物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)分析與研究

李長(zhǎng)慶 杜權(quán)

[摘 要] 物資管理系統(tǒng)是企業(yè)物資管理信息化的重要支撐系統(tǒng)，建設(shè)統(tǒng)一的物資管理信息化平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼、規(guī)范流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的實(shí)時(shí)共享和有效利用，實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化，建立精益的物資管理業(yè)務(wù)體系，需要公司系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌考慮、全盤布局，關(guān)注重點(diǎn)問題，優(yōu)化解決方案，以達(dá)到物資管理提質(zhì)增效的目的。本文從物資管理系統(tǒng)需求框架、存在問題及分析應(yīng)對(duì)等方面，全面對(duì)公司物資管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行了分析研究。

[關(guān)鍵詞] 建設(shè)原則；關(guān)鍵點(diǎn)分析；重點(diǎn)問題解析；優(yōu)化方案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 036

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）01- 0082- 02

0 引 言

為提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理基礎(chǔ)能力，以“提質(zhì)增效”為管理核心，公司全面梳理采購(gòu)管理、庫存管理、供應(yīng)商管理、財(cái)務(wù)管理等公司管理的基礎(chǔ)、薄弱環(huán)節(jié)，建設(shè)統(tǒng)一的物資管理信息化平臺(tái)，解決不同部門之間業(yè)務(wù)協(xié)同問題，實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流統(tǒng)一，消除各類“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)公司范圍內(nèi)信息的良好互通與共享，及時(shí)掌握物資保障及經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供支持。

1 物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)階段與要求

項(xiàng)目管理是信息化系統(tǒng)策劃與實(shí)施的保障，良好的項(xiàng)目管理是貫穿系統(tǒng)建設(shè)始終的，能夠協(xié)調(diào)內(nèi)部資源和外部資源，保障系統(tǒng)整個(gè)開發(fā)和建設(shè)過程進(jìn)度可控、預(yù)算可控、需求滿足可控；項(xiàng)目小組為保證項(xiàng)目成功，需要從5個(gè)方面開展有策略的項(xiàng)目管理工作：（a）有一個(gè)正式的實(shí)施計(jì)劃；（b）一個(gè)實(shí)際的時(shí)間跨度；（c）舉行定期項(xiàng)目狀況會(huì)議；（d）有一位支持項(xiàng)目的高效的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)；（e）由相關(guān)人員組成的團(tuán)隊(duì)成員。

充分地內(nèi)部調(diào)研和外部調(diào)研，最終目的是為系統(tǒng)《需求方案》的合理性、充分性和完整性負(fù)責(zé)，這個(gè)過程是允許循環(huán)迭代的，充分地前期調(diào)研論證是為保證后期項(xiàng)目有序推進(jìn)的重要基礎(chǔ)；立項(xiàng)、招標(biāo)過程是將《需求方案》轉(zhuǎn)化為《需求實(shí)現(xiàn)方案》的重要手段，務(wù)必要謹(jǐn)慎、字斟句酌，確保最終的服務(wù)提供者和服務(wù)方案能夠?qū)⑿枨筠D(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)；以此來保證系統(tǒng)最終的成功運(yùn)行和順利驗(yàn)收。

2 物資管理信息化系統(tǒng)框架與功能要求

在公司整個(gè)ERP系統(tǒng)、MES系統(tǒng)未完整搭建的現(xiàn)狀下，實(shí)現(xiàn)物資管理的信息化，基本滿足公司目前物資管理需求。每個(gè)模塊基本的功能業(yè)務(wù)框架及需求分析如下：

2.1 采購(gòu)管理

采購(gòu)管理模塊為產(chǎn)品制造提供配套物資保證，采購(gòu)管理主要功能需求包括：采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃、價(jià)格審批管理、采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨檢驗(yàn)、采購(gòu)發(fā)票管理等。

