大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策

姚樹靜

(山東廣播電視大學，山東 濟南 250014)

大數(shù)據(jù)成了云計算后一種新技術，并在各行業(yè)廣泛使用，在大數(shù)據(jù)背景下，一些繁雜的管理組織行為能夠通過對海量信息數(shù)據(jù)進行收集，并進行數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)分析，使之有規(guī)律可循。高校學生檔案管理，能夠?qū)W校的教育與管理工作具體展示出來，對學生今后的學習與發(fā)展具有非常重要的影響。過去的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的需求，在大數(shù)據(jù)背景下，怎樣更加有效地收集以及分析高校學生檔案的數(shù)據(jù)，并根據(jù)這些數(shù)據(jù)更好地管理高校檔案，是眾多高校需要解決的一項課題。

一、大數(shù)據(jù)的概述與特征

信息技術革命是大數(shù)據(jù)的起源，大數(shù)據(jù)最早是由美國提出的，目前并沒有一個統(tǒng)一的概念。[1]近幾年信息以及互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)極速發(fā)展，大數(shù)據(jù)成為了云計算后一種新技術，給許多管理方式與方法都帶來了更多的發(fā)展機遇和諸多挑戰(zhàn)。多種類、海量、速度快以及價值高就是大數(shù)據(jù)。可以看出，大數(shù)據(jù)的重點就是對大量數(shù)據(jù)進行快速處理，然后讓這些數(shù)據(jù)具有更加有用的價值。學生通過大數(shù)據(jù)，能夠?qū)ωS富的知識進行更加快速的掌握，教師通過大數(shù)據(jù)，能夠進一步了解學生的興趣，從而讓教學方式更加完善。大數(shù)據(jù)在進行信息分享時，能夠突破時間、空間的限制。大數(shù)據(jù)還包含信息評價、相關的數(shù)據(jù)背景等重要內(nèi)容，它不止是表面的數(shù)據(jù)形式，還存在許多地有待發(fā)現(xiàn)的潛在價值。[2]

(一)數(shù)據(jù)量大

這是大數(shù)據(jù)的核心特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們在獲得信息的同時也產(chǎn)生了許多的信息，這就是數(shù)據(jù)量大的主要原因。

(二)數(shù)據(jù)種類多

這是數(shù)據(jù)自身外在形式的表現(xiàn)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型經(jīng)常使用表格、文字等形式進行數(shù)據(jù)的處理，如今快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術，還增加了視頻、微博、二維碼等形式，這些呈現(xiàn)的海量數(shù)據(jù)都是半結(jié)構(gòu)化或者非結(jié)構(gòu)化的。[3]人們在面對龐大的數(shù)據(jù)量時，也能快速獲得自己需要的信息。

(三)價值密度低

數(shù)據(jù)量大，但實用的數(shù)據(jù)較少，這就是它的基本屬性。[4]信息數(shù)據(jù)的價值密度，隨著信息數(shù)據(jù)的無限增值反而趨小。

(四)處理速度快

大數(shù)據(jù)時代的重要特性就是數(shù)據(jù)處理的效率。數(shù)據(jù)量的增多，信息傳播速度的加快，使數(shù)據(jù)處理速度也要隨之加快。

由此可見，大數(shù)據(jù)并不是“大容量”的本質(zhì)，而是“大價值”。對大量的數(shù)據(jù)進行處理以及運用，才是大數(shù)據(jù)時代到來的標志。

二、高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)高校檔案面臨信息資料收集的挑戰(zhàn)

目前，在高校的學生檔案管理中，主要包括下面這幾點：首先是在校的眾多學院學生檔案的管理，這是主要的高校檔案管理部分；其次是對于休學以及參軍入伍等學生的檔案資料管理；最后是關于即將畢業(yè)的學生的檔案資料管理。每年入校以及畢業(yè)的學生都非常多，這些學生們具有非常大的流動性。如果學生檔案根據(jù)學科門類進行管理，那么就會有非常龐大、繁雜的對應的信息數(shù)據(jù)。[5]對于檔案管理信息化建設的工作，許多高校雖然也在積極地進行，但是由于學生檔案信息化程度相對較低，紙質(zhì)檔案存在的形式占相對較大的比例。因此，面對學生檔案的雜亂以及繁多的現(xiàn)狀，如何進行信息化建設和收集與歸檔紙質(zhì)檔案，是大數(shù)據(jù)背景下高校學生檔案面臨的一個挑戰(zhàn)。

(二)高校學生檔案面臨管理業(yè)務的挑戰(zhàn)

