大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法探析

吳姍

摘 要：大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案是高校管理工作中不容忽視的重要部分，它承載著的人才信息價值。在目前人力市場競爭激烈的時代，檔案對于畢業(yè)生來說更為重要，完整的檔案有助于畢業(yè)生順利參加工作。而在實際工作中，往往忽視畢業(yè)生人事檔案的保管與流轉(zhuǎn)，這樣造成了很多不必要的麻煩，不利于大學(xué)畢業(yè)生的入職、升職等各方面的工作與發(fā)展。本文主要研究大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法，通過總結(jié)目前大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的一些問題，有針對性地提出了人事檔案管理的方法，豐富了相關(guān)理論成果。

關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生;人事檔案;管理方法

1 前言

檔案是社會組織、機構(gòu)、個人活動的真實記錄，是社會的重要組成部分。人事檔案是記錄一個人一生活動的載體，對于每一個人來說都十分重要。大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案是學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和品德狀況。對于學(xué)生以后的前途有很大的影響。并且，保管好學(xué)生的人事檔案，有利于畢業(yè)生人事檔案的順利流轉(zhuǎn)，做到“檔案隨人走”。因此，優(yōu)化大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法有利于學(xué)生順利畢業(yè)，進入新的學(xué)習(xí)、工作平臺，施展自身才華。

2 大學(xué)畢業(yè)生人事檔案構(gòu)成及流轉(zhuǎn)

1）大學(xué)畢業(yè)生人事檔案構(gòu)成。大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案主要由學(xué)生信息表、高考報名表、成績報告單、畢業(yè)登記表、學(xué)歷證明等內(nèi)容構(gòu)成。其能夠真實的反應(yīng)學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)業(yè)、綜合素質(zhì)、品德作風(fēng)等方面的情況。人事檔案可以記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全面而真實的信息。正是由于檔案的原始記錄性，大學(xué)畢業(yè)生人事檔案是一個學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的重要參考。是企業(yè)、機構(gòu)和其他院校關(guān)注的重要內(nèi)容。規(guī)范大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理，對畢業(yè)生的發(fā)展與就業(yè)有積極的意義，有利于深化教學(xué)體制改革。

2）大學(xué)畢業(yè)生人事檔案流轉(zhuǎn)過程。學(xué)生的檔案進入大學(xué)，會被保存與管理。在學(xué)生畢業(yè)后，其人事檔案會流轉(zhuǎn)到用人單位或者是人才交流中心。在學(xué)生的人事檔案轉(zhuǎn)入到新的單位后，由單位的人力部門進行管理。在檔案流轉(zhuǎn)過程中，許多大學(xué)畢業(yè)生忙于找工作，并沒有重視檔案的流轉(zhuǎn)，不及時交給用人單位，很容易導(dǎo)致檔案的缺失、丟失、保管不當(dāng)?shù)葐栴}。對于大學(xué)畢業(yè)生以后的發(fā)展有不良影響。

3 大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀

1）學(xué)生對人事檔案重視程度低。目前大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)問題已經(jīng)從上世紀(jì)的國家分配轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝慌c學(xué)生的雙向選擇。用人單位的聘用制度有了很大的不同。在這種背景下，大學(xué)畢業(yè)生在找工作時，需要花費更多的時間與精力，進行選擇和自薦。這使得畢業(yè)生忙于擇業(yè)，并不重視自己的檔案。同時，用人單位對于學(xué)生的檔案也不重視，不進行過多的過問，這樣更弱化了畢業(yè)生對檔案的重視程度。因此要，優(yōu)化大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理，首先要使大學(xué)畢業(yè)生具有檔案意識。

2）大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理不規(guī)范。在很多高校的人事檔案管理工作中，并沒有明確規(guī)范的人事檔案管理工作制度與流程。對于人事檔案的管理寬松、不規(guī)范。專職檔案管理人員少，人事檔案管理工作人員大部分為兼職人員。兼職人員并沒有太多的時間和精力進行人事檔案的管理工作。工作人員對檔案管理工作往往流于形式，過于表面，只進行簡單的分類、保管。這樣一來，大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理工作不規(guī)范，降低了檔案管理工作效率，弱化了人事檔案管理的專業(yè)性。