根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)、需求合并、采購(gòu)計(jì)劃、確定貨源、詢價(jià)報(bào)價(jià)等多個(gè)環(huán)節(jié)的處理后產(chǎn)生采購(gòu)訂單，向《合格供應(yīng)目錄》內(nèi)的供應(yīng)商購(gòu)買物料；供應(yīng)商生產(chǎn)備貨，發(fā)到工廠倉庫后進(jìn)行采購(gòu)收貨質(zhì)檢，并接收供應(yīng)商開具的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行合同核銷；最后轉(zhuǎn)到存貨系統(tǒng)進(jìn)行存貨核算以及轉(zhuǎn)到應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行付款結(jié)算。各個(gè)功能可相互參照，也可手工錄入，減少人工操作的工作量。

2.2 供應(yīng)商管理

該模塊可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商分類管理，實(shí)現(xiàn)合格供方的審核與積極評(píng)價(jià)功能、自定義審核流程；支持管理供應(yīng)商資質(zhì)檔案管理（文檔或圖片形式），支持提取合格供方目錄；實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商有效管控，物資采購(gòu)采用合格供方提供供貨范圍內(nèi)的物料。

提供對(duì)供應(yīng)商監(jiān)督評(píng)價(jià)信息的錄入、查詢功能；實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)功能，可對(duì)供應(yīng)商從技術(shù)指標(biāo)或參數(shù)、供貨質(zhì)量、完成進(jìn)度（按期到貨率）、供應(yīng)商性質(zhì)等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，系統(tǒng)可提供量化的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以供參考；實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商貨源清單、供應(yīng)商按期到貨率、供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、供應(yīng)商供貨進(jìn)度跟蹤。

2.3 庫存管理

庫存管理子系統(tǒng)可以多維度管理庫存物料，主要有貨位管理、批次管理、序列號(hào)管理和出入庫管理、預(yù)警管理、盤點(diǎn)管理。可以從類別、庫別、貨位、批次、項(xiàng)目等不同的角度來管理庫存物品的數(shù)量、庫存成本和資金占用情況?？梢园床煌男枰从硯齑娴姆植记闆r，同時(shí)，庫存管理還能滿足傳統(tǒng)的收發(fā)存匯總表，能夠定義分部門統(tǒng)計(jì)等功能。

支持工程項(xiàng)目或訂單為主線的庫存管理模式，系統(tǒng)支持項(xiàng)目庫存、通用庫存、訂單庫存的管理；支持多種計(jì)量單位之間的自動(dòng)轉(zhuǎn)換，并自動(dòng)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換和特殊轉(zhuǎn)換，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等子系統(tǒng)與庫存管理的集成應(yīng)用，使物流、信息流、資金流高度一致。

2.4 條碼管理

利用條碼標(biāo)識(shí)技術(shù)在采購(gòu)到貨、庫房盤點(diǎn)、出入庫等環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分析和處理，并提供高效的追溯功能，快速地追溯產(chǎn)品具體信息數(shù)據(jù)。支持不同包裝、定義不同的編碼規(guī)則；支持脫機(jī)、聯(lián)機(jī)兩種工作模式；支持脫機(jī)掃描設(shè)備、支持多單據(jù)掃描結(jié)果和貨物移動(dòng)單據(jù)的自動(dòng)匹配；支持根據(jù)條碼查詢對(duì)應(yīng)的貨物當(dāng)前所在的位置；支持基于條碼的庫房盤點(diǎn)管理等。

3 物資管理信息化系統(tǒng)實(shí)施階段重點(diǎn)問題解析

3.1 數(shù)據(jù)規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化問題

在實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行應(yīng)用過程中，很多數(shù)據(jù)偏離編碼標(biāo)準(zhǔn)的要求和規(guī)定，存在很多數(shù)據(jù)不符合標(biāo)準(zhǔn)要求或者數(shù)據(jù)重復(fù)。主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范、數(shù)據(jù)編碼信息不完整、數(shù)據(jù)屬性不準(zhǔn)確等問題。

