檔案管理“智慧3.0”時(shí)代推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作提質(zhì)增效的思考

摘 要：檔案管理即將邁入“智慧3.0”時(shí)代，如何保護(hù)好檔案從業(yè)人員的健康，加強(qiáng)智慧檔案建設(shè)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作提質(zhì)增效，是當(dāng)前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理亟需解決的問題。本文對(duì)當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理面臨的問題進(jìn)行了闡述，如工作環(huán)境不佳，檔案從業(yè)人員面臨健康損傷問題;經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案數(shù)據(jù)化、智能化程度低;檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。提出解決方案，如提升工作環(huán)境，保護(hù)檔案從業(yè)者健康;加大經(jīng)費(fèi)投入，加快智慧檔案建設(shè);提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍等。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān);檔案;提質(zhì)增效

2019年7月25日，由中國檔案學(xué)會(huì)和江蘇省檔案學(xué)會(huì)聯(lián)合主辦的“2019檔案從業(yè)者安全保護(hù)專題研討會(huì)暨第一屆智慧檔案解決方案展”在南京舉辦，國家檔案局原局長楊冬權(quán)在會(huì)上做了《檔案人健康，是我們永恒的關(guān)注》的主題演講，“有了新科技加持，我們不僅能保護(hù)好檔案從業(yè)人員的健康，檔案管理也將邁入‘智慧3.0時(shí)代。”[1]鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案是國家檔案的重要組成部分，具有舉足輕重的地位，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理是衡量基層管理水平的關(guān)鍵。因此，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理提質(zhì)增效是一項(xiàng)極為重要的工作，應(yīng)該引起我們的高度重視。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理面臨的問題

1.1 工作環(huán)境不佳，檔案從業(yè)人員面臨健康損傷問題

目前我國部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)存在檔案工作環(huán)境不佳的問題，譬如檔案室建設(shè)不規(guī)范、硬件條件差、空氣流通不佳等。此外，由于紙質(zhì)檔案本身的特性，存儲(chǔ)工作和消毒存在一定程度的技術(shù)壁壘。如果對(duì)檔案儲(chǔ)存室的通風(fēng)管理、清潔滅菌工作執(zhí)行不到位，紙質(zhì)檔案非常容易產(chǎn)生甲醛及苯殘留、霉變、蟲蛀、受潮等問題，在威脅檔案資料安全的同時(shí)，也會(huì)對(duì)檔案從業(yè)者的身體健康造成危害。一般來說，檔案管理工作人員健康受損主要是在檔案的運(yùn)輸和存儲(chǔ)過程中發(fā)生的，雖然在此過程中，單位會(huì)給檔案從業(yè)人員發(fā)放手套、口罩、消毒液等勞保物品作為防護(hù)工具，但在檔案室環(huán)境污染較重的情況下，這些防護(hù)措施的實(shí)際效果極其有限，仍然避免不了檔案從業(yè)人員與有害環(huán)境接觸造成健康損傷。筆者認(rèn)為，提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作環(huán)境，讓檔案從業(yè)人員擁有“鐵布衫”，遠(yuǎn)離病菌的傷害是至關(guān)重要的事情。

1.2 經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案數(shù)據(jù)化、智能化程度低

我國部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)由于檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理軟硬件設(shè)施落后滿足不了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需求，影響檔案管理信息化、智能化發(fā)展。再者，某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)沒有設(shè)立專門的檔案儲(chǔ)存室，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室實(shí)際上就是一個(gè)大型倉庫，里面堆積了各種與檔案無關(guān)物品。以筆者實(shí)習(xí)過的長沙市望城區(qū)某鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)為例，該單位的專用檔案室近兩年才建成并投入使用，智慧檔案的建設(shè)尚處于起步階段，缺乏現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。專用檔案室建成前，機(jī)關(guān)檔案均簡單堆置在一個(gè)上世紀(jì)七八十年代建成的老舊瓦房倉庫內(nèi)，倉庫內(nèi)部環(huán)境陰暗潮濕，周邊雜草叢生，防火、防盜問題令人堪憂，整體環(huán)境非常不利于儲(chǔ)存機(jī)關(guān)檔案，因此紙質(zhì)檔案蟲蛀、霉變、受潮現(xiàn)象相當(dāng)普遍。此外，有的單位為了省錢省事，將機(jī)關(guān)檔案整理工作外包，每年雇傭社會(huì)檔案機(jī)構(gòu)從業(yè)人員用幾個(gè)月時(shí)間集中處理上一年度的檔案，發(fā)包單位一旦監(jiān)管不力，檔案的歸檔質(zhì)量則難以得到保證，埋下極大的安全隱患，不符合《檔案法》、《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中安全保密的相關(guān)規(guī)定。如果檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入得不到保障，勢(shì)必會(huì)阻礙檔案管理工作的順利開展，遑論智慧檔案的建設(shè)與服務(wù)三農(nóng)了。

