集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)探討

周貴

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-141-02

摘 要 集團(tuán)公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)核算標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)財(cái)一體化、流程自動(dòng)化、分工專業(yè)化，是財(cái)務(wù)管理工作的巨大變革，可以帶來(lái)提高效率、加強(qiáng)管控、確保資金安全等諸多益處，進(jìn)而促進(jìn)集團(tuán)公司核心價(jià)值與競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的增強(qiáng)。本文主要探討集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)工作，如何將原本財(cái)務(wù)核算復(fù)雜、業(yè)務(wù)流程監(jiān)控乏力等現(xiàn)象得到改善，落實(shí)財(cái)務(wù)集中管控模式。

關(guān)鍵詞 集團(tuán)公司 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心 財(cái)務(wù)集中管控 設(shè)計(jì)方案

集團(tuán)公司通過(guò)資產(chǎn)收購(gòu)、股權(quán)收購(gòu)等方式不斷拓展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，伴隨著行業(yè)范圍、公司數(shù)量的不斷增多，不借助信息化手段，勢(shì)必將面臨“會(huì)計(jì)核算復(fù)雜、業(yè)務(wù)監(jiān)控乏力、財(cái)務(wù)管控弱化、財(cái)務(wù)人員不足”等現(xiàn)象。建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，能夠?qū)?fù)雜的、重復(fù)性的財(cái)務(wù)工作，集中到一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理，能有效解決面臨的財(cái)務(wù)問(wèn)題，落實(shí)“核算業(yè)務(wù)集中、核算人員集中、資金管理集中”的財(cái)務(wù)管控模式，最終實(shí)現(xiàn)降本增效、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

筆者所在的大型國(guó)有集團(tuán)公司，涉及片區(qū)開(kāi)發(fā)、二級(jí)地產(chǎn)、加油站、國(guó)際貿(mào)易、共享汽車等行業(yè)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式已無(wú)法滿足公司擴(kuò)張轉(zhuǎn)型的需求。分子公司眾多，會(huì)計(jì)核算日趨復(fù)雜，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)勢(shì)在必行。2017年12月，集團(tuán)公司啟動(dòng)財(cái)務(wù)共享建設(shè)，通過(guò)近一年半的實(shí)施，于2019年4月實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的全面上線，走在了湖南省國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的前沿。

一、財(cái)務(wù)共享建設(shè)的關(guān)鍵因素

（一）目標(biāo)職能定位

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)目標(biāo)：標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、一體化。一是推進(jìn)全集團(tuán)范圍內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，形成財(cái)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一、會(huì)計(jì)科目統(tǒng)一、核算規(guī)范統(tǒng)一，降低財(cái)務(wù)分散核算、分散管理的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部的管控職能；二是將財(cái)務(wù)工作分為共享財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)，區(qū)分不同的人才層次，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化分工；三是通過(guò)系統(tǒng)集成和流程優(yōu)化手段，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化、流程自動(dòng)化。

財(cái)務(wù)共享中心職能定位為：報(bào)賬中心、核算中心、結(jié)算中心、數(shù)據(jù)分析中心、稅務(wù)中心、檔案中心。

（二）組織設(shè)計(jì)原則

通過(guò)專業(yè)化分工，形成以“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)+業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)+共享財(cái)務(wù)”為組合職能的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理新格局。通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)集中管控后，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)更多的融入到業(yè)務(wù)中，支持、指導(dǎo)、監(jiān)控企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展；共享財(cái)務(wù)通過(guò)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化和端到端的流程管理，實(shí)現(xiàn)集中作業(yè)、共享資源；戰(zhàn)略財(cái)務(wù)則關(guān)注整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)方向、路徑、政策、資源和風(fēng)險(xiǎn)控制。

（三）組織架構(gòu)

