事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案存在的風(fēng)險與控制

趙鳳雷

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化時代的來臨，事業(yè)單位檔案管理必須有效應(yīng)對來自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險。當(dāng)前事業(yè)檔案管理信息化主要集中于進行管理系統(tǒng)的建設(shè)和數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，沒能基于復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立完善的檔案風(fēng)險控制機制，導(dǎo)致檔案運行中存在潛在的風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;風(fēng)險控制

本文從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析風(fēng)險管理手段對提高檔案管理工作有效性的重要價值，著力構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，達到提高檔案管理質(zhì)量，消除檔案管理風(fēng)險隱患的目標(biāo)。

1 電子檔案安全管理的重要價值

1）提升了檔案應(yīng)用效率。加強電子檔案的管理工作，有助于構(gòu)建專業(yè)的檔案管理體系，可以消除檔案運轉(zhuǎn)使用中的各種潛在隱患。完善檔案管理風(fēng)險控制體系，有助于糾正檔案管理中的不當(dāng)行為，可以極大地提高檔案管理工作的效率，消除檔案管理的風(fēng)險因素。首先，消除檔案管理系統(tǒng)中的潛在風(fēng)險因素，消除病毒、木馬或錯誤數(shù)據(jù)，可以更好的發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息傳遞與數(shù)據(jù)檢索的作用，有助于發(fā)揮電子信息系統(tǒng)的運算速度優(yōu)勢，提高了檔案數(shù)據(jù)信息的存儲效率與工作質(zhì)量。優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，可以更好的查詢檔案數(shù)據(jù)信息的記錄，可以全面了解檔案的訪問使用情況，進一步消除了可能存在的信息的遺失、缺漏等問題。信息化的檔案管理風(fēng)險控制可以最大限度的保證檔案的安全性，有效的消除了檔案使用隱患，提高了檔案管理整體質(zhì)量。

2）保證檔案傳輸安全。加強電子檔案的安全管理與風(fēng)險控制，可以解決人工操作方面的隱患，減少因為隨意操作導(dǎo)致的檔案管理風(fēng)險隱患問題。以往檔案的傳輸對人工操作依賴較大，現(xiàn)代檔案管理可以優(yōu)化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的有效優(yōu)質(zhì)傳輸，達到了最大限度的防止檔案破損毀壞的目標(biāo)。加大檔案管理風(fēng)險控制的力度，有助于最大限度的防止各種數(shù)據(jù)信息資料的丟失問題，可以降低檔案破損等風(fēng)險概率。建立良好的檔案安全運轉(zhuǎn)防護體系，能夠在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效恢復(fù)，從而幾乎避免了檔案丟失的現(xiàn)象，抵消了檔案使用方面的問題。

3）最大限度實現(xiàn)信息共享。電子檔案風(fēng)險控制可以解決信息共享時的風(fēng)險，為信息的傳遞搭建良好的保護屏障，更好的防止了信息在傳遞時出發(fā)的丟失、惡意篡改等問題。運用電子化的數(shù)據(jù)管理控制，可以最大限度的實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享，有助于運用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的及時更新，進一步為經(jīng)過系統(tǒng)驗證身份的用戶提供更必要的信息支持。加大風(fēng)險防控工作的力度有助于更好的保證檔案信息的公開性，實現(xiàn)了公益檔案向社會的廣泛公開，優(yōu)化了檔案服務(wù)共享秩序，更好的滿足社會使用檔案需求。共享已經(jīng)成為新時代對事業(yè)單位檔案管理的要求，建立風(fēng)險控制機制可以消除檔案共享時的隱患，提高檔案數(shù)據(jù)共享的質(zhì)量，滿足不同層次用戶使用各類數(shù)據(jù)信息的需要。

4）方便用戶進行信息存儲。相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案可以存儲在硬盤當(dāng)中，云存儲空間更加擴大了信息存儲的量，有助于在分布式存儲體系下更好發(fā)揮所有終端計算機存儲檔案的價值。建立良好的風(fēng)險控制機制，可以消除檔案存儲方面的風(fēng)險，有助于應(yīng)對來自外部的入侵，保證檔案數(shù)據(jù)信息的存儲安全。加強檔案存儲風(fēng)險控制力度，不僅可以優(yōu)化存儲空間，還可以實現(xiàn)對各種來源的檔案進行有效存儲，保證檔案存儲的穩(wěn)定性與持久性，有助于節(jié)約檔案管理資源，推動事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息進行全面存儲，解決了信息來源多樣、信息質(zhì)量不同、信息存儲形式復(fù)雜的需要。