1.3 檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)思維和績效考核的影響，部分人員認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的檔案管理是一項(xiàng)缺乏技術(shù)含量的工作，屬于簡單的體力勞動(dòng)，從思想和行動(dòng)上不重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理工作。這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是日常疏于對(duì)歸檔材料的收集、甄別和審查，且檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)極其遲緩。二是簡單的認(rèn)為檔案只要能滿足日常調(diào)閱需求，符合上級(jí)檢查標(biāo)準(zhǔn)即可，最基礎(chǔ)的檔案歸檔工作流于形式。三是存在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)未將檔案管理工作列入政府目標(biāo)管理績效考核范圍的問題?；鶎訉?duì)檔案管理工作的重視與否，直接關(guān)系到檔案管理工作的成效。

2 推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理提質(zhì)增效工作的對(duì)策

2.1 改善工作環(huán)境，保護(hù)檔案從業(yè)者健康

結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為改善檔案從業(yè)者工作環(huán)境的對(duì)策有四點(diǎn)：一是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局2008年頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，檔案室建筑材質(zhì)和檔案存儲(chǔ)設(shè)備選用環(huán)保無毒的優(yōu)質(zhì)材料。二是加強(qiáng)檔案室通風(fēng)控溫，維持檔案室恒溫恒濕狀態(tài)。具體可以安裝智能化設(shè)備，譬如檔案庫房溫濕度智能控制系統(tǒng)等。三是制定檔案室定期消毒清潔制度，組織人員對(duì)檔案室進(jìn)行全方位的消毒清潔工作。四是建立專用更衣盥洗室，工作人員在進(jìn)出檔案室長時(shí)間操作前后執(zhí)行更衣、清潔、盥洗等流程。從多個(gè)維度思考提升檔案從業(yè)人員工作環(huán)境的策略，充分進(jìn)行防護(hù)準(zhǔn)備，才能保障基層檔案從業(yè)者的身心健康，進(jìn)而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.2 加大經(jīng)費(fèi)投入，加快智慧檔案建設(shè)

立足新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)三農(nóng)功能，要加大經(jīng)費(fèi)投入，加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)，以此助力新時(shí)代鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。具體有兩點(diǎn)建議：一是加快開展檔案數(shù)字化工作，添置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，有效使用檔案管理軟件，對(duì)歸集的機(jī)關(guān)檔案定期進(jìn)行掃描，形成電子檔并進(jìn)行有序分類存檔。二是搭建鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案“存量數(shù)字化、增量電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、利用可視化”的目標(biāo)，方便群眾對(duì)“三農(nóng)”檔案的查詢與利用，充分實(shí)現(xiàn)由“群眾跑腿”到“數(shù)據(jù)跑路”的轉(zhuǎn)變，群眾動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)，點(diǎn)下手機(jī)就可以在線輕松獲取已公開的檔案，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案切實(shí)為三農(nóng)服務(wù)。

2.3 提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從思想上提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理的“人崗匹配”，做好檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備。具體有四點(diǎn)對(duì)策：一是將基層檔案工作列入政府目標(biāo)管理績效考核工作范圍。二是定期組織檔案管理在崗人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在掌握檔案管理基本操作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案管理最新理論和前沿技能的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)提高對(duì)智慧檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)。三是建立多元人才引進(jìn)機(jī)制，除從本地區(qū)公務(wù)員系統(tǒng)中選拔優(yōu)秀的檔案管理人才外，還可以吸納優(yōu)秀的社會(huì)檔案從業(yè)人員。四是不定期組織本單位與外單位的檔案管理業(yè)務(wù)交流，以便互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。[2]在加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)和引進(jìn)人才的同時(shí)，單位內(nèi)部還要做好具體業(yè)務(wù)的“幫傳帶”，才能進(jìn)一步提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案在崗人員的整體素質(zhì)。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文論述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題及檔案管理3.0時(shí)代做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理提質(zhì)增效工作的策略。相關(guān)人員只有充分提高對(duì)新時(shí)代檔案工作的認(rèn)識(shí)，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性，思想和行動(dòng)步調(diào)一致，才能做好新時(shí)代鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理提質(zhì)增效工作，進(jìn)一步推進(jìn)我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]江蘇經(jīng)濟(jì)報(bào) 科技護(hù)航 檔案管理駛向“智慧3.0”時(shí)代[EB/OL].https：//cj.sina.com.cn/articles/view/3233134660/c0b5b84402000hkko？from=finance.

[2]中國檔案報(bào)“四著力”努力推進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2017-06/09/content_189221.htm.

作者簡介

馮師雙（1993-），男，漢族，湖南常德人，湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院碩士研究生，研究方向：檔案管理與檔案信息化。