財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)合理的組織劃分，提高內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)，增強(qiáng)工作效率。子公司或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行原始單據(jù)的掃描、移交，而財(cái)務(wù)共享中心主要負(fù)責(zé)合規(guī)審核、憑證、報(bào)表生成。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心分設(shè)會(huì)計(jì)中心、資金中心。會(huì)計(jì)中心根據(jù)集團(tuán)公司各業(yè)務(wù)板塊設(shè)置共享財(cái)務(wù)崗、總賬審核崗、信息建設(shè)崗、檔案管理崗等崗位；資金中心則相應(yīng)設(shè)置資金支付崗、資金稽核崗、計(jì)劃管理崗、調(diào)度理財(cái)崗等崗位。

（四）財(cái)務(wù)流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管控，但集中不集權(quán)，不改變權(quán)責(zé)，相應(yīng)的審批權(quán)、決策權(quán)歸于下屬單位，具體財(cái)務(wù)流程：子公司業(yè)務(wù)流程審批（本地單據(jù)初審）→共享財(cái)務(wù)崗（單據(jù)集中復(fù)審、憑證處理、財(cái)務(wù)核算）→資金組（資金支付、資金分析）→總賬審核崗（憑證審核、報(bào)表處理）→檔案管理崗（會(huì)計(jì)檔案歸檔），流程圖如下：

二、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的實(shí)施

（一）設(shè)計(jì)方案

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)應(yīng)全面考慮整合集團(tuán)公司各軟件系統(tǒng)，而不是僅依托于財(cái)務(wù)軟件，更需要與合同軟件、業(yè)務(wù)軟件融合。筆者所在的集團(tuán)公司使用的軟件系統(tǒng)包括以下四種：

一是用友NC65財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算系統(tǒng)，主要包括總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理等明細(xì)模塊。

二是用友財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，主要包括報(bào)賬平臺(tái)、移動(dòng)審批、銀企直聯(lián)、預(yù)算管理、發(fā)票管理、影像掃描等明細(xì)模塊。

三是合同管理系統(tǒng)，主要包括用友NC收付款合同系統(tǒng)（側(cè)重于咨詢服務(wù)類等非工程項(xiàng)目合同管理）、明源ERP成本管理系統(tǒng)（側(cè)重于工程項(xiàng)目合同管理）。

四是業(yè)務(wù)與辦公管理系統(tǒng)，具體包括喂車車智慧油站系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等滿足子公司業(yè)務(wù)與辦公需求的系統(tǒng)。

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)方案，需整合各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)遵循現(xiàn)有資源利用最大化、成本集約化的原則，確定具體技術(shù)方案與實(shí)施計(jì)劃。筆者所在的集團(tuán)公司，通過(guò)打通明源ERP成本系統(tǒng)與用友NC65財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的雙向傳遞，避免重新購(gòu)買軟件及重新，降低了成本。

建設(shè)方案確定后，需及時(shí)召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，宣貫財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念及具體實(shí)施計(jì)劃，合理部署相關(guān)工作并確定責(zé)任人，確保部門聯(lián)動(dòng)、上下互動(dòng)、有效溝通，形成合力協(xié)同推進(jìn)。建設(shè)方案起指導(dǎo)與引領(lǐng)的作用，但也不是一成不變的，在推進(jìn)過(guò)程中，需結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際進(jìn)行完善、優(yōu)化。

（二）統(tǒng)一基礎(chǔ)信息

1.會(huì)計(jì)科目。會(huì)計(jì)科目的統(tǒng)一涉及科目編碼、科目級(jí)次、科目名稱、輔助核算等明細(xì)內(nèi)容的統(tǒng)一，筆者所在集團(tuán)公司依據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，并參考同類標(biāo)桿企業(yè)會(huì)計(jì)科目體系，梳理、優(yōu)化、統(tǒng)一集團(tuán)會(huì)計(jì)科目至最末級(jí)，最終形成集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表近1500條。集團(tuán)公司統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目后，可以根據(jù)各成員單位的核算需求分配相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。

2.基礎(chǔ)檔案?；A(chǔ)檔案包括組織、客商、銀行、賬戶、部門、員工、項(xiàng)目檔案、合同檔案、固定資產(chǎn)等數(shù)據(jù)信息。基礎(chǔ)檔案的統(tǒng)一是建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的前提，其工作質(zhì)量影響著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成果。前期工作做得準(zhǔn)確、細(xì)致、全面，能事半功倍，增益后期實(shí)施推進(jìn)。

