試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

邵玉翠

摘 要：在信息技術(shù)的支持下，近年來基層文書檔案管理的工作模式發(fā)生了較大的變化，工作效率與工作質(zhì)量都有了很大的提升，這雖然為基層工作的開展提供了更為有效的幫助，但也同樣對基層檔案管理員提出了更高的要求。為此，本文從基層檔案管理員的角度出發(fā)，對做好基層文書檔案管理工作的策略進行了分析，同時圍繞基層文書檔案管理工作中需要注意的問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;文書檔案;檔案管理

對于新時期的企業(yè)、事業(yè)單位來說，基層文書檔案管理工作主要負(fù)責(zé)檔案資料收集、存放、保護管理及研究討論，其不僅為企事業(yè)單位工作人員提供相對完整的紀(jì)實憑證，提高相關(guān)經(jīng)營管理決策的合理性，同時也是企事業(yè)單位實現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在。因此，基層文書檔案管理工作的重要性非常之高，而對于基層文書檔案管理工作方法策略的研究，也是十分具有現(xiàn)實意義的。

1 做好基層文書檔案管理工作的有效方法

1.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念

新時期的基層文書檔案管理對檔案資料的全面性與真實性有著非常高的要求，其工作內(nèi)容則具有著細(xì)致、繁雜的特點，因此對于基層檔案管理員來說，要想做好基層文書檔案管理工作，就必須要積極更新自身工作理念，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提升工作意識，以適應(yīng)新時期的全新工作要求。例如在對檔案文件的保護管理上，應(yīng)樹立良好的政治意識，從政治的角度正確看待各種檔案文件資料，認(rèn)真完成檔案文件整理、保存、處理等工作，以免因檔案文件內(nèi)容泄露而對本單位及單位員工的利益造成影響。而面對檔案管理信息化的整體趨勢，基層檔案管理員則要提高自身服務(wù)意識，主動展開對各種原始檔案的編研整理工作，同時積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)布各種可以公開的信息資料，這樣就可以提高檔案信息的利用率，同時也能夠為檔案文件的數(shù)字化做好充足準(zhǔn)備[1]。

1.2 完善檔案管理制度

面對繁雜的工作內(nèi)容，基層檔案文書管理工作的展開離不開相關(guān)檔案管理制度的支持，只有在檔案管理工作制度中將工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)要求、工作責(zé)任、工作范圍等方面的細(xì)節(jié)內(nèi)容明確下來，各項檔案管理工作才能夠順利、高效完成，并使工作質(zhì)量得到保證。而對于基層檔案管理員來說，實際工作中一方面需要認(rèn)知了解單位檔案管理制度的具體內(nèi)容，同時嚴(yán)格按照制度要求來執(zhí)行工作任務(wù)，保證檔案管理制度能夠得到全面有效落實，并將工作指導(dǎo)、規(guī)范的作用充分發(fā)揮出來[2]。而在另一方面，則要結(jié)合自身工作經(jīng)驗，從檔案文件收集、保存、歸檔等各環(huán)節(jié)工作中尋找問題，并在此基礎(chǔ)上對工作標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍、工作規(guī)則等制度內(nèi)容進行持續(xù)性的改進，以提高檔案管理制度的合理性。

1.3 重視信息技術(shù)學(xué)習(xí)

現(xiàn)階段計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域有了十分廣泛的應(yīng)用，檔案管理信息系統(tǒng)、檔案資料數(shù)據(jù)庫等也隨之建立了起來，并使基層文書檔案管理工作的內(nèi)容、形式發(fā)生了較大的改變。因此，基層檔案管理員還需順應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢，主動參與單位組織的各種培訓(xùn)活動，或是利用業(yè)余時間來對信息技術(shù)、信息系統(tǒng)操作規(guī)程等相關(guān)知識技能進行學(xué)習(xí)，以盡快適應(yīng)信息化建設(shè)背景下的基層文書檔案管理工作。

