遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下的檔案管理轉(zhuǎn)型之思考

（南京市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司，江蘇 南京 210005）

一、引言

2020 年初爆發(fā)的新冠肺炎疫情，席卷了我國(guó)又吞噬著全世界，人類社會(huì)經(jīng)歷著前所未有的重創(chuàng)，各國(guó)各級(jí)政府及人民，都在盡力與疫情抗?fàn)?。我?guó)采取了最全面、最嚴(yán)格、最徹底的防控舉措，全國(guó)停工停產(chǎn)一個(gè)多月，十幾億人口居家隔離，堅(jiān)決遏制了疫情的擴(kuò)散蔓延。在全民居家隔離的這一個(gè)多月中，不少單位采取了居家辦公方式，或多或少地減輕了疫情帶來(lái)的損失，遠(yuǎn)程辦公的話題被越來(lái)越多的人提起，無(wú)論是從公共安全事件造成的影響，還是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等新興技術(shù)的迅猛發(fā)展，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公逐步取代傳統(tǒng)集中辦公是大勢(shì)所趨。而這對(duì)目前的檔案管理會(huì)形成一定的沖擊，檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)形勢(shì)做些相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

二、遠(yuǎn)程辦公對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)

遠(yuǎn)程辦公是一種涵蓋了多種工作活動(dòng)的靈活的工作方式，它使得雇員在相當(dāng)一部分工作時(shí)間中，以遠(yuǎn)離雇主或傳統(tǒng)辦公地點(diǎn)的方式工作[1]。相對(duì)于集中辦公來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)程辦公的地點(diǎn)不固定，或居家、或旅游途中、或聚會(huì)場(chǎng)所。遠(yuǎn)程辦公完全依賴于電子設(shè)備及電子文件，并極度依賴網(wǎng)絡(luò)及辦公軟件。這些特性對(duì)目前的檔案管理工作構(gòu)成了一定的沖擊。首先從制度上來(lái)講，需要將檔案的“雙軌”“雙套”制變?yōu)椤皢诬墶薄皢翁住敝?，賦予電子檔案法律效力；其次需加強(qiáng)科技研發(fā)，使得辦公平臺(tái)更為順暢，交流傳輸更為穩(wěn)定，儲(chǔ)存空間更為廣闊；第三需要防控電子文件在傳輸、儲(chǔ)存及利用方面所面臨的丟失、被篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)。從而形成電子文件的歸檔以及電子檔案的查閱、調(diào)用等，不再受時(shí)間、地點(diǎn)限制的局面，文件的形成者、檔案的管理者、檔案的使用者同在一個(gè)協(xié)作平臺(tái)，有序、規(guī)范、安全地共同創(chuàng)建、維護(hù)著檔案的管理。

三、檔案管理轉(zhuǎn)型的驅(qū)動(dòng)力

（一）法規(guī)支撐

自上世紀(jì)末國(guó)家檔案局成立“電子文件歸檔與電子檔案管理研究”領(lǐng)導(dǎo)小組開始，我國(guó)在國(guó)家政策指導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下的電子文件管理已經(jīng)走過(guò)了20 多年[3]。這期間檔案的規(guī)制發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔向紙質(zhì)、電子文件雙軌運(yùn)行，雙套歸檔轉(zhuǎn)變，直至2015 年《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，電子文件單軌制破繭而出，規(guī)定“屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案”。接著2016年的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)。同年修訂發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）取消了雙套制歸檔的要求。2018 年修訂的《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔?！?。2019 年《檔案法修訂草案》提出：“符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力。”同年4 月頒布實(shí)施的《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”。

（二）技術(shù)支撐

1.OA 協(xié)同辦公技術(shù)使即時(shí)歸檔成為可能

OA 即Office Automation System，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，自上世紀(jì)八十年代發(fā)展至今，經(jīng)歷了幾代更新發(fā)展，目前為移動(dòng)協(xié)同辦公階段。OA 協(xié)同辦公主要是融合計(jì)算機(jī)、通訊及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將手工作業(yè)自動(dòng)化、智能化，使信息傳遞、流程審批等等工作做到隨時(shí)隨地便捷開展，提高了工作效率，規(guī)范了工作流程，提升了工作品質(zhì)。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)電子文件實(shí)施全程管理，自帶檔案管理系統(tǒng)或與已開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，使即時(shí)歸檔成為可能。

2.云存儲(chǔ)技術(shù)使海量檔案存取流暢成為可能

云存儲(chǔ)是脫胎于云計(jì)算的新型存儲(chǔ)方式，通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，使各種存儲(chǔ)設(shè)備協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)。通過(guò)虛擬化技術(shù)將存儲(chǔ)資源整合到一起，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)管理的自動(dòng)化和智能化，將數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分配，提高存儲(chǔ)空間的利用率，節(jié)約了存儲(chǔ)空間。海量的檔案數(shù)據(jù)可以放到云存儲(chǔ)池里，可隨時(shí)高效存取，從而避免了文前所講居家辦公因數(shù)據(jù)傳輸慢而影響工作效率的事情發(fā)生。

