5W1H理論在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，我國(guó)衛(wèi)生技術(shù)人員人數(shù)呈現(xiàn)出逐年遞增態(tài)勢(shì)，為滿足人民群眾醫(yī)療需求提供人才支持和保障。本文立足于5W1H理論，分析了該理論的內(nèi)涵，并就醫(yī)院人事檔案管理中如何落實(shí)該理論，進(jìn)行了深入探討，解析醫(yī)院人事檔案管理深刻內(nèi)涵，以期為進(jìn)一步做好醫(yī)院人事檔案管理提供理論支持。

關(guān)鍵詞：5W1H理論；人事檔案管理

概述

《2021年我國(guó)衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，截至2021年底，我國(guó)衛(wèi)生人員總數(shù)1398.3萬(wàn)人，較2020年增加了50.8萬(wàn)人，增長(zhǎng)了3.8%。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，人民群眾對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生的需求不斷增長(zhǎng)，我國(guó)衛(wèi)生技術(shù)人員人數(shù)也呈現(xiàn)出逐年遞增態(tài)勢(shì)（見圖1），有效保障了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。醫(yī)院人力資源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，既有執(zhí)業(yè)（助理）醫(yī)師，也有注冊(cè)護(hù)士，還有技師、藥師、行政人員以及工勤人員。

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的重要特色。2021年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，把“改革人事管理制度”作為“激活公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展新動(dòng)力”之一，要求“落實(shí)崗位管理制度，按照醫(yī)、護(hù)、藥、技、管等不同類別合理設(shè)置崗位”。做好這些人員的人事檔案管理，任務(wù)艱巨、意義重大，助力醫(yī)院人才引進(jìn)、選拔和培養(yǎng)，優(yōu)化醫(yī)護(hù)人才合理配置，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。2018年中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，明確提出本條例適用于“黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員管理的機(jī)關(guān)（單位）工作人員（工勤人員除外），國(guó)有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作”。依據(jù)本條例，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“黨管干部、黨管人才；依規(guī)依法、全面從嚴(yán)；分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理；真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范；方便利用、安全保密”原則，做好反映廣大醫(yī)務(wù)人員政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法、家庭狀況和社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。

5W1H最早被用以研究信息傳播學(xué)，將信息傳播作為一個(gè)物質(zhì)流動(dòng)過(guò)程，是對(duì)選定的研究對(duì)象、內(nèi)容及操作等從Why（何因）、What（何事）、Where（何地）、When（何時(shí)）、Who（何人）及How（何法）等六個(gè)方面提出、分析并解決問(wèn)題（見圖2）。

將5W1H運(yùn)用于醫(yī)院人事檔案管理，可以在幫助詳細(xì)解析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探究如何改善和優(yōu)化醫(yī)院人事檔案的管理模式及工作內(nèi)容（見表1），切實(shí)提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和效率。

1 Why——充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院人事檔案管理的重要性

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院人事檔案主要包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱材料、政審材料、黨團(tuán)組織材料，表彰及懲處材料等，這些檔案資料反映了醫(yī)、藥、護(hù)、技等人員的綜合表現(xiàn)。5W1H理念的應(yīng)用，首先要求在思想上充分認(rèn)識(shí)到做好人事檔案管理所具有的積極現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)提升醫(yī)院人事檔案管理水平及隊(duì)伍科學(xué)管理所發(fā)揮的重要作用，增強(qiáng)做好醫(yī)院人事檔案工作的思想自覺和行為自覺[1]。

1.1 優(yōu)化人員配備

醫(yī)院人員包括醫(yī)、護(hù)、藥、技等專業(yè)技術(shù)人員、行政管理人員、工勤人員，人員身份類型多樣。需要進(jìn)行更精細(xì)化、針對(duì)性的管理。在編醫(yī)護(hù)藥技專業(yè)技術(shù)人員按照事業(yè)單位工作人員的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院合同制人員則根據(jù)勞動(dòng)合同等進(jìn)行差異化管理。醫(yī)院人才引進(jìn)、科室之間和重點(diǎn)崗位等人員交流輪崗，都需要對(duì)其人事檔案進(jìn)行查閱，全面分析其學(xué)歷、年齡、專業(yè)特長(zhǎng)、業(yè)務(wù)水平，也為醫(yī)院急需緊缺人才引進(jìn)提供重要參考。綜上，做好醫(yī)院人事檔案管理，有利于優(yōu)化人力資源配備，實(shí)現(xiàn)人崗相適、人崗相宜，激發(fā)人才活力，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠人才支持和保障[2]。

1.2 公平職稱評(píng)聘

醫(yī)院從事醫(yī)護(hù)藥技等專業(yè)技術(shù)人員，每年都會(huì)進(jìn)行職稱晉升和崗位競(jìng)聘。而職稱晉升與崗位競(jìng)聘的主要依據(jù)來(lái)自于其人事檔案，例如，年度考核、現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)職稱、獎(jiǎng)勵(lì)表彰、任職年限等檔案資料，這些資料為其職稱評(píng)聘提供重要的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，也有利于職稱評(píng)聘公平公正[3]。