3.2 計(jì)量單位靈活轉(zhuǎn)換問題

基本計(jì)量單位（定額計(jì)量單位）、采購(gòu)計(jì)量單位、庫房計(jì)量單位（發(fā)放計(jì)量單位）進(jìn)行靈活有效的轉(zhuǎn)換，是影響系統(tǒng)高效運(yùn)行的一個(gè)問題。

車間在需求申請(qǐng)賦碼階段計(jì)量單位基于車間的實(shí)際定額需求確定，比如油漆m，計(jì)量單位可以是升，也可以是kg；比如綁扎帶，計(jì)量單位可以是個(gè)，也可以是m；而后期采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)于計(jì)量單位的要求，往往不完全與定額管理計(jì)量單位一致。

3.3 單據(jù)信息實(shí)時(shí)追溯問題

目前，在物資管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)追溯和信息共享層面存在較大問題。系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)各單據(jù)之間的參照引用，但是彼此參照完之后的單據(jù)信息卻無法進(jìn)行追溯，參照的單據(jù)上沒有被參照單據(jù)的可追溯信息（如單據(jù)編號(hào)等），無法實(shí)現(xiàn)信息追溯。導(dǎo)致系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中，因數(shù)據(jù)追溯的問題，造成很多信息傳遞和查詢障礙。

3.4 業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)化與優(yōu)化問題

在公司物資管理系統(tǒng)實(shí)際開發(fā)部署過程中，審批流程和信息流轉(zhuǎn)過程過于僵化，呆板地將傳統(tǒng)線下的審批流程引入信息化系統(tǒng)，很多審批環(huán)節(jié)冗余，導(dǎo)致信息重復(fù)的、多次的在不必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行重復(fù)的流轉(zhuǎn)或?qū)徍舜_認(rèn)。導(dǎo)致審批效率很慢，數(shù)據(jù)信息無法基于系統(tǒng)快速流轉(zhuǎn)，很大精力耗費(fèi)在不增值的流程等待上。

3.5 供應(yīng)商支持與配合問題

供應(yīng)商的支持程度對(duì)系統(tǒng)實(shí)施的影響至關(guān)重要。供應(yīng)商的配合力度，顯然，對(duì)于物資管理系統(tǒng)供應(yīng)商來說，在這幾個(gè)方面做得還是不足的，人員配備少、經(jīng)驗(yàn)缺乏、響應(yīng)速度滯后。

4 物資管理信息化系統(tǒng)問題優(yōu)化方案與實(shí)施

4.1 優(yōu)化數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

基于公司實(shí)際情況，優(yōu)化數(shù)據(jù)編碼管理權(quán)限的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)過程管理規(guī)范化流程，規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)編碼）的申請(qǐng)、審核、確認(rèn)的流程管理。在系統(tǒng)應(yīng)用初期應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)編碼的集中、統(tǒng)一、歸口管理，確保數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確、唯一，隨著后期系統(tǒng)應(yīng)用成熟和編碼標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善和細(xì)化，再逐步放權(quán)，以此來保證物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠不因?yàn)閿?shù)據(jù)的問題導(dǎo)致流程效率低下、單據(jù)質(zhì)量不高、頻繁駁回的情況。

4.2 制定計(jì)量單位優(yōu)化管理策略

在目前物資管理系統(tǒng)應(yīng)用的限制條件下，改變系統(tǒng)使用策略，按如下兩步驟開展工作：

（1）目前，車間在提請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)前，將定額需求的物料及用量匯總完成后，按照采購(gòu)環(huán)節(jié)要求在物資管理提出采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)，在賦碼申請(qǐng)階段加入采購(gòu)計(jì)劃員的審核，以確保所需物料的屬性信息，包括計(jì)量單位信息、包裝規(guī)格等信息，是符合采購(gòu)環(huán)節(jié)及庫房管理環(huán)節(jié)的計(jì)量單位需求的。