3.表單與模板。建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，涉及各下屬單位大量的表單、合同模板、會(huì)計(jì)分錄模板，需對(duì)各類表單與模板進(jìn)行簡(jiǎn)化、優(yōu)化、統(tǒng)一。配套出臺(tái)表單與模板的填制指引，便于業(yè)務(wù)人員查詢，能及時(shí)解決問(wèn)題。

（三）系統(tǒng)配置與測(cè)試上線

系統(tǒng)配置包括人員權(quán)限、審批流程、表單權(quán)限、會(huì)計(jì)分錄模板、費(fèi)用項(xiàng)目、收付款合同等信息的配置。系統(tǒng)配置與測(cè)試上線是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成功實(shí)施的關(guān)鍵，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)須高度重視該項(xiàng)工作，上線前應(yīng)充分測(cè)試，查漏補(bǔ)缺、及時(shí)更正錯(cuò)誤、持續(xù)優(yōu)化實(shí)施。

（四）培訓(xùn)與考核工作

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，應(yīng)注重加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員的信息化培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，讓相關(guān)人員熟練掌握操作流程、細(xì)節(jié)、注意事項(xiàng)，提升會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用能力，并應(yīng)該聽(tīng)取其建議，根據(jù)合理的個(gè)性化需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)、實(shí)施，優(yōu)化系統(tǒng)。另外，集團(tuán)公司借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，通過(guò)查詢系統(tǒng)中財(cái)務(wù)處理數(shù)據(jù)，能有效反饋財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，完善對(duì)財(cái)務(wù)人員的考核機(jī)制，培養(yǎng)、提升財(cái)務(wù)人員的責(zé)任心與自主能動(dòng)性。

三、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的成果

（一）實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化

通過(guò)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的銜接，數(shù)據(jù)采集實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化，并前移至業(yè)務(wù)部門，不再需要財(cái)務(wù)人員手工錄入憑證單據(jù)，有效了提高數(shù)據(jù)的時(shí)效性。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)除了收集財(cái)務(wù)信息外，還會(huì)產(chǎn)出大量的效率信息，如處理單據(jù)數(shù)量等。數(shù)據(jù)信息會(huì)給財(cái)務(wù)決策提供幫助，也可為人力資源管理提供決策支持。

通過(guò)實(shí)時(shí)生成的數(shù)據(jù)信息，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，使物流、資金流、信息流同步生成，財(cái)務(wù)部門的核算、監(jiān)督職能延伸至經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正問(wèn)題，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控。

（二）流程自動(dòng)化提高工作效率

通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，大大減少審批時(shí)間，且會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、合并報(bào)表自動(dòng)生成，大大提高了工作效率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的高效率，可以使集團(tuán)公司近50家下屬單位的財(cái)務(wù)工作，在短短幾天內(nèi)處理完畢。在人力方面，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過(guò)集中財(cái)務(wù)人員，優(yōu)化流程，釋放了人員，有效支持了企業(yè)高速發(fā)展。

（三）核算標(biāo)準(zhǔn)化提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式由于會(huì)計(jì)科目、核算規(guī)范不統(tǒng)一，難免出現(xiàn)相同或相近業(yè)務(wù)賬務(wù)處理存在較大差異，而在財(cái)務(wù)共享的模式下，在業(yè)務(wù)前端進(jìn)行的管控，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程配置，任何不合規(guī)定處理都將無(wú)法審核通過(guò)，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確，更具可比性。集團(tuán)公司依據(jù)高質(zhì)量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，能準(zhǔn)確做出有利于未來(lái)發(fā)展的決策。

四、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)需保持與公司戰(zhàn)略管理目標(biāo)一致，結(jié)合實(shí)際條件與客觀環(huán)境，制定合理的建設(shè)方案，并狠抓落實(shí)，保障落實(shí)到位，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享的價(jià)值，增強(qiáng)集團(tuán)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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