1.3 公正選拔任用

根據(jù)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的文件精神和要求，干部選拔任用堅(jiān)持德才兼?zhèn)?、以德為先、注重?shí)績(jī)等原則，并對(duì)其年齡、工齡、黨齡、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、職稱等進(jìn)行全面考察。而考察的依據(jù)則主要來(lái)自其人事檔案資料，根據(jù)資料中所記載的個(gè)人履歷、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等，作出選拔任用調(diào)整的決定。

1.4 調(diào)整薪酬待遇

根據(jù)事業(yè)單位薪酬管理制度的相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位工作人員按照所聘崗位職務(wù)每年晉升一個(gè)薪級(jí)工資，對(duì)應(yīng)的是調(diào)整相應(yīng)的工資待遇，工齡、學(xué)歷和職稱都會(huì)影響到醫(yī)院醫(yī)護(hù)藥技等從業(yè)者的薪酬待遇。此外，年度考核結(jié)果也是晉升薪級(jí)工資的重要依據(jù)。通過(guò)醫(yī)院人事檔案資料的調(diào)閱，可為工作人員薪級(jí)晉升、工資調(diào)整等提供可靠的第一手資料。

2 What——準(zhǔn)確把握醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》，應(yīng)準(zhǔn)確把握醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)象和內(nèi)容，掌握醫(yī)院人事檔案資料的征集渠道及方式等。

2.1 收集內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案資料主要包括履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、人員登記表等履歷材料；自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；鑒定及考察考核材料；學(xué)歷學(xué)位及專業(yè)技術(shù)材料；政審材料；黨團(tuán)組織；表彰獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；工資及任免類材料；以及其他具有重要保存價(jià)值的專業(yè)技術(shù)人員檔案資料。

2.2 收集渠道

履歷表、考核、任免，以及工資、專業(yè)技術(shù)職稱晉升類材料可從組織人事部門收集；學(xué)歷學(xué)位及繼續(xù)教育、在校表現(xiàn)等材料可通過(guò)向教育主管部門或高校等收集；技術(shù)發(fā)明、成果鑒定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、業(yè)務(wù)成績(jī)等可向相關(guān)業(yè)務(wù)部門、科技管理部門收集；懲處類材料可向紀(jì)委等部門收集。

2.3 收集方式

醫(yī)院人事檔案收集應(yīng)根據(jù)其檔案形成特點(diǎn)和規(guī)律，選擇合適的適當(dāng)方式收集。一是連續(xù)性。學(xué)歷學(xué)位、職稱考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等資料反映了醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人成長(zhǎng)及持續(xù)性活動(dòng)成果，針對(duì)此類資料應(yīng)持續(xù)跟進(jìn)做好收集，不斷充實(shí)其檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確反映其個(gè)人學(xué)習(xí)、工作及品質(zhì)。二是定向性。根據(jù)人事檔案來(lái)源采取定向收集。如定向到組織、人社、勞動(dòng)、高校、紀(jì)檢等單位和部門，做好人事檔案資料的定向收集。三是定時(shí)性。在每年初或年底，醫(yī)院集中考核、職稱評(píng)定、新進(jìn)人員招聘等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，檔案管理部門深入人事、醫(yī)政等相關(guān)部門進(jìn)行收集。四是規(guī)律性。根據(jù)人事檔案資料的形成規(guī)律，進(jìn)行檔案資料收集。涉及人事處分資料的收集，在其人事處分決定作出后，可圍繞處分決定前后形成資料進(jìn)行收集[4]。針對(duì)一項(xiàng)活動(dòng)或一次事件所形成的一系列互有聯(lián)系的人事檔案資料進(jìn)行完整收集。

3 Where——滿足醫(yī)院人事檔案管理的場(chǎng)地要求

醫(yī)院人事檔案管理主要由人事檔案部門具體負(fù)責(zé)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，及其在人事檔案管理中的應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理場(chǎng)地包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境兩大方面。

3.1 硬件條件

硬件主要是指檔案庫(kù)房及日常辦公場(chǎng)所。其中，建設(shè)有存放人事檔案庫(kù)房的，其地點(diǎn)條件應(yīng)滿足“八防”要求，不宜設(shè)在一樓或頂樓，應(yīng)集中布置，自成一區(qū)，檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他功能用房。實(shí)行“檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫(kù)房、閱檔室”三分開：“庫(kù)房應(yīng)與閱卷、辦公等場(chǎng)所隔開。庫(kù)房面積應(yīng)按照“現(xiàn)有人事檔案數(shù)+10年人事檔案入庫(kù)數(shù)-銷毀檔案數(shù)需求做相應(yīng)匹配。庫(kù)房密集柜排列應(yīng)與墻壁保持一定距離，便于庫(kù)房通風(fēng)保溫。庫(kù)房應(yīng)裝有恒溫機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。以及人事檔案專用、高配置的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等[5]。