目前，我國許多高校學生檔案管理的方式，依然較為傳統(tǒng)，對于眾多學院學生檔案的查找，一般都是通過工作人員的手動查找，這種查找方式的效率和質(zhì)量都非常低。[6]而現(xiàn)在，能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)充分利用起來，對高校檔案的紙質(zhì)檔案進行處理，用現(xiàn)代的信息技術取代之前傳統(tǒng)的員工手動查找，運用云平臺將高校學生的檔案資料進行儲存，然后進行計算和分析，讓高校學生檔案管理的工作，由眾多、雜亂實現(xiàn)了規(guī)律化以及程序化。[7]

(三)高校學生檔案服務面臨學生管理的挑戰(zhàn)

高校學生檔案管理的傳統(tǒng)方式一直面對的問題，就是服務理念的嚴重缺乏，在學生檔案管理工作上，傳統(tǒng)方式一般都是被動的，對于學生檔案的利用率非常低?，F(xiàn)在在大數(shù)據(jù)背景下，都是在云數(shù)據(jù)庫中對檔案進行分類以及分析，對于傳統(tǒng)的學生檔案管理方式來說，是難以滿足信息多樣化的。

三、加強高校檔案管理的對策

(一)樹立大數(shù)據(jù)學生檔案管理的理念

在當今大數(shù)據(jù)的背景下，檔案領導層、管理人員的重視，是高校學生檔案管理想要實現(xiàn)轉(zhuǎn)變所離不開的。持續(xù)加強對學生檔案大數(shù)據(jù)建設的認知是高校檔案領導層與管理人員所需的，能夠意識到建設高校學生檔案管理大數(shù)據(jù)的必要性，在高?，F(xiàn)代化建設的范疇中，納入學生檔案管理，加大力度推動信息化與高校建設學生檔案大數(shù)據(jù)建設的共同發(fā)展。[8]如果想要在高校中開展建設大數(shù)據(jù)工程，首先要將大數(shù)據(jù)理念進行不斷深化，只有高校內(nèi)部具有良好的大數(shù)據(jù)理念，才能更好的開展這項工作。要不斷加大宣傳力度，使人人都能意識到大數(shù)據(jù)學生檔案管理理念，都能積極主動地進行配合，或者參與到相關工作中來。

(二)加大學生檔案管理資源配置與建設力度

要加強高校學生檔案資源的管理，就有必要對高校學生檔案管理的工作人員進行合理的配置。檔案管理工作人員必須要有非常堅定的政治立場，專業(yè)知識非常熟悉，具有良好的信息素養(yǎng)，這些是高校檔案管理人員所應具備的。這就要求高校一定要高度重視檔案管理工作人員的建設，通過培訓提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。

(三)建立高校學生檔案大數(shù)據(jù)管理平臺

實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源整合的重要基礎就是數(shù)據(jù)標準化與數(shù)據(jù)開放。想要將高校內(nèi)部不同院系、不同機構(gòu)的眾多學生的個人信息進行一個統(tǒng)一的整理，建立一個大數(shù)據(jù)管理平臺是非常有必要的，一定要建立一個多層級、多中心的平臺。[9]通過這個平臺將高校內(nèi)部的學生檔案信息進行統(tǒng)一的收集以及整理，為高校的檔案管理提供更為便捷、高效的服務。通過這個平臺，高校能夠通過大數(shù)據(jù)將眾多學生的信息進行更加成熟的整合，讓高校對校內(nèi)眾多院系的發(fā)展情況進行一個多層次的對比，為高校發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供科學依據(jù)。

(四)加大數(shù)據(jù)庫建設力度

要實現(xiàn)大數(shù)據(jù)，就必須要依據(jù)原始信息，構(gòu)建基礎的數(shù)據(jù)庫。在進行高校學生檔案數(shù)據(jù)庫建設時，應當按照國際標準、國家的相關標準，將人力、物力以及財力等充分結(jié)合起來，創(chuàng)建多個多媒體數(shù)據(jù)庫、文件條目數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫。

目前，我國大部分高校采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)，來進行編寫高校學生檔案機構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。在一定程度上來說，F(xiàn)oxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)只能應用于高校內(nèi)部，如果要想實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的目標，F(xiàn)oxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)在數(shù)據(jù)完整性以及安全性等方面都是不能達到要求的。各個高校就必須要共同建立一個云數(shù)據(jù)庫，聯(lián)合開發(fā)出適用于各高校操作系統(tǒng)以及平臺的數(shù)據(jù)庫，讓檔案信息資源能夠真正及時更新、高度共享。

高校學生檔案管理，向大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的過程是十分漫長的。在大數(shù)據(jù)背景下，一些繁雜的管理組織行為能夠?qū)Ａ啃畔?shù)據(jù)進行收集，并進行數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)分析，從而使信息變得有規(guī)律可循。高校學生檔案管理部門，要深刻明白大數(shù)據(jù)背景下帶來的機遇與挑戰(zhàn)，充分將大數(shù)據(jù)利用起來，從而發(fā)揮高校學生檔案的作用。