，以期提高民政部門服務(wù)能力、促進(jìn)婚姻登記檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：婚姻登記;檔案管理;工作

1 簡(jiǎn)析婚姻登記檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

在我國(guó)，婚姻檔案管理不僅是民政部門工作中的重要組成部分，更將為司法工作開展、保障公民合法權(quán)益提供有力支撐。在實(shí)際工作中，還存在這樣的問題：第一，對(duì)婚姻登記檔案管理工作重視不足。部分地區(qū)的民政部門片面的認(rèn)為婚姻登記檔案管理便是簡(jiǎn)單將婚姻的登記信息進(jìn)行分類、保管 ，對(duì)其關(guān)注度不足、投入的支持不夠;第二，工作方式、理念落后。很多從事婚姻登記檔案管理工作的都是老同志或其他部門員工的兼任，其工作開展缺乏規(guī)范性與連續(xù)性;第三，信息化平臺(tái)的建設(shè)存在一定的欠缺。隨著信息化管理理念的滲透，民政工作開展進(jìn)入新階段。但在婚姻登記檔案信息化管理中，服務(wù)能力尚有不足，部分信息尚難以實(shí)現(xiàn)同步共享、查詢。

2 提升婚姻登記檔案管理工作的有效策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)工作的重視

開展婚姻登記檔案管理工作，需檔案管理員對(duì)當(dāng)事人婚姻登記信息中具有留存價(jià)值的圖像及文本信息等進(jìn)行存檔[1]。該類檔案中不僅收錄了當(dāng)事人的婚姻狀況，真實(shí)反映了婚姻登記機(jī)關(guān)依據(jù)國(guó)家法律、政策維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的過程，且與廣大群眾的切身利益緊密相關(guān)。例如：無(wú)論需要買賣房屋、進(jìn)行貸款，還是解決民事糾紛，都有查詢婚姻檔案的需求。

民政局的婚姻登記檔案管理部門的主要職責(zé)之一就是要對(duì)涉及到婚姻雙方當(dāng)事人的各種資料進(jìn)行收集、整理、保管以及合理使用[2]。為此民政部門要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，與檔案管理部門一起做好對(duì)婚姻登記檔案管理工作的溝通和協(xié)調(diào)工作，高度重視婚姻登記檔案管理工作，將與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容納入到重要的議事日程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于在婚姻登記檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問題要及時(shí)幫助其解決。要加大對(duì)婚姻登記檔案部門的軟硬件投入，做好檔案室的防潮、防火等“八防”工作;同時(shí)要切實(shí)做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體管，業(yè)務(wù)科室和登記管理部門共同負(fù)責(zé)的工作格局，使工作開展更有序、各崗位人員履職盡責(zé)。

2.2 完善管理規(guī)章制度

具體而言，婚姻登記檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，需建立起健全的管理機(jī)制，這也是促進(jìn)婚姻登記檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的必然需求。

在民政部門的婚姻檔案管理系統(tǒng)中記錄著大量的數(shù)據(jù)信息，如沒有規(guī)范的工作制度與管理規(guī)章，婚姻登記檔案管理工作人員的日常工作便會(huì)顯得雜亂無(wú)章、工作缺乏重點(diǎn)等?；橐龅怯洐n案不同于一般的檔案管理，除了具有普通檔案具有的共性特點(diǎn)以外，還具有自身的專屬特性。例如：婚姻登記涉及到的是雙方的隱私，因此要求的法定性和保密性更強(qiáng)[3]?；橐龅怯洐C(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《婚姻登記法》等一系列法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數(shù)據(jù)等事項(xiàng)的管理制度，譬如《婚姻登記檔案管理員職責(zé)》、《保密管理制度》、《婚姻登記檔案查閱制度》和《預(yù)警機(jī)制》等，使工作流程更規(guī)范，確保依法行政、程序合法，保證檔案信息的保密性，讓登記人的個(gè)人信息、合法權(quán)益得到有效保護(hù)。

2.3 推進(jìn)檔案信息管理

婚姻登記檔案涉及到的信息量較為龐大，假若全靠人工進(jìn)行管理將需要耗費(fèi)大量的人力物力?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下，婚姻登記檔案管理工作也應(yīng)步入數(shù)字化軌道。我國(guó)的婚姻檔案管理辦法規(guī)定婚姻登記檔案的管理期限長(zhǎng)達(dá)百年，一些具有保存價(jià)值的資料甚至需要保存更長(zhǎng)時(shí)間，這都要求婚姻登記檔案從傳統(tǒng)的書面檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)化，將信息化技術(shù)應(yīng)用到婚姻登記檔案管理工作中去。

這樣以來(lái)，不但能讓婚姻登記機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)以及公安機(jī)關(guān)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，避免紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失或損毀，通過查詢系統(tǒng)能及時(shí)掌握公民婚姻信息，避免因婚姻檔案管理信息覆蓋不到位，給不法分子可乘之機(jī)。顯著提升婚姻登記檔案管理工作準(zhǔn)確性、及時(shí)性與有效性。需要注意的是，在信息化體系的建設(shè)中（或數(shù)字平臺(tái)建設(shè)中）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視，避免個(gè)人隱私、信息的泄露，杜絕非法訪問，避免不法分子盜取、篡改、損毀婚姻登記檔案信息。

2.4 提升工作人員能力

鑒于工作人員的素質(zhì)和能力高低直接影響到婚姻檔案管理的水平。為提升婚姻登記檔案工作水平，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)團(tuán)隊(duì)人員的管理。為此，對(duì)于業(yè)務(wù)能力的提升可以采用不同的辦法，例如：可引入專業(yè)化人才，使民政部門的檔案管理朝著專業(yè)化方向發(fā)展;還可以采取全員定期集中培訓(xùn)和工作人員自學(xué)相結(jié)合，利用案例教學(xué)、相互探討、教授講課等方式展開學(xué)習(xí)，特別是要提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，這樣才能適應(yīng)信息化條件下的婚姻登記檔案管理工作?；橐龅怯浌芾砉ぷ魃婕暗搅斯竦膫€(gè)人隱私，檔案管理人員也要提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，具有保密意識(shí)。

2.5 實(shí)施工作激勵(lì)、考核

為了提升檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)該在公平和公正的前提下給與管理人員適當(dāng)?shù)募?lì)，讓他們具有更高的工作積極性。為此，要建立婚姻登記檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，明確每一位工作人員應(yīng)該達(dá)到的工作目標(biāo)，考核的重點(diǎn)主要是人員的德能勤政等方面的工作表現(xiàn)，通過適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)措施，讓檔案管理人員保持工作的熱情，并更加積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。例如：在考核、激勵(lì)制度的建設(shè)中，應(yīng)充分發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，使崗位工作變得可量化、更清晰。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)期不僅對(duì)婚姻登記檔案管理工作提出了新要求，對(duì)從業(yè)人員的工作能力與素質(zhì)也提出了新標(biāo)準(zhǔn)。特別是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，婚姻登記檔案也步入了數(shù)字化管理時(shí)代，不僅應(yīng)加強(qiáng)對(duì)婚姻登記檔案管理工作的支持與重視，還需不斷完善部門管理、提升工作人員的綜合能力。從而，促進(jìn)婚姻登記檔案管理工作朝著信息化、專業(yè)化、規(guī)范化及高效化方向邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]李淑娟.婚姻登記檔案信息化建設(shè)點(diǎn)滴談[J].黑龍江檔案，2019（6）：15.

[3]李順利.怎樣提升婚姻登記檔案管理工作水平[J].才智，2017（4）：15.