3.2 軟件條件

隨著信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的深度應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代化水平顯著提升。根據(jù)人事檔案日常管理的現(xiàn)實(shí)需要，配置必要的人事檔案管理軟件[6]：用友、金蝶、i人事、北森人事等專門人事檔案管理軟件；微軟、360殺毒、Avast、瑞星等查殺毒軟件；鈦備份、百度網(wǎng)盤、騰訊微云等備份軟件；以及office辦公軟件等。

4 When——把握醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)

醫(yī)院人事檔案管理通常需要經(jīng)歷收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等八個(gè)步驟。每一個(gè)步驟環(huán)節(jié)都有其時(shí)間要求和操作規(guī)范。一是收集。人事檔案收集根據(jù)其收集方式，選擇定期收集和不定期收集。定期收集一般是由醫(yī)院檔案管理部門根據(jù)其實(shí)際，規(guī)定某個(gè)月為歸檔集中月，負(fù)責(zé)做好人事檔案收集[7]。不定期收集，則根據(jù)人事檔案形成特點(diǎn)和規(guī)律，適時(shí)進(jìn)行收集。例如，在某次人事任免事項(xiàng)完成、任免文件制發(fā)后，立即做好登記工作，為收集打下扎實(shí)基礎(chǔ)。二是整理。就是將收集起來(lái)的醫(yī)院人事檔案按照檔案管理進(jìn)行整理。包含將零散的檔案資料分門別類地對(duì)其進(jìn)行分類、立卷、排列、編制封面、排列案卷、編制目錄等一系列工作程序。整理是在收集完成后立即進(jìn)行。整理應(yīng)及時(shí)、規(guī)范，且符合標(biāo)準(zhǔn)和要求。三是鑒定。醫(yī)院人事檔案鑒定工作，主要鑒定其價(jià)值，并依據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案保管期限、保存及銷毀等相關(guān)工作，鑒定的目的是“化雜質(zhì)為優(yōu)質(zhì)”。四是保管。即，醫(yī)院檔案管理部門將整理、鑒定后的人事檔案移交至檔案室，解決人事檔案易損性與長(zhǎng)遠(yuǎn)保管和利用之間的矛盾，最大限度地延長(zhǎng)人事檔案使用壽命。五是編目。又叫人事檔案檢索。根據(jù)人事檔案內(nèi)容、形式進(jìn)行選擇，并按照一定次序編排成各種目錄。包括館藏目錄、檢索性目錄和介紹性目錄。六是編研。主要是由醫(yī)院人事檔案管理部門，根據(jù)其館藏檔案資料進(jìn)行編史修志，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行濃縮化、系統(tǒng)化，形成基礎(chǔ)人事數(shù)字匯編等。七是利用。即人事檔案信息輸出。人事檔案保密性強(qiáng)，在查詢利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的利用規(guī)定，持有組織人事部門或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字手續(xù)，方可查閱檔案，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)隨意翻閱摘抄。八是統(tǒng)計(jì)。就是將醫(yī)院人事檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況，以及涉及人事檔案管理機(jī)構(gòu)、人員及經(jīng)費(fèi)保障等信息，進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，為醫(yī)院人事部門掌握情況，分析人才資源現(xiàn)狀等，提供決策依據(jù)。

5 Who——醫(yī)院人事檔案管理的主體

醫(yī)院人事檔案管理的主體是人事檔案管理部門及相關(guān)部門的檔案管理人員。其中，人事檔案管理部門的檔案管理人員，必須全面掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，具備一定的組織人事業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉組織人事工作流程，還要掌握一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練掌握使用檔案管理系統(tǒng)，做好檔案信息資源的高效傳輸、分類處理，提升人事檔案管理水平，打造成為復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍[8]。

6 How——醫(yī)院人事檔案管理的路徑

醫(yī)院人事檔案管理除了日常管理應(yīng)按照5W的標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范做好人事檔案管理工作之外，還要從根本上樹立大檔案思維、全院一盤棋思想。一方面要與辦公室聯(lián)系。在醫(yī)院管理過(guò)程中，在人才招聘、制發(fā)日常公文過(guò)程中，涉及人事檔案的，要及時(shí)進(jìn)行收集。另一方面，要與賬務(wù)部門聯(lián)系，在工資調(diào)整、薪酬發(fā)放時(shí)，要及時(shí)跟進(jìn)，做好相關(guān)資料收集。還要與醫(yī)院人事部門聯(lián)系。人事部門負(fù)責(zé)醫(yī)院人才的引進(jìn)、培養(yǎng)、選拔和任用，也是產(chǎn)生人事檔案最為集中的部門，檔案管理部門要主動(dòng)而為，密切與人事部門聯(lián)系，提前介入指導(dǎo)，按照人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范人事資料的收集和整理，為醫(yī)院人事檔案規(guī)范化精細(xì)化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：馬媛，大學(xué)學(xué)歷，滕州市中心人民醫(yī)院館員，從事醫(yī)院藥學(xué)和檔案管理工作。