事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

孫寶龍

摘 要：在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)以及發(fā)展的過(guò)程中最重要的組成部分之一就是人事檔案的管理，并且這一部分的管理是直接關(guān)乎事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要保證，并且也為事業(yè)單位的整體服務(wù)水平提供了有力的支持。在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化人事檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)人事檔案向規(guī)范化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。目前，在事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中，必須提高管理水平，不斷規(guī)范管理，以保證人事檔案管理的效率。本文通過(guò)深入的工作實(shí)踐，指出如何提高事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化能力，希望通過(guò)分析能為相關(guān)工作人員提供有效的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理

事業(yè)單位人事信息的真實(shí)性和有效性作為我國(guó)行政區(qū)劃體系的重要組成部分，越來(lái)越受到社會(huì)各界的重視，開(kāi)展事業(yè)單位人事選用工作的開(kāi)放性、普及性和民主化是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要一步。在事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)踐中，必須做好人事檔案的規(guī)范化管理，不斷提高人事檔案管理的實(shí)效性和質(zhì)量，突出人事檔案管理的重要性，采取多種措施提高人事檔案管理的綜合素質(zhì)[1]。

1 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，可以用來(lái)組織和評(píng)價(jià)事業(yè)單位內(nèi)部人員。因此，事業(yè)單位人事檔案的管理具有重要意義。及時(shí)推進(jìn)人事檔案的規(guī)范化，使事業(yè)單位人事檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、合理化。規(guī)范化的人事檔案管理可以增強(qiáng)其在人事管理中的作用，促進(jìn)事業(yè)單位招聘工作能夠提高水平，還可以及時(shí)掌握員工的工作經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，使事業(yè)單位的每個(gè)人都能適應(yīng)正確的崗位[2]。

2 提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

2.1 檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

要抓住公文處理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，做好實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性工作。要取得人事檔案管理的最佳效果，必須重視人員的科學(xué)配置，以提高檔案管理的效率，更好地滿足檔案管理的需要。在整理人事檔案、材料時(shí)，要把編制、整理、歸檔工作納入人事崗位責(zé)任制，把它作為評(píng)價(jià)職工實(shí)際工作效果、提高生產(chǎn)力的主要依據(jù)。對(duì)于文件的形成，事業(yè)單位應(yīng)不斷完善檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際建立管理制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化[3]。

2.2 結(jié)合工作實(shí)際，優(yōu)化檔案管理機(jī)制

完善事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保證。因此，應(yīng)從崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門合作、組織安全等方面優(yōu)化檔案管理機(jī)制。一是建立健全檔案管理制度，落實(shí)檔案管理制度，明確檔案管理的主要人員和檔案管理監(jiān)督管理的負(fù)責(zé)人;二是通過(guò)舉行檔案管理規(guī)范化會(huì)議，實(shí)行嚴(yán)格的管理制度，提高管理人員素質(zhì)等措施，確立更加規(guī)范的檔案管理機(jī)制，確保檔案執(zhí)行規(guī)范化運(yùn)作，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案材料使用的便利性、檔案材料借閱的安全性等。監(jiān)督和管理檔案管理工作，確保人事檔案管理工作的安全、規(guī)范、科學(xué)、高效[4]。

2.3 提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性

人事制度改革后，事業(yè)單位逐步引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，人事檔案人員向用人制度人員轉(zhuǎn)變。人事檔案人員要時(shí)刻關(guān)注本單位的人才流動(dòng)，以便有效地把握人才的具體情況，人事檔案人員應(yīng)及時(shí)更新人事檔案信息，保證人事檔案的信息的準(zhǔn)確性性和及時(shí)性。人事檔案工作者應(yīng)當(dāng)根據(jù)無(wú)頭檔案、人事檔案分離等歷史問(wèn)題，抓緊時(shí)間進(jìn)行處理，特別是對(duì)事業(yè)單位人事檔案工作者仍有用的現(xiàn)有檔案信息，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真整理歸類，并通過(guò)與當(dāng)事人的聯(lián)系將檔案信息傳遞給當(dāng)事人。聯(lián)系不上當(dāng)事人的，人事檔案管理人員可以咨詢當(dāng)事人原籍地管理部門，妥善處理人事檔案信息。

2.4 加強(qiáng)人事檔案收集工作，全面建立資料管理體系

在事業(yè)單位檔案管理中，隨著人事變動(dòng)和機(jī)構(gòu)改革，除了缺乏檔案管理外，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料丟失等問(wèn)題。要使事業(yè)單位人事檔案更加完善，必須加強(qiáng)檔案的收集、整理、檢查和審查，嚴(yán)格檢查人事檔案中的重要檔案內(nèi)容和環(huán)節(jié)，如個(gè)人資料、調(diào)動(dòng)程序、檢查文件、鑒定意見(jiàn)等。事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在普通材料和特殊材料相結(jié)合的基礎(chǔ)上，集中一段時(shí)間，對(duì)同一節(jié)點(diǎn)、同一類別的檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充和收集。一般收集是指人事評(píng)估、考核、任免相關(guān)資料，以及反映個(gè)人品格、技能、工作表現(xiàn)等信息的人事簡(jiǎn)歷、考核表、日程表等資料。特藏包括干部考核記錄、表彰材料、處分材料、政策執(zhí)行情況等一般不列入檔案管理類的材料。經(jīng)過(guò)專業(yè)鑒定，這些材料可以用不同的方法加工。在建立數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡(luò)時(shí)，對(duì)未納入檔案管理的材料應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，填寫材料清單，提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后在專人監(jiān)督下，集中銷毀這些材料。在建立檔案、清理收集檔案、完善資料、清理收集資料、辦理手續(xù)等一系列工作中，逐步推進(jìn)數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以建立一個(gè)綜合性的數(shù)據(jù)信息收集網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)事業(yè)單位檔案的收集能力[5]。

2.5 提升事業(yè)單位檔案利用價(jià)值

在之前的檔案管理中，管理的形式比較的單一，并且不夠創(chuàng)新，利用的效果也不好。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理逐漸的現(xiàn)代化，科學(xué)化。并且現(xiàn)在對(duì)于人事檔案的全面性、有效性管理部門十分的關(guān)注，并且將這一工作也在積極有效的完善。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，在不違反檔案管理規(guī)定的前提下，增加人事檔案數(shù)量，以反映個(gè)人的政治素養(yǎng)、道德素質(zhì)等特點(diǎn)。例如，可以在權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的人才考核檔案中加入考核報(bào)告。在檔案資料的歸檔中，不僅要收集單位內(nèi)部的資料，而且要收集個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的表現(xiàn)，豐富檔案的內(nèi)容。隨著現(xiàn)行社會(huì)信用體系的不斷完善，個(gè)人信用記錄在日常生活中的重要作用日益突顯。如果能及時(shí)收集個(gè)人信用信息并將其記錄在個(gè)人人事檔案中，個(gè)人檔案與信用信息的有機(jī)結(jié)合就能更全面地反映個(gè)人的道德品質(zhì)，提高個(gè)人人事檔案的使用價(jià)值。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分。在人事檔案管理實(shí)踐中，事業(yè)單位應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效益，優(yōu)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極構(gòu)建信息系統(tǒng)，不斷提高人事檔案管理的整體水平。總之，在分析人事檔案管理過(guò)程中，要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展，提高人事檔案的管理和利用能力，以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。通過(guò)以上有效的闡述，提高工作意識(shí)，作為工作人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，從而不斷優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[5]王震.事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略[J].人力資源，2019（04）.