信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

杜鵬

摘 要：隨著信息時代不斷發(fā)展，社會各個方面都發(fā)生了非常大的轉變，檔案管理工作也是如此。在這種背景下，要想更好滿足人們對于檔案管理工作的需求，需要相關人員積極創(chuàng)新，并且全身心投入其中。基于此，本文主要針對信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新進行了詳細分析，希望能夠對相關人員有所幫助。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

檔案主要就是指通過紙質(zhì)、電子等形式來輔助人們記載各種信息資源，如聲像、文字等。加強注重檔案管理工作的開展，有助于人們更好了解真實事件發(fā)生情況和變革歷程，而且還能讓人們更加便利的進行信息資源獲取。而在信息時代背景下，檔案管理工作顯然難以有效滿足時代發(fā)展需求，發(fā)展嚴重受阻。在這種背景下，加強信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新探究意義重大，具體分析如下。

1 信息時代下檔案管理工作中主要存在的問題

1.1 工作理念落后

在傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理最為主要的目的便是保存，但是很多管理人員卻沒能將其合理利用起來，發(fā)揮其價值與作用[1]。而隨著信息時代的到來，檔案管理工作逐漸受到人們的關注，具體是說當檔案到了管理者的手中，他們能夠從中汲取到有價值的信息。不過就具體情況來看，很多檔案管理人員并沒有認識到這一點，在實際管理過程中依舊沿用傳統(tǒng)管理理念，忽視了檔案工作的重要性。

1.2 管理人員素質(zhì)不足

隨著檔案管理工作不斷發(fā)展，對于人才的需求越來越大，要求則越來越高，如果人才不到位，那很多工作都難以順利開展。在檔案管理工作實際開展中，依舊存在部分管理者的素質(zhì)不足，工作能力也難以滿足具體需求，不僅不知道怎樣有效應用檔案，而且還嚴重缺乏保密意識，隨意泄露他人信息等。此外，還有部分管理者不愿意主動學習和提升自己，缺乏信息化能力。這樣將會導致檔案管理工作質(zhì)量低下，并且逐漸被湮沒在時代潮流中。

1.3 創(chuàng)新力度不足

在信息時代背景下，紙質(zhì)檔案越來越少，電子檔案則相應變多。但是就當前情況來看，依舊有部分管理人員應用傳統(tǒng)管理方式進行檔案管理，導致一系列問題的出現(xiàn)，嚴重影響到檔案管理工作質(zhì)量的提升[2]。究其原因，主要還是創(chuàng)新力度不足，沒能與時俱進積極進行改變，導致檔案管理作用難以充分發(fā)揮出來。

2 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 樹立全新的管理理念

在信息時代下，檔案管理工作要想更好實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，最為首要的任務便是樹立全新的管理理念，而這也是其發(fā)展重要前提?？偟膩碚f，在實際檔案管理工作中，管理人員應該加強注重自身理念的革新，積極學習和借鑒國內(nèi)外先進的管理理念，然后在管理過程中加強引導，促使檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化等方向不斷前進，最大化發(fā)揮出信息時代的優(yōu)勢，提升檔案管理工作效率。在這一工程中，企業(yè)或部門可以多組織檔案管理人員出外學習，又或者是邀請專家來企業(yè)進行講座培訓。而對于檔案管理人員而言，也應該注重自身提升和管理理念的革新，充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息的作用，從中搜集相關學習視頻和信息，實現(xiàn)自身的不斷充實。此外，在具體管理過程中，管理人員還應該注重科學發(fā)展觀的引入，并以其當做重要的指導思想，加強注重檔案信息化管理建設，最終實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。在全新管理理念樹立的同時，還得注重創(chuàng)新意識的形式，在工作中勇敢探索和研發(fā)，結合具體情況組織開展檔案管理工作，以便為用戶提供更為便捷和優(yōu)質(zhì)的服務。

2.2 健全信息化檔案管理平臺

檔案管理部門需要儲存大量的信息數(shù)據(jù)，尤其是在信息時代下，檔案資源存儲量更是呈井噴式增加。針對這種情況，要想更好提升檔案管理工作效率，需要積極健全信息化檔案管理平臺，并且不斷推動檔案管理工作朝著自動化的方向發(fā)展前進。通過這種方式，便能很好提升電子檔案的歸檔與收集，為相關用戶提供更好的檔案服務。在信息化檔案管理平臺構建過程中，相關部門必須得嚴格遵循相關法律法規(guī)，合理應用各種信息技術，這樣不僅能確保檔案管理真實有效性，而且完整性與時效性都能得到很好的保障[3]。此外，還需要注重檔案管理工作的保密性，具體可以應用信息技術進行加密處理，以便更好提升檔案安全性。

2.3 優(yōu)化檔案管理模式

隨著信息時代的到來，檔案管理工作也獲得了很大的發(fā)展機遇，不過機遇的背后往往伴隨著挑戰(zhàn)，只有積極創(chuàng)新，充分考慮具體情況，加強注重檔案管理模式的優(yōu)化才能更好應對這種挑戰(zhàn)，抓住發(fā)展機遇獲得更好的發(fā)展。具體來說，我國當前的檔案管理工作已經(jīng)從之前的紙質(zhì)檔案逐漸發(fā)展成為紙質(zhì)與電子共存的模式，在此過程中，如果檔案管理人員能夠積極進行標準化檔案信息的建設，必定能推動檔案管理工作有效性進一步提升，而且還能在很大程度上優(yōu)化檔案管理模式。為此，檔案管理人員首先可以采取有效措施不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng)，在這一過程中，檔案管理人員需要充分考慮自身實際，然后在此基礎上選用相關措施，之后根據(jù)檔案管理工作性質(zhì)深入分析各個部門的檔案管理需求，具體需要加強與各個部門之間的溝通交流，鼓勵這些部門的人員積極反饋，然后基于這些情況合理設計相關軟件，以便更好實現(xiàn)對檔案的有效收集、檢索以及整理分析等，提升檔案管理工作信息化水平。

3 結語

總而言之，隨著信息時代的到來，檔案管理工作的重要性得到了很大的提升，不過對其要求也更加的高，怎樣做好檔案管理工作變成當前各個企業(yè)與單位十分注重的課題。為此，檔案管理人員應該加強注重創(chuàng)新的滲透，積極轉變自身傳統(tǒng)管理觀念，引進一些先進的管理手段，推動檔案管理工作更加信息化和智能化，切實提升檔案管理工作效率，為其長遠穩(wěn)定的發(fā)展目標實現(xiàn)提供助力。

參考文獻

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2016，08（18）：126-126.

[2]孫麗.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019，19（32）：102-102.

[3]徐海霞.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019，31（21）：186-187.