2 電子信息檔案管理風(fēng)險控制的措施

1）引進先進管理技術(shù)。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具有與時俱進與轉(zhuǎn)型發(fā)展的理念。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)樹立大檔案觀，不僅做到為國守史，還要進一步向社會體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值，著力在先進技術(shù)的輔助下提高事業(yè)單位檔案的公益開放屬性，真正的滿足全社會使用檔案的需求。首先，應(yīng)當(dāng)引進先進的檔案存儲與管理系統(tǒng)設(shè)備，加大數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度，在大數(shù)據(jù)理念下實現(xiàn)有關(guān)事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的全存儲。其次，在檔案安全管理控制方面引進必要的設(shè)備，保證檔案數(shù)據(jù)信息在安全的環(huán)境下進行，防止檔案受到外來入侵，基于先進的計算機設(shè)備保證檔案在安全環(huán)境下運行。 第三，加大檔案加密技術(shù)的引進，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)傳遞檔案的現(xiàn)實，提高檔案的加密工作水平，防止檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)泄密。第四，引進智能化的檔案管理系統(tǒng)，有效劃分檔案管理人員與訪客的作用權(quán)限，根據(jù)不同用戶的級別賦予檔案的使用權(quán)，從而達到檔案資源的有效開放的目標(biāo)。

2）完善相應(yīng)規(guī)章制度。為了提高事業(yè)單位檔案管理有效性，還要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的重點，著力構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作體系，基于制度化的方式對檔案管理工作進行全面有效的監(jiān)督管理。首先，在電子信息技術(shù)的理念下不斷更新檔案管理方法，有效壓縮檔案管理工作成本，基于政府對檔案數(shù)據(jù)全開放的要求，進一步更新檔案運轉(zhuǎn)方式，滿足上下級機構(gòu)的檔案使用需要。其次，提高檔案管理的精細(xì)化、專業(yè)化與全面化水平，圍繞著國家有關(guān)專業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大事業(yè)單位重點檔案信息的梳理工作，在電子化的理念下提高數(shù)據(jù)的存儲水平，不僅推動數(shù)據(jù)類型的多元化，還要達到存儲數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。第三，形成良好的責(zé)任分工體系，盡量的彌補檔案管理技術(shù)人員不足的問題，切實調(diào)動檔案管理骨干積極的遵守相關(guān)工作規(guī)章制度，發(fā)揮基層檔案員的重要作用，形成檔案管理合力，達到提高檔案工作水平目標(biāo)。第四，形成風(fēng)險應(yīng)急響應(yīng)機制，編制檔案管理風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，在出現(xiàn)檔案管理問題時可以有效應(yīng)對。

3）優(yōu)化檔案管理體系。事業(yè)單位檔案管理是政府檔案體系的重要組成部分，只有形成良好的檔案工作的運轉(zhuǎn)體系，才能發(fā)揮事業(yè)單位檔案對社會建設(shè)的支持作用。首先，形成必要的分工機制，明確事業(yè)單位檔案管理部門的職能，確定檔案管理的重點，根據(jù)國家有關(guān)部門下發(fā)的要求積極的落實好檔案管理任務(wù)。其次，組織專業(yè)的檔案管理團隊，在信息化的理念下提高檔案管理人員風(fēng)險控制與應(yīng)對的水平，促進檔案管理人員積極的梳理檔案日常運轉(zhuǎn)風(fēng)險，基于強有力的風(fēng)險排查、分析、調(diào)控工作達到處置潛在風(fēng)險的目標(biāo)。第三，形成完善的檔案管理預(yù)案，發(fā)揮各級人員在應(yīng)對檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險方面的作用，在第三方輔助機構(gòu)的指導(dǎo)與技術(shù)支持下能夠及時的消除檔案管理的隱患。形成快速響應(yīng)體系，在日常做好實時監(jiān)控基礎(chǔ)上，還要提高檔案的備份工作質(zhì)量，做到可以有效彌補檔案管理系統(tǒng)的損失，盡可能的消除檔案管理工作中的各種隱患。

4）提高管理人員安全意識。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)大力提高檔案管理人員的安全意識，強調(diào)檔案管理人員履行安全防控工作的職責(zé)，基于良好的安全風(fēng)險意識達到消除風(fēng)險隱患的目標(biāo)。首先，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確檔案理的重點，優(yōu)化檔案管理的工作措施，著力以科學(xué)化、系統(tǒng)化和全面化的措施進行檔案風(fēng)險控制。其次，還要加強檔案管理風(fēng)險控制技術(shù)的培養(yǎng)，基于信息化的實時網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備分析風(fēng)險源，制定具體的防控風(fēng)險預(yù)案，達到提高風(fēng)險控制有效性，降低檔案管理工作損失的目標(biāo)。

3 小結(jié)

事業(yè)單位電子檔案管理工作對于構(gòu)建公益性的政策綜合檔案管理體系至關(guān)重要。加強事業(yè)單位電子檔案的應(yīng)用是社會的廣泛需要。在事業(yè)單位檔案日漸公開的背景下，事業(yè)單位必須提高檔案管理風(fēng)險的控制能力。重點重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，提升檔案管理工作的時效性與針對性，著力建立完善的檔案管理工作體系，從而滿足全社會對檔案管理工作需要，達到強化檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

參考文獻

[1]劉鵬.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑[M].電子技術(shù)與軟件工程，2018（5）：159.

[2]宗文萍.基于價值鏈理論的檔案信息安全管理[J].檔案學(xué)研究，2015（01）：38-42.