（2）后期，進(jìn)入產(chǎn)品定型后，車間需求單位按照原來的《標(biāo)準(zhǔn)件匯總表管理規(guī)定》、《材料定額管理規(guī)定》的要求，提請(qǐng)《定額表》并經(jīng)制造工程部審批完成后，由車間需求人員將定額表復(fù)印一份提交計(jì)劃管理室，計(jì)劃員將各類需求信息按要求進(jìn)行分類匯總后，結(jié)合采購(gòu)管理室反饋的供應(yīng)商的最小包裝規(guī)格、最小起訂量、銷售計(jì)量單位信息以及庫房反饋的庫存信息，在物資管理系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的制定；采購(gòu)計(jì)劃流轉(zhuǎn)到采購(gòu)員賬號(hào)下，執(zhí)行后續(xù)采購(gòu)工作。

4.3 打破壁壘，實(shí)現(xiàn)不同單據(jù)/模塊間信息追溯與共享

通過系統(tǒng)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)每一步驟的參照或者引用能夠在參照的表單中實(shí)現(xiàn)被參照對(duì)象信息的記錄（如表單號(hào)等），確保通過查看某單據(jù)時(shí)能夠一目了然知悉單據(jù)信息的來源，以達(dá)到信息追溯反查的目的。同理，在某個(gè)模塊中生成的表單或者數(shù)據(jù)信息，在另外的相關(guān)聯(lián)的模塊或者系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)快速的調(diào)用，確保模塊間、系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享、共建、共用，最大化地確保數(shù)據(jù)源的唯一性。

4.4 根據(jù)各部門崗位職責(zé)，不斷放權(quán)、簡(jiǎn)化審批流程

信息化管理系統(tǒng)實(shí)施過程中往往需要改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)模式下，流程的冗余，很多情況是考慮通過設(shè)置層層的審批環(huán)節(jié)，將責(zé)任無限度地分?jǐn)偨o每個(gè)審批環(huán)節(jié)，減少自己審批的責(zé)任和壓力。物資管理系統(tǒng)運(yùn)行后，應(yīng)根據(jù)不同崗位設(shè)置相應(yīng)的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，確保責(zé)權(quán)利統(tǒng)一一致，能不增加審批環(huán)節(jié)就省掉，能承擔(dān)的責(zé)任絕不推脫。

4.5 強(qiáng)化系統(tǒng)實(shí)施用戶教育和培訓(xùn)工作

要采取以下措施增強(qiáng)用戶對(duì)信息化系統(tǒng)的認(rèn)同和接受，第一是頂層灌輸信息化系統(tǒng)推行勢(shì)在必行，讓用戶在企業(yè)文化層面接受信息化系統(tǒng)；第二是增加培訓(xùn)數(shù)量，通過不定期組織培訓(xùn)，針對(duì)問題答疑解惑的方式不斷提高系統(tǒng)用戶對(duì)系統(tǒng)的熟悉程度；第三是多樣化的系統(tǒng)學(xué)習(xí)方式，可以通過錄制操作視頻、編制操作手冊(cè)、針對(duì)性地使用案例詳解、或不定期組織系統(tǒng)使用溝通會(huì)的方式開展系統(tǒng)使用學(xué)習(xí)，使得用戶通過多渠道了解系統(tǒng)、習(xí)慣使用系統(tǒng)、接納系統(tǒng)。

尤其重要的是，項(xiàng)目完成后要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更深層次的管理員培訓(xùn)，確保系統(tǒng)開發(fā)人員撤離后，我們的系統(tǒng)管理員能夠快速地接收系統(tǒng)問題并進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)。

5 結(jié) 語

信息化平臺(tái)的優(yōu)劣影響后期各類功能和需求實(shí)現(xiàn)，全員參與、供應(yīng)商配合是保障項(xiàng)目成功的重要因素。系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)問題是正常的，針對(duì)重點(diǎn)問題，制定切實(shí)可行的解決方案，并且循環(huán)迭代該過程是信息化系統(tǒng)建設(shè)與推進(jìn)的良方。結(jié)合公司物資管理系統(tǒng)建設(shè)過程解析，希望能夠?yàn)楹罄m(xù)信息化系統(tǒng)建設(shè)提供參考。