1.4 強化與其他部門合作

在基層企業(yè)事業(yè)單位中，各種文書檔案主要來自于單位內(nèi)部各部門的相關(guān)文件資料，而基層檔案管理員則需要充分認(rèn)識到這一工作特點，主動加強與單位其他部門工作人員間的溝通與合作，與其建立和諧、密切的關(guān)系，從而為檔案文件的收集整理工作創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。例如在其他部門執(zhí)行新項目后，檔案管理員就需要主動與該部門基層員工進行溝通，了解項目詳情及現(xiàn)階段執(zhí)行情況，并將其中有價值的信息及時記錄到相關(guān)檔案資料中來，保證檔案文件的內(nèi)容完整性。另外從整體上來看，還需要結(jié)合單位實際情況制定針對性的檔案采集流程，明確各基層部門在檔案采集方面的工作責(zé)任，以提高整體工作效率，避免互相推諉、拒不配合等情況的出現(xiàn)。

1.5 規(guī)范檔案使用管理

基層文書檔案管理工作的核心目的是將各類檔案文件應(yīng)用到實際工作中來，為企事業(yè)單位經(jīng)營管理決策提供借鑒參考，因此基層檔案管理員必須要將工作中心放在檔案文件的使用管理上，保證各項工作細(xì)節(jié)的規(guī)范性。例如在對保密文件的管理上，要堅持“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的工作原則，對檔案文件的查閱、調(diào)取進行嚴(yán)格的權(quán)限控制，一方面應(yīng)僅根據(jù)保密等級確立相關(guān)權(quán)限等級，禁止其他無權(quán)限者接觸檔案，另一方面則要將檔案文件的查閱、調(diào)取情況及時準(zhǔn)確的記錄下來，以杜絕泄密事件的發(fā)生，對于涉密計算機保管還要安排專人進行保管。而在檔案使用審理方面，則要簡化相關(guān)審批手續(xù)與審批流程，取消一些不必要的文書檔案利用禁忌，使檔案文件能夠得到更多、更好的應(yīng)用。

2 基層檔案管理員工作中需要注意的問題

2.1 工作銜接問題

在絕大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位匯總，基層文書檔案管理工作都與文秘工作存在著密切的聯(lián)系，檔案管理工作需要對檔案資料進行收集、整理、保護、研究，為檔案文件的應(yīng)用創(chuàng)造良好基礎(chǔ)，而文秘工作則要負(fù)責(zé)文件起草與收發(fā)、分文批注、閱讀管理、擬辦核稿、綜合材料、會議記錄等一系列與文件相關(guān)的工作，二者雖然不僅工作內(nèi)容上有著一定的重疊，同時很多工作任務(wù)的完成還需共同協(xié)調(diào)配合。例如文秘在完成會議記錄后，就需要由基層檔案管理員對會議記錄進行建檔整理與保護，而在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要回顧會議內(nèi)容時，文秘則需要從基層檔案管理員處調(diào)取會議記錄文件[3]。然而在實際工作中，由于文秘工作人員與基層檔案管理員接觸較少，對對方工作內(nèi)容的了解也比較少，因此在進行工作銜接時經(jīng)常會出現(xiàn)協(xié)調(diào)配合問題。對此基層檔案管理員還需積極了解文秘工作的內(nèi)容，或是主動與文秘工作人員進行溝通，并在工作中積極配合其提出的各項工作要求，以保證工作銜接的有效性。

2.2 文件補記問題

文件補記是指因特殊原因影響，某項工作在進行過程中未能形成完整的文字資料，因此在工作完成后需要以記事的形式進行回顧記載，并在通過審定及時歸檔，以起到補充與參考的作用。在這一工作中，由于補記內(nèi)容很容易出現(xiàn)問題，因此基層檔案管理員必須要堅持客觀性原則，對事件進行真實回顧與記錄，保證文字內(nèi)容能夠與事件實際情況相符，記載內(nèi)容也要盡量保持簡潔、明確，這樣才能夠避免補記檔案真實性不足等問題的出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

在信息時代下，基層文書檔案管理工作能夠為企事業(yè)單位提供大量真實、客觀、全面的檔案信息，這對于企事業(yè)單位經(jīng)營管理與科學(xué)決策是非常關(guān)鍵的，因此基層檔案管理員必須要從檔案管理制度落實、工作觀念等方面入手，不斷提升自身工作質(zhì)量，并對工作銜接等問題加以注意，才能夠?qū)⒒鶎游臅鴻n案管理的作用充分發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]楊紅.基層單位檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：113.

[2]孫寶華.基層檔案管理中如何對資料進行歸納和利用分析研究[J].農(nóng)家參謀，2019（14）：243.

[3]孔鴻雁.新形勢下基層檔案管理工作的思路[J].中外企業(yè)家，2019（19）：138.