事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究

文慧

摘 要：對于當(dāng)前事業(yè)單位檔案發(fā)展來說，數(shù)字化已經(jīng)成為必然的趨勢，通過數(shù)字化建設(shè)能夠最大限度提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化利用，有利于事業(yè)單位的日常管理。因此，本文首先分析出事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理的意義，然后探討出當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，最后從制度建設(shè)、人才培育、信息技術(shù)運(yùn)用等方面提出建議，希望有利于事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化;路徑探究

1 引言

當(dāng)前，我國事業(yè)單位在檔案數(shù)字化領(lǐng)域表現(xiàn)出資金匱乏、技術(shù)落后、相關(guān)制度尚不完善、管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展，不利于提高檔案管理的效率和效益，也會進(jìn)一步影響事業(yè)單位其他方面的日常管理工作。為此，通過本文的研究，為事業(yè)單位檔案管理提供一定的借鑒和參考，進(jìn)而推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，保障檔案管理的科學(xué)性、合理性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

2.1 社會發(fā)展的客觀要求

由于事業(yè)單位的事業(yè)屬性，具備特色的社會管理職能，與當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)。通常來說，當(dāng)事業(yè)單位的信息化程度較高時(shí)，服務(wù)社會的能力就越強(qiáng)，可動(dòng)用的手段也會越多，將有利于形成經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，改善區(qū)域內(nèi)群眾的生活條件。在此背景下，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)顯得極其重要，通過提高檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位管理的便利性，進(jìn)而獲得廣大群眾的支持，也能夠降低員工的工作壓力和工作量，形成良好的事業(yè)單位形象，產(chǎn)生重大社會效益。

2.2 有利于提高事業(yè)單位管理水平

通過運(yùn)用形象技術(shù)去建設(shè)數(shù)字化檔案，會推動(dòng)事業(yè)單位的快速變革，使其管理模式產(chǎn)生重大變化，有利于提升管理能力，推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。在此情況下，事業(yè)單位檔案領(lǐng)域亟待加強(qiáng)數(shù)字化發(fā)展要求，構(gòu)建信息管理服務(wù)渠道，不僅僅能夠服務(wù)廣大群眾，還能夠?qū)崿F(xiàn)單位內(nèi)部的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效傳輸。在數(shù)字化管理中，有利于事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部管理存在的問題，從而及時(shí)改進(jìn)管理方案，促進(jìn)單位管理的進(jìn)步。

2.3 有利于提高檔案管理效率

對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)最核心的功效就是確保檔案管理的效率和效益，推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理員轉(zhuǎn)型發(fā)展，避免從事重復(fù)性的勞動(dòng)。檔案管理員運(yùn)用信息技術(shù)，替代原有的手工作業(yè)方式，有利于最大限度的降低操作失誤風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理工作的便利性，進(jìn)而降低檔案管理成本，擴(kuò)大管理效益，為事業(yè)單位快速發(fā)展提供渠道。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

3.1 資金和設(shè)備不足

對于事業(yè)單位來說，開展檔案數(shù)字化建設(shè)最大的問題在于缺乏資金，難以及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，導(dǎo)致設(shè)備短缺，數(shù)字化工作難以有效推進(jìn)。同時(shí)，存在少數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒有數(shù)字化建設(shè)需要，不應(yīng)當(dāng)將有限的資金投入到檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)上，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重滯后，削弱管理員的工作積極性，制約著檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。此外，事業(yè)單位內(nèi)部缺乏相關(guān)的數(shù)字化專業(yè)人員，難以對數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，造成檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，產(chǎn)生諸多故障，使檔案管理工作難度有所提高，其中數(shù)據(jù)安全問題也受到高度重視。

3.2 管理制度不健全

檔案管理需要依托于相應(yīng)的管理制度，這是檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)保障。但是，從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐來看，缺乏完善的管理制度，員工職責(zé)難以劃分，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，不利于發(fā)揮檔案原有的信息資源效益。同時(shí)，部分單位領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理制度建設(shè)，依舊采用原有的管理制度，未能夠及時(shí)更新和完善，難以促進(jìn)檔案數(shù)字化事業(yè)發(fā)展。不健全的管理制度也產(chǎn)生員工的違規(guī)行為，降低員工的工作熱情，使得檔案數(shù)字化管理工作停滯不前。

3.3 人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在我國事業(yè)單位內(nèi)，從事檔案管理的人員通常缺乏專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)技術(shù)不精，創(chuàng)新能力不足。而檔案管理人員是檔案數(shù)字化的執(zhí)行者和領(lǐng)導(dǎo)者，在推動(dòng)檔案數(shù)字化工作中發(fā)揮著帶頭引導(dǎo)作用，如果其專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，缺乏工作責(zé)任心，將會出現(xiàn)一系列違規(guī)行為，造成難以衡量的損失。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的運(yùn)用，提高了對檔案管理人員的要求，需要管理員運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)開展數(shù)據(jù)收集和分析，如果檔案管理員缺乏相應(yīng)的技能，則會導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作形同虛設(shè)。因此，當(dāng)前，亟待加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)。

4 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1 完善管理制度

完善的管理制度有利于保障檔案數(shù)字化管理工作的開展，因此事業(yè)單位必須要根據(jù)自身的實(shí)際情況，在我國法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理制度，對違規(guī)的檔案管理人員進(jìn)行懲處，提高檔案管理人員的工作積極性，自覺遵守管理制度的規(guī)定，做到有規(guī)可依，按規(guī)執(zhí)行。

4.2 積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案數(shù)字化工作必須要依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，一方面要確保檔案數(shù)據(jù)的安全性，另一方面還需要提高工作效率。對于事業(yè)單位而言，檔案信息需要進(jìn)行共享，在此過程中則應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對服務(wù)器的管理，設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，避免出現(xiàn)機(jī)密泄露。同時(shí)，還需要進(jìn)一步辨別檔案的價(jià)值，優(yōu)先將高價(jià)值和高重要性的檔案納入信息系統(tǒng)，并開展嚴(yán)格的檢驗(yàn)，確保正確無誤。

4.3 加大人才培養(yǎng)力度

在檔案管理領(lǐng)域，管理員是核心，只有檔案管理員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，才能夠推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的順利開展。因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，一方面教授最新的檔案管理專業(yè)知識，另一方面開展信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技能培訓(xùn)，確保能夠及時(shí)掌握檔案管理中的數(shù)字化知識，提高檔案管理工作的效率。同時(shí)，事業(yè)單位還需要開展職業(yè)道德教育，確保檔案管理工作的合規(guī)性和檔案信息的安全性，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張哲冰.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)路徑及研究[J].信息化建設(shè)，2015（12）：329.

[2]梁靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對策研究[J].黑龍江科技信息，2016（23）：173.

[3]邢萌.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：179.

[4]夏靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].才智，2019（22）：223.

[5]李曉紅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究[J].科技經(jīng)濟(jì)市場，2019（10）：105-107.

[6]王清云.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（18）.