3.區(qū)塊鏈技術(shù)使電子檔案的安全成為可能

區(qū)塊鏈?zhǔn)切畔㈩I(lǐng)域的一個(gè)術(shù)語(yǔ)，伴隨著比特幣誕生于本世紀(jì)初，是分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸、共識(shí)機(jī)制、加密算法等計(jì)算機(jī)技術(shù)的新型應(yīng)用模式，本質(zhì)上是一個(gè)共享數(shù)據(jù)庫(kù)，其中的數(shù)據(jù)具有不可篡改、全程留痕、可以追溯等特性，切實(shí)保證了電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性及可用性，被社會(huì)各界所關(guān)注。電子檔案的數(shù)據(jù)易被篡改，傳統(tǒng)貯存介質(zhì)如磁帶、光盤、硬盤等，易老化變質(zhì)，且易被新技術(shù)載體所取代，導(dǎo)致存儲(chǔ)的信息內(nèi)容不可讀取。區(qū)塊鏈技術(shù)正好彌補(bǔ)了這些不足，消除了潛在風(fēng)險(xiǎn)，保證了檔案數(shù)據(jù)的安全。[4]

四、檔案管理轉(zhuǎn)型的阻力

雖說(shuō)我國(guó)這一二十年來(lái)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平發(fā)展迅速，但具體到某個(gè)單位，其檔案管理水平是參差不齊的。本次疫情居家隔離期間，不少單位的居家辦公遇到了較大阻礙，即檔案無(wú)法調(diào)用，無(wú)法輔助生產(chǎn)，致使工作停滯或效率低下。究其原因無(wú)外乎管理理念落后，管理水平欠缺，管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。

（一）理念更新緩慢

一些單位的管理層對(duì)檔案的主要認(rèn)知是檔案是歷史記錄，有憑據(jù)作用，有事時(shí)找之佐證，沒事時(shí)束之高閣。在這樣的思想指導(dǎo)下，檔案只是生產(chǎn)的末端，是句號(hào)，是一種消耗著單位物質(zhì)和人力成本的消極存在。這樣的理念帶來(lái)的現(xiàn)象是檔案人員可一減再減，檔案存儲(chǔ)空間可一縮再縮，存儲(chǔ)設(shè)備能將就則將就，檔案經(jīng)費(fèi)能少則少，根本談不上把檔案當(dāng)成基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源來(lái)運(yùn)作，從而催生新的生產(chǎn)力，以提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力了。

（二）管理水平欠缺

有些單位，因?yàn)閷?duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，檔案的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)停滯或緩慢。生產(chǎn)和管理流程基本都是面對(duì)面的紙張傳遞，各部門產(chǎn)生的檔案各自存放保管，基本上都是兼職人員管理，檔案的完整性、安全性，立卷的專業(yè)性、科學(xué)性均得不到保障，給利用帶來(lái)了極大的不便和不利。不少單位檔案人員的工作重點(diǎn)仍停留在檔案的接收、征集、整理、立卷、著錄上面，缺少精力及資金去研究檔案的整合及創(chuàng)新利用。

（三）隊(duì)伍素質(zhì)偏低

有些單位的檔案從業(yè)人員可以用“老弱病殘”來(lái)形容，檔案部門成為一線轉(zhuǎn)崗的、臨退休的、患慢性疾病等人員的“收留地”，一般都是邊做邊學(xué)，工作的積極性、創(chuàng)造性非常有限，與專業(yè)人員相去甚遠(yuǎn)。更談不上對(duì)檔案信息的分析研究，深度挖掘檔案的利用價(jià)值了。處于數(shù)字時(shí)代的今天，即使是檔案專業(yè)人員，在面對(duì)數(shù)字化的檔案管理時(shí)，也漸有捉襟見肘的窘迫感，對(duì)有些信息、軟件、系統(tǒng)內(nèi)的術(shù)語(yǔ)鮮有聽聞，對(duì)新興的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)懵懵懂懂，從而無(wú)法準(zhǔn)確地應(yīng)用、改造和開發(fā)相關(guān)技術(shù)。[5]

五、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化水平會(huì)越來(lái)越高，我們要秉持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，抓住機(jī)遇，將檔案管理工作納入單位發(fā)展戰(zhàn)略，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，勇于打破舊的思維模式和管理習(xí)慣，加大檔案建設(shè)資金投入，緊密結(jié)合高新技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的現(xiàn)代化帶動(dòng)單位治理體系和治理能力的現(xiàn)代化，提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力，獲得良性發(fā)展。