3）企業(yè)不重視畢業(yè)生檔案。在一些國家機構(gòu)或事業(yè)單位的錄取中，對于大學(xué)畢業(yè)生的檔案有較為嚴(yán)格的要求和規(guī)范的管理制度。但在一些其他的企業(yè)當(dāng)中，招聘畢業(yè)生只注重其學(xué)歷、專業(yè)和知識技能，并不重視學(xué)生的檔案。還有一些學(xué)生進行自主創(chuàng)業(yè)或選擇自由職業(yè)，直接將自己檔案交到人才中心或由自己保管。以上種種情況，導(dǎo)致大學(xué)畢業(yè)生人事檔案無法做到“檔案隨人走”，產(chǎn)生“人檔分離”的現(xiàn)象。不利于檔案的管理與保存，使檔案無法反應(yīng)畢業(yè)生的真實情況。

4 大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法

1）提高大學(xué)畢業(yè)生的檔案意識。大學(xué)畢業(yè)生初入社會，并沒有太多的社會經(jīng)驗與實踐。因此，他們意識不到檔案的重要性。由于我國目前的聘用制度大部分為學(xué)生與用人單位進行雙向選擇，大學(xué)畢業(yè)生花費更多的時間與精力進行擇業(yè)，沒有太多的精力放到自己的檔案上。這就需要學(xué)校在學(xué)生學(xué)習(xí)期間對于學(xué)生的檔案意識進行有目的的培養(yǎng)。學(xué)校要使學(xué)生清楚檔案的構(gòu)成，流轉(zhuǎn)過程以及重要的意義，使學(xué)生明確檔案的功能和必要性。并且學(xué)校要協(xié)助學(xué)生進行檔案流轉(zhuǎn)工作，在學(xué)生進入大學(xué)時接收好檔案，在學(xué)生畢業(yè)后協(xié)助學(xué)生進行檔案的交接。對于用人單位來說，要加強對人事檔案的重視，規(guī)范人事檔案管理，對人事檔案進行合理的調(diào)取，做到“檔案隨人走”。

2）加強對大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范管理。學(xué)校，用人單位及其他相關(guān)部門要加強對大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范管理。建立合理嚴(yán)格的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理制度與體系。對于大學(xué)畢業(yè)生人事檔案進行分類、整理、保存，在此過程中剔除無用檔案，進行重新組卷，按照來源原則、全宗原則等對人事檔案進行整理。同時檔案管理部門還應(yīng)結(jié)合實際情況進行資料收集，將學(xué)生的近期資料，例如論文發(fā)表、科研成果等及時收集進檔案中。選擇能夠反映學(xué)生情況的材料，能夠體現(xiàn)學(xué)生科研水平、知識水平、品德作風(fēng)等方面的能力材料進行收集整理，補充進學(xué)生的人事檔案，使檔案能夠更加真實全面的反映畢業(yè)生的各種情況，提高檔案的價值。對檔案管理人員進行培訓(xùn)與進修，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，有利于對大學(xué)畢業(yè)生人事檔案進行規(guī)范化、專業(yè)化管理。

3）進行大學(xué)畢業(yè)生人事檔案信息的開發(fā)與利用。檔案早已不是古時密不示人、束之高閣的秘密。在新時代，檔案的價值也被很好的挖掘和體現(xiàn)出來。對檔案信息進行開發(fā)與利用，是目前檔案學(xué)界的一個熱點。對于大學(xué)畢業(yè)生人事檔案來說，其信息的開發(fā)與利用有利于學(xué)生的就業(yè)和深造。將大學(xué)畢業(yè)生人事檔案其中的信息進行整理，了解學(xué)生的各方面情況，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)，建立畢業(yè)生檔案資源庫。有利于節(jié)約時間，降低成本，提高大學(xué)生就業(yè)和深造的效率。同時，在了解畢業(yè)生的情況后，學(xué)?？梢愿玫叵蛴萌藛挝贿M行推薦。這樣推動學(xué)生更好的發(fā)展，也可以提高學(xué)校的知名度。因此，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)將畢業(yè)生人事檔案信息進行開發(fā)與利用，有利于市場，提高學(xué)生發(fā)展空間。

5 結(jié)語

本文主要研究大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法。首先介紹了大學(xué)畢業(yè)生人事檔案構(gòu)成內(nèi)容及流轉(zhuǎn)程序。其次，分析了大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀：學(xué)生對人事檔案重視程度低、大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理不規(guī)范、企業(yè)不重視畢業(yè)生檔案。最后，從三個方面提出了大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理方法：提高大學(xué)畢業(yè)生的檔案意識、加強對大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范管理、進行大學(xué)畢業(yè)生人事檔案信息的開發(fā)與利用。大學(xué)畢業(yè)生人事檔案具有重要的意義，對大學(xué)畢業(yè)生人事檔案進行規(guī)范化、專業(yè)化管理十分必要。希望本文能夠為相關(guān)研究提供參考。

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